Comment mettre un message d’absence sur Gmail : Guide rapide

Pourquoi utiliser un message d’absence ?

Un mail d’absence est une réponse automatique qui informe vos interlocuteurs que vous n'êtes pas en mesure de répondre immédiatement à leurs mails. Pourquoi c’est important ? Pour trois raisons. Cela vous permet de :

1. Gérer les attentes : vos contacts sont informés de votre indisponibilité et savent quand s'attendre à une réponse.
2. Maintenir une communication professionnelle : même en congé, vos interlocuteurs perçoivent votre organisation professionnelle grâce à une notification d’absence adaptée.Vous pouvez ainsi les rediriger vers la personne qui se chargera d’assurer les demandes urgentes
3. Gagner du temps : pas besoin de répondre manuellement à chaque message, vous restez concentré sur d'autres tâches importantes.

Une fois que vous avez automatisé l'envoi d'un mail, plus besoin d’y penser.

Comment configurer un message automatique sur Gmail ?

Que vous soyez sur ordinateur ou sur mobile, automatiser l'envoi de mail gmail est aussi simple que rapide.

1. Sur ordinateur :

1. Ouvrez Gmail sur votre navigateur.
2. Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage en haut à droite pour accéder aux « Paramètres ».
3. Allez dans la section « Voir tous les paramètres » puis cliquez sur l’onglet « Général ».
4. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section « Réponse automatique ».
5. Cochez l’option « Réponse automatique activée ».
6. Remplissez les champs de date de début et, si nécessaire, de date de fin pour déterminer la durée d’envoi du message.
7. Rédigez votre message dans la zone de texte prévue. Pour plus de précisions, personnalisez l’objet et le contenu.
8. Cliquez sur « Enregistrer les modifications » pour activer la réponse automatique.

2. Sur mobile :

1. Ouvrez l’application Gmail sur votre téléphone.
2. Appuyez sur le menu (les trois lignes horizontales) en haut à gauche.
3. Faites défiler vers le bas et sélectionnez « Paramètres ».
4. Choisissez le compte pour lequel vous souhaitez activer un message d'absence.
5. Appuyez sur « Réponse automatique ».
6. Cochez « Réponse automatique activée », puis définissez la période de votre absence et rédigez votre message.
7. Cliquez sur « Enregistrer » pour finaliser l’opération.

Déléguez la configuration et la gestion de votre réponse automatique Gmail à un assistant virtuel ou en interne, cela vous fera gagner du temps. C’est aussi la garantie que votre message personnalisé soit mis à jour à chaque absence.

Comment rédiger un message d’absence efficace ?

Pour que votre message d'absence soit pertinent et professionnel, voici quelques conseils :

• Soyez clair et concis : indiquez les dates précises de votre absence et la date à partir de laquelle vous serez à nouveau disponible.
• Personnalisez votre message : utilisez un message personnalisé qui correspond à votre secteur et votre ton habituel. Par exemple, un mail B2B sera plus formel qu’un message venant d'un professionnel créatif.
• Fournissez une alternative : si possible, mentionnez un contact ou une adresse mail alternative pour les demandes urgentes.
• Utilisez un appel à l’action : encouragez vos contacts à vous recontacter après une certaine date ou à suivre une procédure en attendant votre retour.

Bon à savoir :
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‍Gmail propose plusieurs options pour personnaliser davantage votre réponse automatique :
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- Filtrer les expéditeurs : Gmail vous permet de choisir d'envoyer des réponses uniquement à vos contacts ou à toutes les adresses reçues.
- Différencier les réponses : avec des scripts avancés ou des outils tiers, vous pouvez personnaliser le message en fonction de l’expéditeur.
- Limitez la durée : utilisez la fonction jours maximum pour ne pas envoyer le message au-delà d'une certaine période.
- Arrêtez l’envoi de réponses facilement en cliquant sur « Arrêter » dans la section « Réponse automatique ».

Pour aller plus loin

Pour une gestion encore plus poussée de votre boîte mail et optimiser la gestion de vos e-mails, il existe des outils complémentaires comme :

• Boomerang, pour planifier l'envoi de vos mails à des moments spécifiques et utilisez la fonction de réponse automatique avancée.
• Gmelius, un outil pour automatiser des tâches, avec des options de filtrage et de gestion des réponses automatiques.
• Zapier, à connecter à Gmail à d’autres applications pour déclencher des actions spécifiques, comme l'envoi d'une réponse automatique selon certains critères.

N'attendez plus pour activer un message automatique sur Gmail !

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