Apprendre à déléguer : techniques pour devenir un meilleur leader

Pourquoi déléguer ?

Alors avoir peur de déléguer est instinctif. Pourtant, savoir déléguer est l’un des atouts des leaders. Il faut simplement comprendre le fonctionnement.

Déléguer qu’est-ce que c’est ?

Déléguer consiste à attribuer certaines tâches ou responsabilités à d'autres personnes. Ces personnes peuvent être un membre de votre équipe, un prestataire externe ou  encore des systèmes automatisés permettant d’optimiser l'efficacité et la productivité. Cela permet de redistribuer les activités en fonction des compétences, des priorités et des intérêts des collaborateurs.

Quel est l’intérêt de déléguer ?

L’intérêt est double. Déléguer permet de :

- Optimiser la productivité : déléguer c’est optimiser la gestion du temps. En déléguant vos tâches à d’autres, vous libérez du temps pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Cela permet à votre équipe de prendre en charge des projets intéressants et de développer de nouvelles compétences. 

- Renforcer la confiance : déléguer montre à votre équipe que vous avez confiance en ses capacités. Cela augmente l'implication et la motivation des collaborateurs, qui se sentent valorisés et responsabilisés.

En outre, une délégation réussie améliore la performance globale de l'équipe et prévient le burn-out en répartissant équitablement la charge de travail.

Quand savoir déléguer ?

Pour savoir quand déléguer, posez-vous les questions suivantes :

• Cette tâche est-elle alignée avec les priorités d'un autre membre de l'équipe ?
• Quelqu'un d'autre dispose-t-il des compétences nécessaires pour accomplir cette tâche ?
• Cette tâche offre-t-elle une opportunité de développement pour un collaborateur ?

Cette tâche est-elle récurrente et nécessiterait une automatisation potentielle ?

Bon à savoir : 

Il n'est pas nécessaire de répondre oui à toutes ces questions. Le but est d’arriver à identifier les tâches à déléguer ou à automatiser pour optimiser la passation et la gestion du stress lié au changement.

‍‍Techniques pour bien déléguer

Pour déléguer efficacement : 5 conseils à suivre et 5 erreurs à éviter.

5 conseils pour déléguer efficacement

1. Anticiper et préparer la passation 

Mieux vaut prévenir que guérir. Avant de déléguer, prenez le temps d’identifier les tâches dont vous allez vous séparer. Faites une liste, diviser les tâches en micro-tâches afin de cibler les choses essentielles que vous souhaitez retrouver et les étapes que votre collaborateur ne doit surtout pas manquer. Vos collaborateurs ne lisent pas dans vos pensées. Vous avez donc intérêt à détailler vos attentes ou votre méthodologie si vous voulez atteindre un résultat précis.

2. Cibler les personnes motivées et les solutions adéquates 

Tout s’apprend sauf l’enthousiasme. Alors, sélectionnez le collaborateur le plus pertinent pour chaque tâche. Identifiez les compétences de chacun sans vous limiter à la fiche de poste initiale. Quant aux outils d’automatisation, demandez des démos, comparez et choisissez ce qui répond le mieux à vos besoins. 

3. Définir les frontières de la mission 

Exposez clairement les rôles, les objectifs à atteindre, le contexte de la mission et les résultats attendus. Vous pour vous assurer que la personne en face a bien saisi votre langage, demandez-lui par exemple de reformuler la mission pour s'assurer qu'elle a bien compris le besoin et la mission.

4. Assurer une supervision équilibrée 

Il est essentiel de rester impliqué. Mais le degré d'implication compte. C’est pourquoi, lorsque vous formez vos collaborateurs, restez ouvert à leurs idées et leurs méthodes. Planifiez des échéances sous la forme d’objectif smart pour faire le point et faire des réajustements sans tomber dans le micro management. Pour trouver le bon équilibre, n’hésitez pas à demander à vos collaborateurs quel niveau d'engagement leur conviendrait le mieux et adaptez.

5. Expliquer vos choix 

Lorsque les gens ne comprennent pas pourquoi quelque chose est important et comment ils s’y intègrent, ils sont moins susceptibles de s’y intéresser. C’est pourquoi vous devez être transparent sur vos décisions de délégation. Donnez un contexte sur ce qui est en jeu, expliquez comment la délégation s’intègre dans une vue d’ensemble et pourquoi c’est une opportunité. Vous augmenterez alors l’engagement de vos collaborateurs et les chances de suivi.

5 erreurs à éviter quand on délègue 

1. Ne pas clarifier les attentes 

Une communication floue risque d’entraîner des malentendus. Assurez-vous que les objectifs, les délais et les responsabilités sont clairement définis et compris par tous. 

2. Micro gérer les tâches déléguées

Faire trop de suivi peut démotiver vos collaborateurs et réduire leur autonomie. Faites confiance à votre équipe et donnez-lui l'espace nécessaire pour réussir.

3. Déléguer uniquement les tâches désagréables

Pour motiver votre équipe, déléguez aussi des tâches valorisantes et à forte valeur ajoutée, pas seulement celles que vous n'aimez pas.

4. Ne pas fournir de feedback

Le retour d'information est essentiel pour l'amélioration continue. Donnez des feedbacks réguliers et constructifs pour aider vos collaborateurs à s'améliorer.

5. Oublier de valoriser les réalisations

Reconnaissez et célébrez les succès de votre équipe. Cela renforce la motivation et l'engagement des collaborateurs.

En résumé, pour devenir un meilleur leader :

- Optimiser la productivité de l’entreprise.

- Renforcer la confiance.

- Identifier les tâches à déléguer en vous posant les bonnes questions :

• Tâche alignée avec les priorités d’un collaborateur ?
• Autre personne compétente pour cette tâche ?
• Opportunité de développement pour un membre de l’équipe ?
• Tâche récurrente à automatiser ?

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