Gestion électronique du courrier : Pourquoi y avoir recours ?

Découvrez l'essentiel de la Gestion Électronique du Courrier (GEC) :

- Comprendre la GEC : Simplifiez la gestion du courrier en éliminant le papier et en gagnant du temps.
- Étapes de mise en place : Procédez par étapes, de l'audit initial à la définition d'objectifs précis pour garantir le succès de votre projet GEC.
- Coûts et optimisation : Appréhendez les coûts impliqués et maximisez votre budget en demandant plusieurs devis

Gestion électronique du courrier : comment ça marche ?

Définition de la GEC

La gestion électronique du courrier (GEC) est une approche pratique relative à la gestion du courrier. Il s’agit d’éliminer les contraintes associées à la gestion traditionnelle sur papier et de gagner du temps. La dématérialisation des échanges comprend différentes étapes qui vont de la réception à la conservation des courriers physiques et/ou électroniques.

Fonctionnement de la GEC

La GEC combine des outils de numérisation, d'indexation et de messagerie pour simplifier les processus de traitement et de réponse. Cette approche centralise tous les documents entrants, qu'ils proviennent de numérisations, d'e-mails ou d'autres sources.

Avant de vous lancer dans la gestion électronique du courrier, posez-vous les bonnes questions :

• Quel est le volume et la nature du courrier entrant ?
• Puis-je gérer la dématérialisation en interne ou ai-je besoin d'un prestataire externe ?
• Quelles fonctionnalités sont essentielles à mon entreprise ?

Impliquez votre office Manager dans le projet.

Bon à savoir :
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Selon vos besoins spécifiques, trois systèmes s’offrent à vous :
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- Un cloud collaboratif d'entreprise
- Des workflows automatisés pour trier et classifier les courriers
- Un CRM intégrant la gestion des courriers pour une communication client optimisée

Comment mettre en place une GEC ?

Pourquoi investir dans une GEC ? Un mot : temps. Une GEC vous permettra de gagner en efficacité et en rapidité tout en assurant la confidentialité et la sécurité des communications.

Pour réussir dans la mise en œuvre d'un système de GEC plusieurs points clés doivent être pris en compte.

Faites un audit de l’existant

Commencez par travailler sur la nature et le type de documents que vous recevez. Quels types de documents recevez-vous (papier, e-mails, fax, etc.) ? Quel est le volume (approximatif) de ces documents ? Quelle est la variété des formats et des contenus ?

Penchez-vous ensuite sur votre process interne actuel. Quels sont les processus actuels de réception, traitement et archivage du courrier ? Comment ces processus pourraient-ils être adaptés pour intégrer la gestion électronique des documents de manière optimale ? Quelles sont les spécificités et les contraintes de votre secteur d'activité à prendre en compte ?

Etudiez les capacités internes de l’entreprise

Demandez à votre assistant de direction si vous disposez-vous des ressources internes nécessaires pour gérer la dématérialisation du courrier ? Quels sont les compétences actuelles de votre équipe en matière de gestion documentaire et informatique ? Êtes-vous prêt à investir dans la formation de votre personnel ou préférez-vous externaliser cette tâche ?

Définissez des objectifs et des indicateurs de performance

Fixez des objectifs clairs pour votre GEC et établissez des indicateurs clés de performance pour mesurer votre progrès. Assurez-vous que ces objectifs sont alignés sur les besoins de votre entreprise et partagez les succès mesurables avec vos collègues pour encourager l'adoption du système.

Priorisez l'automatisation des processus

Identifiez les processus simples et récurrents à automatiser en priorité. L'automatisation peut contribuer à accroître l'efficacité et à réduire les coûts, notamment en simplifiant les workflows et en réduisant les délais de traitement.

Optimisez les processus numériques

Ne reproduisez pas simplement les processus papier dans un environnement numérique. Profitez de l'occasion pour éliminer les étapes superflues et rationaliser les workflows afin d'optimiser l'efficacité opérationnelle.

Simplifiez l'interface utilisateur

Assurez-vous que l'interface utilisateur soit simple et intuitive. Personnalisez-la en fonction des rôles et des besoins des utilisateurs pour faciliter l'accès aux informations pertinentes.

Établissez des structures de documents cohérentes

Définissez des règles de nommage et d'indexation cohérentes pour faciliter la recherche et la récupération des documents. Mettez en place des automatismes pour garantir le respect de ces règles dans votre système de GEC.

Combien ça coûte ?

Mettre en place une gestion électronique du courrier à un coût. Ces coûts comprennent la mise en place de votre GEC auquel il faut ajouter le matériel, les logiciels et leur mise à jour, le support technique et les éventuelles formations nécessaires.

N'hésitez pas à recourir aux services d’un secrétaire administratif (lien ne fonctionne pas) pour vous aider à obtenir plusieurs devis et optimiser votre budget.

En résumé :

La GEC représente une méthode pratique pour gérer le courrier, en éliminant les contraintes du papier et en gagnant du temps.

Elle inclut la dématérialisation des échanges, couvrant la réception, la conservation et la gestion des courriers physiques et électroniques.

Fonctionnement de la GEC :

• La GEC utilise des outils de numérisation, d'indexation et de messagerie pour simplifier les processus de traitement et de réponse.
• Elle centralise tous les documents entrants, provenant de diverses sources telles que les numérisations et les e-mails.

Questions à se poser avant de se lancer :

• Volume et nature du courrier entrant.
• Capacité à gérer la dématérialisation en interne ou besoin d'un prestataire externe.
• Identification des fonctionnalités essentielles pour l'entreprise.

Les étapes pour mettre en place une GEC :

• Audit de l'existant : Nature des documents reçus, processus internes actuels.
• Évaluation des capacités internes de l'entreprise pour gérer la dématérialisation.
• Définition d'objectifs et d'indicateurs de performance.
• Priorisation de l'automatisation des processus et optimisation des workflows.
• Simplification de l'interface utilisateur et établissement de structures de documents cohérentes.

Coûts associés à la mise en place d'une GEC :

• Les coûts comprennent la mise en place de la GEC, le matériel, les logiciels, le support technique et les formations.
• Demander plusieurs devis et d'optimiser le budget en recourant aux services d’un assistant administratif.