Comment vaincre sa phobie administrative ?

Certains ont peur des araignées, d’autres de l’avion, et d’autres encore des… papiers.
Alors oui, dit comme cela, la phobie administrative peut sembler dérisoire. Et si elle n’a pas encore été reconnue en tant que pathologie par les experts, cet état d’anxiété est quoi qu’il en soit handicapant dans une société où l’administration occupe une place prédominante. Si vous pensez être concerné, laissez de côté votre culpabilité et lisez plutôt nos conseils pour vaincre votre phobie administrative !

Vaincre sa phobie administrative grâce aux technologies

Si les tâches administratives relèvent encore trop souvent du parcours du combattant, nous avons la chance de vivre dans un monde digitalisé. De nombreuses démarches peuvent aujourd’hui être automatisées et même planifiées dans le temps.

Automatisez ce qui peut l’être

Selon une étude commanditée par Automation Anywhere, les tâches les moins appréciées dans le monde du travail seraient les suivantes :

• La saisie de données
• La gestion des emails
• Le classement de documents

À chaque problème sa solution : Automation Anywhere propose par exemple plus de 700 bots pour automatiser les tâches qui vous font horreur.

Vous pouvez appliquer le même principe d’automatisation aux tâches administratives personnelles auxquelles vous ne pouvez pas non plus échapper. Vous pouvez ainsi activer les prélèvements mensuels pour vos factures et profitez de la simplicité du site France Connect pour regrouper et prendre en main toutes vos démarches (impôts, sécurité sociale, courrier, etc.). En systématisant et en planifiant ces tâches, votre charge mentale se trouve alléger par l’automatisation d’une opération répétitive qu’il ne faut surtout pas oublier. C’est bien connu, les routines et l’habitude nous prennent parfois en traître. 

Planifiez ce qui ne peut pas être automatisé

Nous l’avons brièvement évoqué, l’administration, c’est quelque chose de chronophage, récurrent et… lent. Ce dernier point est une bonne nouvelle pour vous, puisque cela signifie que vous avez le temps de vous faire à l’idée que cette tâche devra de toute façon être accomplie, et de vous organiser en conséquence.

Qu’elles soient professionnelles ou personnelles, les échéances des démarches administratives sont la plupart du temps connues bien en avance. Dites non à la procrastination et commencez par noter les dates en question dans votre agenda virtuel et créer une alerte pour vous la rappeler le moment venu. En effet, il est plus rassurant de travailler avec un filet et savoir que vous avez trace des échéances dans votre agenda. Cela vous permet d’être plus sereins dans leur suivi, notamment en cas d’absence. Vos collègues pourront jeter un œil sur votre calendrier. 

Sur le site DémarchesAdministratives.fr, vous trouverez, en cliquant sur l’onglet « Echéances » situé en haut à droite, la liste des prochaines deadlines. Comme autre exemple, citons le site Net-Entreprises.fr qui propose un calendrier des déclarations (DSN, PASRAU…).

Surmonter sa phobie administrative en déléguant 

Il existe une technique encore plus simple pour ne plus jamais avoir à faire face à votre phobie administrative… Tellement simple à vrai dire, que vous allez être étonné de ne pas y avoir pensé avant !

Aujourd’hui, vous avez la possibilité de déléguer en quelques clics à peu près tout ce que vous souhaitez. Que vous ayez recours aux services d’une secrétaire virtuelle, ou à nos assistants administratifs et nos assistants personnels, ces professionnels ont l’habitude de gérer efficacement les tâches ce que leurs clients ne souhaitent pas ou plus faire.

Voici des exemples de tâches administratives auxquelles vous pourriez bientôt dire adieu :

• Gérer votre courrier électronique
• Créer et envoyer des factures
• Saisir/trier des données
• Classer des fichiers
• Formater une feuille de calcul
• Résilier un abonnement
• Désinscrire des newsletters
• Demander une indemnisation de voyage

L’opération est double : non seulement vous dites adieu à une tâche qui vous pèse mais en plus, vous gagnez du temps pour vous concentrer sur les missions dans lesquelles vous exceller.

Triompher de sa phobie administrative en s’y confrontant

On dit souvent qu’il faut vaincre le mal par le mal. Sans aller jusque-là, comprendre l’origine de votre peur peut vous permettre de mieux vivre avec. Une technique courante et facile à mettre en place vous aidera à escalader cette échelle de la peur : la modélisation.

Identifiez l’origine de votre peur

Même si vous faites le choix de déléguer vos tâches administratives, il est opportun, afin d’éviter que cela se reproduise, de comprendre ce qui motive votre phobie. 

Il est reconnu que la phobie administrative a plusieurs origines. Il peut s’agir d’un choc vécu dans le passé, de difficulté avec l’autorité, de la peur de mal faire les démarches exigées ou de façon plus pratique, d’une méconnaissance de l’administratif ou de difficultés liées aux choix de votre structure juridique. Ce n’est bien évidemment pas une liste exhaustive. Il n’empêche que, quelle que soit la cause de cette peur, il faut de l’aide pour la surmonter.

Pour vous aider à l’affronter, vous pouvez par exemple essayer de tenir un journal sur une période de plusieurs semaines. Notez-y tous les comportements que vous remarquez. Vos mains deviennent-elles moites et votre estomac se serre-t-il lorsque l’on vous parle de ce formulaire que vous allez devoir envoyer ? Ressentez-vous davantage de symptômes d’anxiété le matin ou le soir ? Qu’avez-vous tendance à faire au moment où votre peur surgit ? Notez tout ce qui vous semble significatif. Le fait de transposer par écrit vos schémas et symptômes de peur peut vous aider à les démystifier. Ainsi, elles ne seront plus si grandes ni insurmontables.

Bon à savoir : Il existe des formations pour vaincre sa phobie administrative. Nous vous conseillons de vous renseigner auprès de la Chambre des Métiers ou de la Chambre de Commerce et de l’Industrie. Si les formations proposées ne vous conviennent pas, certains organismes associatifs donnent également accès à des formations gratuites dans les domaines de la comptabilité, la fiscalité et la gestion de votre entreprise, cela moyennant une cotisation annuelle réduite.

Escaladez « l’échelle de la peur » avec la modélisation

Une technique courante pour vaincre les phobies est connue sous le nom de « modélisation ». L’idée est de passer du temps avec quelqu’un qui fait fréquemment face à ce qui vous effraie. Si vous avez peur des araignées, vous pouvez observer quelqu’un qui s’en occupe. Lorsque cela vous semble supportable, l’étape suivante consiste à vous approcher petit à petit de l’araignée, sans jamais dépasser la limite de ce que vous vous sentez de faire. Une pratique régulière et adaptée à votre personnalité est essentielle pour développer une « résistance » à votre peur au fil du temps. 

Si la phobie administrative peut sembler difficile à surmonter, il existe des stratégies efficaces pour apprivoiser cette peur et reprendre le contrôle. Avec un soutien adéquat et une approche proactive, vous pourrez surmonter votre phobie et aborder les formalités administratives avec plus de confiance et de sérénité et ainsi améliorer votre quotidien.

En résumé, pour vaincre votre phobie administrative :

• Automatisez les tâches administratives grâce à des outils numériques et planifiez les échéances pour alléger la charge mentale associée à la paperasse.
• Délestez-vous du fardeau administratif en déléguant les tâches à des professionnels qualifiés et en vous concentrant sur vos domaines de compétence.
• Identifiez les origines de votre peur et adoptez des techniques de modélisation pour vous confronter progressivement à vos craintes.
• Participez à des formations spécifiques pour acquérir les bonnes méthodes et surmonter petit à petit votre phobie administrative.

Ces solutions pratiques peuvent vous aider à transformer votre appréhension de façon confiante, à gérer efficacement les tâches administratives et à aborder ces formalités avec une attitude plus positive et sereine.

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