5 raisons pour lesquelles vous avez besoin d’un office manager

Les entreprises qui savent tirer le meilleur parti de leurs ressources ont appris à compter sur les compétences de leur office manager, qui supervise au quotidien les activités sur le lieu de travail. De l’organisation d’événements au maintien de la cohésion d’équipe, l’office manager contribue en effet à l’efficacité de vos troupes, de nombreuses façons. Nous allons vous donner quelques exemples qui illustrent le rôle clé de l’office manager !

1. Déléguer des activités opérationnelles quotidiennes

Derrière une entreprise prospère se cache une quantité infinie de tâches. Il est fastidieux, voire impossible, de faire face à toutes ces différentes responsabilités seul.

Cette problématique n’est qu’un lointain souvenir lorsqu’un office manager fait partie de votre équipe. Celui-ci est capable de s’occuper des tâches quotidiennes davantage liées à des objectifs à court terme.

De votre côté, vous vous consacrez à des éléments plus impactants pour votre société, comme la préparation à de futurs appels d’offres ou la mise en place d’une vraie stratégie marketing.

Un office manager doté d’une grande capacité d’organisation peut devenir le leader des « petites » opérations tandis que vous vous concentrez sur la réalisation de projets sur un plus long terme. 

2. Déléguer la gestion pratique du bureau

Le mobilier, les fournitures de bureau et autres équipements de base utilisés quotidiennement sont essentiels à la réussite de vos équipes. Ces éléments doivent non seulement être commandés en temps et en heure, mais ils doivent aussi être bien entretenus. Vous n’avez probablement pas le temps de vous occuper de ces détails — qui n’en sont finalement pas — mais votre chef office manager se fera un plaisir de le faire pour vous.

3. Favoriser une culture d’entreprise positive

La culture de votre entreprise est primordiale. C’est elle qui crée un sentiment d’unité et d’identité parmi vos employés. Elle met en avant les valeurs et les principes qui forgent votre business et donnent à chacun une direction commune.

Pour développer une culture cohérente et positive, l’idéal est d’avoir un point de contact entre les équipes et l’entreprise. Un office manager est en mesure d’assumer cette responsabilité et de maintenir l’unité entre vos collaborateurs. En raison de son interaction quotidienne avec la quasi-totalité des salariés, l’office manager soutient le flux de vos opérations tout en renforçant les valeurs communautaires au sein de votre personnel. Cette cohésion se fait par exemple par la création de calendriers sociaux détaillés ou la transmission d’informations afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. 

La résolution de problèmes sur le lieu de travail est aussi importante. Il arrive que les employés rencontrent des difficultés qui les empêchent d’être productifs ou épanouis. Ils n’osent cependant pas toujours en parler si on ne vient pas vers eux, et les personnes à la tête de l’entreprise n’ont malheureusement pas le temps d’ajouter cela à leur to-do-list déjà trop longue. L’office manager accorde quant à lui toute son attention aux besoins des travailleurs, ce qui leur donne le sentiment d’être appréciés en tant qu’individus. Le moral des employés est par conséquent boosté.

4. Maintenir ou améliorer la satisfaction client

Grâce à ses multiples compétences, l’office joue un rôle dans le développement d’un bureau à la fois efficace et professionnel. Vos clients noteront cette amélioration lorsqu’ils travailleront avec vous au fil du temps.

L’office manager suit vos opérations de façon à ce que l’expérience du client soit optimale en termes de qualité. Cela peut être indirectement lié à l’attention qu’il accorde à vos employés : leur moral étant plus haut, leurs interactions avec vos clients ont donc toutes les chances d’être meilleures.

Une structure mieux organisée et qui encourage la satisfaction laissera un impact durable sur chacun de vos clients, ce qui renforcera leur fidélité et leur confiance. Cet impact se traduit par une augmentation du nombre de clients réguliers et des recommandations qu’ils font à d’autres, ce qui, globalement, peut élever votre niveau de réussite et de rentabilité.

5. Superviser les ressources humaines

Votre office manager deviendra la nouvelle source d’information du bureau en ce qui concerne les questions relatives aux ressources humaines. Il assumera les responsabilités liées à l’application des règles à suivre par le personnel et sera la personne de référence à contacter en cas de problème.

Ainsi, les interrogations ou préoccupations de chacun sont traitées rapidement sans avoir d’impact négatif sur le bonheur ou la productivité.

L’office manager fait attention aux situations courantes qui concernent les employés, comme les congés maladie, les congés de maternité et les vacances, afin que les informations soient transmises de manière cohérente au fil du temps. Dans l’ensemble, il en résulte un environnement de travail mieux organisé.

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