Assistant virtuel : tout savoir pour améliorer votre productivité

Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ?

Il ne faut pas confondre l’assistant virtuel intelligent, qui résulte d’une intelligence artificielle, avec l’assistant virtuel humain. Les assistants virtuels sont des personnes qualifiées, qui disposent d’une capacité d’analyse, d’adaptation et d’anticipation. Pas des robots. Voyons concrètement ce qui se cache derrière ce terme et quelles sont leurs missions.

Définition de l’assistant virtuel

Un assistant virtuel est un professionnel travaillant à distance et spécialisé dans l’automatisation des tâches administratives et/ou répétitives. Il utilise des outils numériques et des plateformes de communication pour gérer efficacement les missions qui lui sont confiées sans être physiquement présent dans votre entreprise. Les tâches courantes qu’il doit gérer sont variées (gestion administrative, traitement des emails appels téléphoniques, planification d’agenda, saisie de données, gestion des réseaux sociaux, etc.) et sont aussi bien ponctuelles que récurrentes.

Types de missions

Un assistant digital se voit généralement confier 4 types de missions :

• Assistant administratif :  facturation, relances clients ou gestion des mails.
• Assistant marketing : planifier les publications sur les réseaux sociaux, rédiger des articles web SEO, ou encore des emails marketing.
• Assistant personnel : l’organisation de la prise de rendez-vous, la gestion des déplacements, etc.
• Assistant communication : prospection, prise d’appels, interaction avec les clients.

Grâce à ce large spectre, un assistant virtuel en ligne s’adapte aux besoins spécifiques de chaque entreprise, en offrant flexibilité et agilité dans la gestion des tâches quotidiennes.

Pourquoi recourir à un assistant ?

Les raisons de collaborer avec des assistants à distance sont nombreuses. Pour vous faire une idée, nous avons listé les six principales.

1. Faire des économies

Embaucher un assistant virtuel est souvent plus économique que recruter un salarié. Travaillant souvent en freelance, l’assistant virtuel gère ses propres cotisations sociales, réduisant ainsi les coûts administratifs et fiscaux pour l’entreprise.

Dans le cas où vous choisissez d’externaliser une mission à une entreprise spécialisée comme TheAssistant, des forfaits sur-mesure existent. Vous pouvez par exemple choisir un forfait fonction du nombre de tâches déléguées ou illimitées.

2. Ne pas gérer les contraintes matérielles

Recourir à un assistant virtuel signifie ne pas avoir à aménager un poste de travail spécifique ni à commander des fournitures, représentant une économie substantielle en termes de logistique.

3. Gagner en productivité

L’assistant digital offre beaucoup de flexibilité. Ils peuvent s’adapter à des périodes de travail plus intenses et prendre en charge des surcharges ponctuelles de travail, tout en couvrant un large éventail de tâches. Votre productivité est ainsi parfaitement optimisée.

4. Collaborer avec des personnes agiles

Un assistant virtuel peut gérer des missions allant de l’administratif au marketing, en passant par la prospection et le support client. Cette polyvalence permet de répondre à différents besoins au sein de l’entreprise sans que vous ayez besoin de gérer la phase de recrutement et de formation de nouvelles personnes qualifiées. Chez TheAssistant, nous vous proposons des assistants polyvalents.

5. Gagner du temps

Confier des tâches chronophages et répétitives à un assistant virtuel permet de se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée. L’occasion encore une fois d’améliorer la productivité et l’efficacité de l’entreprise, en investissant sur des compétences à forte valeur ajoutée. 

Bon à savoir :
Avec TheAssistant, ne vous préoccupez plus d’anticiper les absences de votre assistant (congés, maladie etc.) . Nous nous chargeons d’assurer un service continu, une équipe à la demande. 

6. Optimiser votre organisation interne

Un bon assistant virtuel aide à structurer les processus internes, établir des priorités et assurer le bon déroulement des tâches quotidiennes.

Comment choisir un bon assistant virtuel ?

Collaborer avec le meilleur assistant virtuel demande de savoir où chercher et comment évaluer ses compétences en fonction de vos besoins.

Trouver un assistant virtuel

Chercher un assistant virtuel demande de savoir identifier les plateformes freelances, agences et entreprises spécialisées compétentes et fiables avant de poser les bonnes questions au futur collaborateur.

1. Plateformes freelances

Aujourd’hui, l’option la plus commune pour trouver un assistant est de chercher sur une plateforme assistant virtuel. Des plateformes telles que Upwork, Fiverr, Freelance.com ou encore Malt, permettent de trouver des assistants freelances spécialisés dans divers domaines. Ces sites offrent des profils détaillés, des évaluations et des recommandations, facilitant ainsi le choix du candidat idéal.

Parcourez les recommandations laissées par leurs collaborateurs passés et présents, et n’hésitez pas à les contacter. Ils vous orienteront sur les compétences et la fiabilité de leur collaboration.

2. Agences de recrutement

Certaines agences se spécialisent dans le recrutement d’assistants virtuels. Elles offrent des services de sélection et de vérification des antécédents, garantissant ainsi la qualité et la fiabilité des candidats.

3. Entreprises spécialisées

Des sites comme 3h18, Officeo ou TheAssistant sont spécialisés dans l’assistanat virtuel et collaborent avec des assistants basés en France. Nous offrons des options de filtrage avancées pour trouver un assistant en fonction de vos besoins, des compétences spécifiques et de l’expérience.

Nous prenons en main vos outils, nous adaptons à vos processus internes, en combinant notre expertise et notre capacité à rationaliser le travail. Notre objectif est de vous faire gagner du temps et de vous décharger des micro-tâches, pro ou perso, que vous rencontrez au quotidien.

Questions à poser

Lors de la sélection de votre assistant virtuel, plusieurs critères sont à considérer :

• Confidentialité : Assurez-vous que l’assistant respecte la confidentialité des informations de votre entreprise.
• Compétences Spécifiques : Choisissez un assistant maîtrisant votre domaine d’activité pour une meilleure compréhension de vos besoins.
• Recommandations : Les avis et recommandations d’autres professionnels peuvent être très utiles pour évaluer la fiabilité et la compétence de l’assistant.
• Outils Utilisés : Vérifiez que l’assistant est à l’aise avec les outils et logiciels que vous utilisez dans votre entreprise.

En conclusion, l’assistant virtuel est une ressource flexible, économique et polyvalente, capable de transformer en bien la gestion quotidienne de votre entreprise et d’améliorer votre gestion du temps. En définissant clairement vos besoins et en utilisant les bonnes ressources, vous pourrez trouver l’assistant virtuel idéal pour booster votre productivité et optimiser vos processus internes.

Ce qu’il faut retenir sur l’assistant virtuel :

Qu'est-ce qu'un assistant virtuel ? Un professionnel travaillant à distance, spécialisé dans l'automatisation des tâches administratives et répétitives.

Types de missions :

• Administratif : facturation, gestion des mails, relances clients.
• Marketing : planification de publications, rédaction web SEO, email marketing.
• Personnel : prise de rendez-vous, gestion des déplacements.
• Communication : prospection, interaction avec les clients.

Pourquoi recourir à un assistant virtuel ?

• Faire des économies : moins coûteux qu'un salarié interne, réduction des frais administratifs.
• Moins de contraintes matérielles : pas besoin d'aménager un poste de travail spécifique.
• Gagner en productivité : adaptation aux périodes de travail intenses, large éventail de tâches.
• Collaborer avec des personnes agiles : polyvalence pour répondre à différents besoins.
• Gagner du temps : délégation des tâches chronophages pour se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée.
• Optimiser l'organisation interne : aide à structurer les processus et assurer le bon déroulement des tâches quotidiennes.

Comment choisir un bon assistant virtuel ?

Chez TheAssistant, nos abonnements évolutifs vous permettent de passer à la vitesse supérieure en délégant efficacement vos processus à une équipe dédiée. Profitez d'une utilisation à la demande pour vos besoins ponctuels, dès 1,25 €/action, ou optez pour un abonnement sans engagement, incluant des fonctionnalités adaptées comme la gestion multi-utilisateurs et des procédures téléphoniques personnalisées.