Comment améliorer la gestion documentaire d’une entreprise ?

Dans cet article, découvrez pourquoi et comment améliorer la gestion documentaire de votre entreprise.

Qu’est-ce que la gestion documentaire ?

Pour commencer, la gestion documentaire est une stratégie mise en place par les entreprises dans le but de gérer et structurer efficacement les documents de l’entreprise, de leur création jusqu’à leur conservation ou destruction.

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Documents papiers ou documents numériques, le processus s’articule autour du traitement, du stockage, de la sécurité, de la mise à jour, de la traçabilité et de l’accessibilité des données d’une entreprise. 

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En quelques mots, une gestion de documents parfaitement organisée permet de mieux appréhender le traitement et la distribution des informations.

Pourquoi mettre en place une gestion documentaire efficace ?

Chaque jour, une quantité astronomique d’informations circule au sein des entreprises. Selon M-Files, « 46 % des collaborateurs trouvent qu’il est parfois difficile de trouver un document. Un mauvais pilotage de la base documentaire, une erreur d’organisation ou un manque de structure peut avoir de réelles conséquences sur le long terme. 

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Ainsi, la mise en place d’une gestion documentaire efficace est nécessaire puisqu’elle répond à plusieurs objectifs :

• Uniformiser et optimiser l’organisation des documents. Erreurs de rangement, de doublons ou de version… Une gestion documentaire précise permet de créer un processus unique qui doit être adopté par tous les acteurs de l’entreprise. Ainsi, l’ensemble des documents papiers et numériques sont traités d’une seule et même manière pour uniformiser leur traitement, centraliser les informations et obtenir une organisation pérenne.
• Assurer l’authenticité et la conformité des informations. Une gestion de documents efficace permet à l’entreprise de répondre à ses obligations légales et de prouver l’authenticité de chaque document (factures, devis, contrats, notes de frais…). Un classement et un stockage structurés assurent la traçabilité des informations.
• Améliorer l’accessibilité aux données. Avec la gestion documentaire, les collaborateurs, clients, prestataires ou fournisseurs ont facilement accès aux données qui les concernent. C’est un élément essentiel pour l’organisation, l’image et le développement de l’entreprise.
• Développer la productivité. Une meilleure gestion des documents permet de développer la productivité, donc la croissance, de l’entreprise. Une meilleure fluidité des informations permet de travailler plus efficacement, mais aussi de réduire les coûts liés à la perte de temps (chercher un document, créer un fichier déjà existant…).
• Limiter les erreurs de sécurité. Une organisation fragile peut avoir de graves conséquences sur la sécurité de l’entreprise. Une gestion dématérialisée des documents permet de stocker les données et les informations sur un espace sécurité et d’éviter les pertes ou les dommages (incendie, inondation…). La gestion documentaire renforce ainsi la protection des informations.

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Avec TheAssistant, la gestion documentaire devient un jeu d’enfant. Nous vous aidons notamment à vaincre votre phobie administrative. Déchargez-vous simplement et efficacement de ces démarches.

Méthodes et outils : comment améliorer la gestion documentaire de votre entreprise ?

Il existe aujourd’hui de nombreuses méthodes et divers outils qui peuvent vous aider à améliorer la gestion documentaire au sein de votre entreprise. Pour développer son efficacité, nous vous conseillons de mettre en place un Système de Gestion Documentaire adapté. Un processus parfaitement réfléchi et structuré permet de formaliser et de centraliser le flux d’informations de votre entreprise pour améliorer l’ensemble de son organisation.

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Pour instaurer un SGD dans votre entreprise, nous vous conseillons d’adopter la méthode de Gestion Électronique de Documents (GED). Cette technique s’articule autour de plusieurs étapes :

• Numériser les documents papiers. Pour gagner en efficacité, commencez par dématérialiser votre flux de documents. Cette solution permet de traiter et conserver plus facilement les documents de l’entreprise, mais aussi de faire un geste pour la planète. Vous pouvez, par exemple, choisir d’automatiser une facture sur Excel pour créer, stocker et partager vos documents financiers en assurant leur conformité.
• Centraliser les documents. Il est important de rassembler les informations au sein d’un seul et même outil pour assurer une bonne gestion documentaire. Vous évitez ainsi de perdre du temps et améliorez considérablement les flux de travail.
• Structurer la gestion documentaire. Aujourd’hui, vous avez la possibilité d’utiliser de nombreux outils spécialisés, des plateformes de gestion documentaire ou des logiciels de stockage (Dropbox, Google Drive…) vous permettant de structurer et d’optimiser le flux d’informations facilement.
• Identifier correctement chaque document. Pour assurer la bonne tenue de votre gestion documentaire et améliorer votre efficacité, donnez de l’importance à l’identification des documents : type, nom, métadonnée, mot-clé, tags…
• Partager les documents. Assurez-vous que les documents soient accessibles par toutes les personnes concernées grâce à un outil dédié ou au Cloud pour être diffusés simplement.
• Procéder à un système de classification. Il est essentiel de classer vos documents avec pertinence dans un espace numérique dédié pour les retrouver sans difficulté.
• Enregistrer puis archiver les documents en toute sécurité.

Pour vous accompagner dans la mise en place de votre GED, déléguez certaines missions auprès d’un assistant administratif qui pourra assurer la bonne gestion de vos documents.