Externalisation en entreprise : comment le faire efficacement ?

Comment gérer efficacement l’externalisation en entreprise ? Cet article vous aidera à :
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- Comprendre l’externalisation : qu’est-ce que c’est ? Quels types d’externalisation existent ?
- Organiser votre externalisation : quels services peut-on externaliser ? Quelles sont les étapes à ne pas manquer ?
- Mesurer les avantages et inconvénients : quels sont les bénéfices et les risques ?
- Evaluer le coût d’une externalisation : déterminer vos besoins et comparer les devis.

Qu’est-ce que l'externalisation en entreprise ?

Pour externaliser efficacement, il faut bien comprendre ce qu’est l’externalisation avant d’envisager les solutions possibles.

Externalisation en entreprise : définition

L'externalisation en entreprise consiste à déléguer à un prestataire externe certaines fonctions telles que la gestion comptable, la facturation, la gestion des employés, ainsi que la gestion administrative et légale de l'entreprise. L’objectif est de confier les tâches à faible valeur ajoutée afin de recentrer les équipes sur leur cœur de métier.

Cette stratégie peut concerner tout ou partie de ces activités et permet d’alléger la charge de travail sans avoir à embaucher du personnel supplémentaire. 

Externalisation en entreprise : solutions

Trois types d'externalisation peuvent être envisagés :

• Externalisation onshore : elle consiste à faire appel à des sous-traitants situés à une distance géographique raisonnable de votre entreprise.
• Externalisation nearshore : cette forme implique de faire appel à des sociétés basées dans des pays voisins ou frontaliers.
• Externalisation offshore : dans ce cas, les services sont externalisés à des prestataires situés dans le même pays que l'entreprise cliente.

Bon à savoir :
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Trois types d’acteurs sont susceptibles de vous accompagner dans votre externalisation :
- Les cabinets d'expertise comptable.
- Les start-ups et plateformes digitales spécialisées dans la dématérialisation des flux administratifs.
- Les freelances disponibles sur des plateformes spécialisées.

Comment réussir une externalisation ?

Pour externaliser efficacement, il faut préalablement déterminer les services à externaliser avant d’organiser leur externalisation.

Les services à externaliser

Toutes les activités considérées comme non essentielles au cœur de métier de l'entreprise peuvent être externalisées. Les plus courantes sont : 

• Service marketing
• Gestion de paie
• Sécurité
• Gestion des achats
• Gestion des ressources humaines 
• Gestion et maintenance informatique
• Comptabilité
• Service commercial
• Standard téléphonique
• Saisie des données
• Accueil physique

Externaliser un service entier n’est parfois pas nécessaire. Vous pouvez choisir par exemple d’externalisation recrutement et pas tout le service RH ou l’externalisation paie et pas tout le service comptabilité.

Cette liste n'est bien entendu pas exhaustive et dépend des besoins spécifiques de votre entreprise.

Les étapes d’une externalisation

Externaliser certaines opérations est nécessite une préparation minutieuse pour garantir le succès de l'entreprise. Voici les quatre étapes essentielles pour mener à bien ce processus.

1. Définir ses besoins

Avant de démarrer, analysez les activités de l'entreprise pour déterminer celles qui sont essentielles et celles qui peuvent être externalisées sans compromettre sa productivité.

2. Choisir le bon prestataire externe

Sélectionner un prestataire fiable et compétent est essentiel pour établir une relation de confiance. Le prix ne doit pas être le seul critère de choix ; la qualité du service et la satisfaction des clients précédents doivent également être prises en compte.

3. Établir un contrat d'externalisation précis

Un contrat clair et détaillé est indispensable pour encadrer l'externalisation. Il doit spécifier les attentes de l'entreprise, les niveaux de qualité et de performance attendus, ainsi que les modalités de paiement et de suivi des missions.

4. S'adapter en interne aux changements

L'externalisation entraînera des changements organisationnels au sein de l'entreprise. Il est essentiel que les collaborateurs s'adaptent à ce nouveau mode de fonctionnement et que des outils adaptés soient mis en place pour assurer le suivi des tâches externalisées.

Quels sont les avantages et inconvénients de l'externalisation ?

Avant de prendre une décision, il est essentiel de connaître les avantages et les inconvénients de l'externalisation administrative.

Avantages de l'externalisation

1. Maîtrise des coûts à long terme 

Externaliser représente un investissement judicieux, réduisant la masse salariale et évitant les coûts liés au recrutement et à la formation en interne.

2. Concentration sur les activités à forte valeur ajoutée 

En déléguant les tâches administratives, vous pouvez consacrer davantage de temps et de ressources à des activités plus stratégiques telles que le développement de votre offre et l'amélioration de la qualité de vos services.

3. Accroissement de la compétitivité 

Externaliser vous permet de bénéficier de l'expertise d'un prestataire qualifié, et d’éviter ainsi les erreurs et les oublis. Vous pouvez ainsi investir dans le développement des compétences internes.

4. Amélioration de la réactivité et de la gestion du temps 

En confiant vos tâches administratives à des professionnels, vous gagnez en efficacité et vous êtes plus disponibles pour accompagner et résoudre les problèmes de vos clients.

Inconvénients de l'externalisation 

1. Perte d'autonomie sur les tâches déléguées 

En externalisant, vous devez faire confiance au prestataire pour l'organisation des tâches, ce qui peut entraîner une perte de contrôle. C’est pourquoi il est recommandé d'établir un cahier des charges précis et de définir clairement les modalités d'exécution dans le contrat d'externalisation.

2. Risque de perte de confidentialité des données 

Travailler avec une entreprise peu fiable peut compromettre la confidentialité des données de votre entreprise et de vos clients. Il est donc primordial de vérifier la qualité du travail du prestataire, sa fiabilité et l'absence de coûts cachés avant de conclure un accord d'externalisation. Cela garantira la protection de votre réputation et de vos données sensibles.

Combien coûte une externalisation ?

L'externalisation comporte des coûts associés, notamment en ce qui concerne la rémunération des prestataires. Mais ces investissements peuvent se révéler rentables à long terme, grâce aux économies réalisées sur les charges salariales, les frais de recrutement et les délais d'exécution.

Comme dans tout domaine, les tarifs varient en fonction du niveau de spécialisation du prestataire, de sa localisation géographique et de son expertise. Pour optimiser ces coûts, comparez les prestataires et demandez des devis. Le choix du prestataire est d’une importance capitale pour assurer le succès de cette nouvelle collaboration.

En résumé, l’externalisation en entreprise :

Intérêt :

• Déléguer certaines fonctions telles que la gestion comptable, la facturation, etc., afin de recentrer les équipes sur leur cœur de métier.

Solutions à envisager :

• Onshore : recours à des sous-traitants proches géographiquement.
• Nearshore : sociétés basées dans des pays voisins ou frontaliers.
• Offshore : prestataires situés dans le même pays que l'entreprise cliente.

Services externalisables :

• Marketing, gestion de paie, gestion des ressources humaines, etc. de manière globale ou partielle.

Étapes d'une externalisation réussie :

• Définir ses besoins.
• Choisir le bon prestataire externe.
• Établir un contrat précis.
• S'adapter en interne aux changements.

Avantages et Inconvénients :

Coûts d’une externalisation :

• Investissement rentable à long terme malgré des coûts initiaux.
• Comparaison des prestataires et demandes de devis recommandées.