Savoir déléguer : devenez un pro de la délégation et gagnez du temps

Pourquoi déléguer ?

Déléguer n’est pas seulement une option, c’est un impératif pour quiconque veut réussir à gérer une entreprise ou une équipe efficacement. Difficile de tout bien gérer seul. Une journée ne compte que 24h et il est essentiel de dormir. En déléguant certaines tâches, vous libérez de l'espace mental et du temps pour vous concentrer sur vos priorités et améliorer votre productivité. À court terme, déléguer vous permet rapidement d'alléger votre charge mentale et votre charge de travail quotidienne.

Mais les véritables bénéfices de la délégation se ressentent sur le long terme :

Les avantages de la délégation

Pour vos équipes : 

• Développement de compétences : confier des tâches donne l’opportunité à vos collaborateurs d’acquérir de nouvelles compétences et de se former. 
• Gain de confiance: une équipe qui se sent responsabilisée est une équipe plus engagée. De ce point de vue, la délégation est aussi un levier de motivation et de fidélisation.

Pour vous : 

• Organisation : déléguer vous force à décortiquer vos tâches, ce qui vous oblige également à structurer vos pensées, à clarifier vos attentes et à prioriser vos missions. 
• Productivité : déléguer vous libère du temps pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, pour prendre du recul sur votre activité et pour avancer sur des sujets de fond.
• Dépassement de soi : déléguer vous évite de repousser éternellement les tâches que vous n’aimez pas faire (la fameuse procrastination), cela vous aide donc à aller plus loin en effectuant enfin ces tâches qui ne vous prennent pas forcément beaucoup de temps, mais que vous ne faites jamais.

Vous avez compris pourquoi déléguer est essentiel ? Voyons maintenant comment vous y prendre pour déléguer efficacement et par quel type de tâches commencer à déléguer.

Comment déléguer efficacement 

Apprendre à déléguer se fait par étapes :

1. Lâchez prise progressivement : Lâcher prise est difficile, mais indispensable pour déléguer efficacement. Une astuce est de déléguer progressivement, en commençant par des tâches simples. À mesure que vous gagnez en confiance, augmentez la complexité des tâches. La personne qui exécute vos tâches doit avoir les capacités nécessaires, être capable de s’adapter à vos attentes et être suffisamment réactive. Si la collaboration se passe bien, vous oserez peu à peu lui confier des missions de plus en plus stratégiques. 
2. Mettez en place des processus clairs : déléguer ne signifie pas quitter le projet. Assurez-vous de donner des instructions claires et de définir des objectifs précis. Plus vos instructions seront rigoureuses, moins le risque d’erreur et d’aller-retour sera élevé, plus vous gagnerez en efficacité. On ne devient pas un pro de la délégation du jour au lendemain, vous constaterez rapidement que plus vous aurez l’habitude de déléguer, plus vous serez efficace dans vos instructions.
3. Contrôlez :  Gardez à l’esprit que déléguer ne signifie pas abandonner le contrôle, mais plutôt faire confiance tout en supervisant le processus de manière stratégique. Dans le cadre de demandes complexes, assurez-vous ponctuellement que la mission avance dans la bonne direction. L’objectif est de trouver le bon équilibre entre autonomie et encadrement. Attention toutefois, la délégation ne doit pas se transformer en contrôle excessif, au risque de démotiver la personne qui exécute la mission et ralentir l'avancée de votre projet.

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Bon à savoir : À propos du micromanagement
‍Le micromanagement, se caractérise par un contrôle excessif du travail des autres (abus de reporting, consignes extrêmement détaillées, feedback pas nécessairement constructif comme le déplacement d’une virgule, etc). Ce style de management nuit au bien-être des collaborateurs et augmente même le risque d’erreur en raison du stress qu’il engendre. D’après une étude de Management Consulted, 70% des travailleurs pensent à démissionner à cause du micromanagement et 30% le font effectivement. 

Quelles tâches déléguer ?

Déléguer ne signifie pas se débarrasser de vos tâches à faible valeur ajoutée. Déléguer efficacement, c'est d’abord identifier les missions que vous pouvez confier à d’autres pour optimiser votre productivité. Retrouvez ci-dessous quelques exemples de tâches régulièrement déléguées par nos clients :

1. Secrétariat

Parmi les tâches chronophages à déléguer, le secrétariat arrive en haut de la pile. Cela comporte notamment :

• Le standard téléphonique : prise d’appels (avec un script), rappels (voir qui a appelé), prospection / démarchage etc.
• La gestion de votre boite mail (pro et/ou perso)
• La mise en page de vos documents
• L’aide à la préparation de vos réunions (en fonction d’un ordre du jour)
• La saisie et le tri d’informations (dans des tableaux excel ou autre)

Confier ces missions à un assistant vous permettra de vous concentrer sur votre activité sans être interrompu à longueur de journée, cela vous rendra plus productif et vous fera donc gagner du temps.

2. Gestion de l’agenda

Les personnes qui tiennent leur calendrier bien à jour sont souvent les plus productives. Pour éviter de perdre du temps sur l’organisation de votre emploi du temps et alléger votre charge mentale, vous pouvez déléguer :

• L’organisation de rendez-vous récurrents (en concordance avec vos agendas pro ou perso)
• La planification de réunions (en fonction de la disponibilité de vos équipes)
• La réservation de tous vos voyages, restaurants, hôtels, taxis, (selon vos préférences pré-établies)etc.

3. Comptabilité

La comptabilité est souvent le cauchemar des entrepreneurs qui la repoussent régulièrement au dernier moment, quitte à l’effectuer dans l’urgence et à commettre des erreurs. Beaucoup de professionnels préfèrent donc déléguer :

• La précompta (pointage factures, rapprochements bancaires, gestion des factures consultants, traitement des notes de frais, etc.) et
• La gestion de paie (gestion des variables, versement des salaires, calculs des congés, préparation des fiches de paie, rapprochement de factures manquantes, etc.)

4. Missions RH

Toute entreprise en expansion a besoin d’un assistant RH qui s’occupe principalement les missions suivantes : 

• Le repérage d’intervenant pour des conférences 
• La recherche de candidats 
• Le screening ou tri de profils candidats
• La rédaction d'annonces, offres d’emploi, etc.

Déléguer ces tâches vous permettra de vous concentrer sur votre activité et d’agrandir facilement vos équipes par de nouveaux talents.

En résumé

Savoir déléguer demande de l’expérience, et de la patience au départ. Comme en témoignent nos clients, une délégation efficace est un levier puissant pour améliorer sa productivité, sa gestion du temps et responsabiliser ses équipes. 

Difficile de déléguer ? Commencez par les tâches de faible importance et développez progressivement votre capacité à faire confiance et à vous satisfaire d’une manière de faire qui n’aurait peut-être pas été la vôtre initialement, mais qui vous fait tout de même beaucoup avancer. Sur le long terme, la délégation deviendra l’une de vos plus grandes forces de management.

Si vous êtes prêt à franchir le pas et à déléguer les tâches qui vous alourdissent, contactez-nous pour découvrir comment nous pouvons vous accompagner.

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