Externalisation administrative : est-ce si avantageux ?

Cet article a pour mission de vous éclairer sur l’externalisation administrative. Il vous aidera à :
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- Comprendre l’externalisation administrative : à quoi ça sert d’externaliser ? A qui s’adresser pour confier la gestion de son administratif ?
- Découvrir ses avantages et inconvénients : maîtrise des coûts et des risques, gain de temps, amélioration des performances VS. perte d'autonomie et risque sur la confidentialité des données.
- Evaluer le coût d’une externalisation : pour le savoir, il faudra déterminer vos besoins et comparer les devis.

L'externalisation administrative : définition, solutions, acteurs

Qu’est-ce que l’externalisation administrative ? Quelles sont les solutions à envisager ? A quel type de prestataire s’adresser ? Nos réponses à vos questions tout de suite.

Définition

L'externalisation administrative implique de confier à un prestataire externe, la gestion comptable, la facturation, la gestion des employés, la gestion administrative et légale de votre entreprise. Cette démarche permet de confier des tâches à faible valeur ajoutée à un collectif externe ou à un gestionnaire administratif, tout en recentrant les équipes internes sur leur cœur de métier.

L’externalisation peut concerner tout ou partie de ces tâches, offrant ainsi une solution pour alléger votre charge de travail sans recruter de personnel supplémentaire. 

Les solutions d’externalisation

Il existe trois types d'externalisation administrative :

• L'externalisation onshore, qui implique de recourir à des sous-traitants éloignés géographiquement.
• L'externalisation nearshore, qui passe par des sociétés installées dans des pays voisins ou frontaliers.
• L'externalisation offshore, où l’on recourt aux services de prestataires situés dans le même pays que l'entreprise cliente.

Bon à savoir :

Pour mettre en place l'externalisation administrative, il est essentiel de préparer certaines étapes :
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- Rédiger un cahier des charges pour spécifier vos besoins, délimiter les périmètres de la mission et expliquer la manière dont vous travaillez.
- Sélectionner rigoureusement le prestataire en tenant compte de sa réputation, sa capacité à répondre à vos exigences, et la politique de confidentialité des données.
- Formaliser dans un contrat détaillant les prestations attendues, les modalités de suivi, les délais d’exécution.

Mieux vaut prévenir que guérir. En d’autres termes, cadrer les missions déléguées est le meilleur moyen d’éviter les malentendus et les conflits.

Les acteurs à solliciter

Pour externaliser la gestion administrative, vous avez le choix entre différents acteurs en fonction de vos besoins et de votre budget. Vous pouvez ainsi recourir aux services de :

• Cabinets d'expertise comptable en ligne ou locaux.
• Start-ups et plateformes digitales spécialisées dans la dématérialisation des flux administratifs.
• Freelances et secrétaire indépendante, disponibles sur des plateformes telles que Malt.

L’essentiel est de confier vos données sensibles à des professionnels de confiance, spécialisés dans l'externalisation administrative et familiarisés avec les particularités de votre entreprise. Assurez-vous de leur éthique et de la rigueur de leur processus de travail pour garantir leur capacité à remplir les missions qui leur sont confiées dans le respect des délais et de la confidentialité.

Avantages et inconvénients de l'externalisation

Avant de vous lancer, il faut faire la liste des « pour » et des « contre », des avantages et des inconvénients de l’externalisation administrative. Pas de panique, nous l’avons fait pour vous.

Les avantages d’externaliser son administratif

Il y en a quatre et pas des moindres.

1. Maîtriser des coûts à long terme

Externaliser n’est pas une dépense ; c’est un investissement. Vous pouvez le faire être passé dans le compte de charges mais surtout, cela réduit votre masse salariale en vous évitant de recruter et de former en interne.

2. Se concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée

Grâce à une optimisation du temps et des ressources, vous passez plus de temps à prospecter ou créer l’offre parfaite pour vos clients et développer ainsi votre activité et la qualité de vos services.

3. Accroître sa compétitivité 

C’est l’effet ricochet de l’externalisation. En déléguant vous profitez de l’expertise de votre prestataire et de son personnel qualifié en évitant les erreurs et oublis que vous auriez pu commettre. En parallèle, vous pouvez investir le développement de vos compétences et celles de vos salariés.

4. Améliorer la réactivité et la gestion du temps

En externalisant, vous confiez votre administratif à des professionnels experts. Vous gagnez du temps sur la prise en main des tâches et sur leur traitement. Vous êtes plus disponible pour vos clients. 

Les inconvénients d’une externalisation

Bien que les avantages d’externaliser son administratif soient indéniables, il faut bien avoir conscience qu’il existe deux dangers à éviter.

1. Perte d’autonomie sur les tâches déléguées

Une fois les opérations administratives déléguées, vous n’avez plus la main mise sur l’organisation des tâches. Vous devez faire confiance à votre sous-traitant et respecter sa façon de faire. Après tout c’est lui l’expert. D’où l’importance de rédiger un cahier des charges précis avant de commencer et de détailler dans le contrat d’externalisation les modalités d’exécution. 

2. Risque de perte de confidentialité des données

Le pire qu’il puisse vous arriver est de traiter avec une entreprise malveillante. C’est pourquoi il est impératif de vérifier auprès de ses clients la qualité de son travail, sa fiabilité et l’absence de coûts cachés quand le tarif est trop alléchant. Il en va de votre réputation et de la protection des données de vos clients.

Coûts de l'externalisation

Malgré les avantages indéniables, l'externalisation administrative implique des coûts associés, notamment en termes de rémunération des prestataires. Cependant, ces investissements peuvent être rentabilisés à long terme en raison des économies réalisées sur les charges salariales, les frais de recrutement et les délais d'exécution.

Comparez les prestataires, demander des devis aux cabinets et freelances spécialisés dans l’externalisation. Comme dans tous les secteurs, les coûts varient en fonction du degré de spécialisation du prestataire, sa situation géographique et son domaine d’expertise.

Bon à savoir : en 2023, le tarif assistant administratif s’élève en moyenne entre 30 € et 70 € de l'heure. Toutefois, certains freelances proposent aussi un système des forfaits.  

L'externalisation administrative offre des avantages significatifs en termes de temps, de performance et de rentabilité mais le choix du prestataire est crucial pour garantir le succès de cette collaboration.

En résumé, l’externalisation administrative :

Intérêt :

• Confier à un prestataire externe la gestion comptable, la facturation, la gestion des employés, et autres tâches administratives et légales.
• Permettre de recentrer les équipes internes sur leur cœur de métier.

Solutions à envisager :

• Trois types d'externalisation : onshore, nearshore, offshore.

Bon à savoir : prévoir rédaction du cahier des charges, sélection rigoureuse du prestataire, formalisation d'un contrat détaillé.

Acteurs à solliciter :

• Cabinets d'expertise comptable en ligne ou locaux.
• Start-ups et plateformes digitales spécialisées.
• Freelances et secrétaires indépendantes.

Avantages et Inconvénients :

Coûts de l'externalisation administrative :

• Malgré des coûts initiaux, les investissements peuvent être rentabilisés à long terme.‍
• Les tarifs varient en fonction du degré de spécialisation du prestataire, sa situation géographique et son domaine d’expertise.