Organiser son temps comme Jim Collins : les secrets d’une productivité maximale

La discipline : clé d’une gestion du temps efficace

Jim Collins insiste d’abord sur l’importance de la discipline dans la gestion du temps. Pour lui, la productivité maximale repose sur la capacité à organiser son emploi du temps à la manière de Gustave Flaubert qu’il cite régulièrement : « Soyez régulier et bien ordonné dans votre vie afin de pouvoir être féroce et original dans votre travail. ». Cela implique d’adopter une routine et de s’y tenir. Celle de Jim Collins se divise en trois blocs : 50 % de temps créatif, 30 % de temps d'enseignement, et 20 % « de choses aléatoires qui doivent être faites ».

Regrouper les tâches similaires est un excellent moyen d’éviter de se disperser. Par exemple, rassemblez les tâches administratives ou les appels téléphoniques en un seul bloc de temps, plutôt que de les étaler tout au long de la journée. Cette approche permet de gagner en productivité et de maximiser l’efficacité de chaque période de travail.

La méthode du bloc de temps

L'une des techniques favorites de Jim Collins est la méthode du bloc de temps. Il conseille de réserver des plages horaires spécifiques à des activités précises, sans distractions. Ce temps alloué à une seule tâche permet de maintenir un focus ininterrompu, et donc de travailler plus efficacement.

À ce titre, la technique Pomodoro peut être particulièrement utile. Elle consiste à travailler par blocs de 25 minutes, suivis de courtes pauses. Cette méthode permet de maintenir une concentration élevée et de mieux gérer son temps.

L’importance du “white space” dans votre emploi du temps

Collins valorise également le concept de white space, ou « espace blanc » dans un emploi du temps. L’idée est de réserver un temps quotidien, d’au moins 30 minutes par jour, sans activité planifiée, pour réfléchir, innover ou simplement respirer. Ce moment libéré de contraintes est essentiel pour faire le vide, stimuler la créativité et éviter l'épuisement.

Trop souvent, nous surchargeons notre emploi du temps en pensant que plus nous sommes actifs, plus nous sommes productifs. Pourtant ce n'est pas le nombre de tâches accomplies qui compte, mais la qualité et l'impact de ces tâches sur vos objectifs à long terme. C’est exactement ce que démontre la loi de pareto, ou méthode du 80/20 d’après laquelle seulement 20% de nos actions sont l’origine de 80% de nos résultats.

Distinguer activité et productivité

Comme le souligne Jim Collins, il est essentiel de faire la distinction entre activité et productivité. La matrice d’Eisenhower est un excellent outil pour distinguer ce qui est urgent de ce qui est important. Collins recommande de l’utiliser pour hiérarchiser les tâches et se concentrer sur les activités qui apportent le plus de valeur ajoutée. Pour vous aider, vous pouvez recourir à la technique de David Allen la Getting Things Done (GTD). La méthode consiste à établir la liste exhaustive de vos tâches pour les organiser en fonction notamment de leur urgence et de leur importance. Cela permet de mieux gérer son temps et de gagner en productivité. Vous pouvez ainsi trier vos tâches en 4 catégories :

• les tâches importantes et urgentes : À FAIRE
• les tâches importantes mais pas urgentes : À PLANIFIER
• les tâches urgentes mais pas importantes : À DÉLÉGUER
• et les tâches ni importantes ni urgentes : À ÉLIMINER

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Grâce à ce type de classification vous évitez de perdre du temps sur des tâches secondaires et vous concentrez sur ce qui compte vraiment.

L’impact de la discipline sur la créativité

Enfin, et c’est peut-être contre-intuitif, Jim Collins affirme que la discipline dans la gestion du temps favorise la créativité. En libérant l’esprit des distractions et des urgences inutiles, vous créez un espace mental propice à l’innovation et à la réflexion stratégique. Lorsque chaque tâche a sa place, que les priorités sont clairement établies grâce à des to do list ou une liste de tâches bien structurée, l’esprit est plus libre pour explorer de nouvelles idées.

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Bon à savoir : Ces méthodes s’inscrivent dans une logique de long terme. En cultivant la discipline et en respectant votre emploi du temps, vous transformerez non seulement votre journée de travail, mais aussi votre efficacité à long terme. Jim Collins l’a bien compris : c’est dans la régularité et la concentration que naissent la productivité et la réussite.

Quelques conseils pratiques pour optimiser votre gestion du temps

Pour résumer, voici des conseils concrets pour gagner en efficacité en appliquant les principes de Jim Collins :

• Regroupez les tâches similaires pour minimiser les interruptions et optimiser votre concentration.
• Utilisez la méthode du bloc de temps pour rester concentré sur une seule tâche à la fois.
• Intégrez des espaces blancs dans votre emploi du temps pour encourager la créativité et éviter le surmenage.
• Servez-vous de la matrice d’Eisenhower pour prioriser les tâches importantes et éviter de vous perdre dans l’activité sans impact.
• Utilisez des techniques comme Pomodoro, Getting Things Done ou encore la loi de Pareto pour structurer votre journée et rester productif.

En suivant ces principes, vous pouvez mieux gérer votre temps, réduire le nombre de tâches superflues, et transformer votre temps au travail en une véritable opportunité de gagner en productivité.

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