Réussir un onboarding RH : la check-list 2022

L’onboarding RH, qu’est-ce que c’est ?

L’onboarding, que l’on peut traduire par « intégration » en français, est un processus qui consiste à mettre en place des actions et activités pour améliorer l’intégration des nouveaux collaborateurs dans l’entreprise. Au-delà de l’offre d’emploi ou de l’entretien d’embauche, la qualité de l’accueil est également un élément décisif dans la qualité de l’expérience candidat vécue par le salarié.

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Le service des Ressources Humaines est généralement en charge de préparer et conduire ce processus d’intégration. En effet, l’onboarding RH ne se résume pas simplement à dire bonjour au nouveau salarié et à lui présenter son bureau, il nécessite la mise en place d’outils et de méthodes pour créer une démarche globale et pertinente. L’intégration fait partie intégrante de l’activité des RH durant un processus de recrutement.

Pourquoi mettre en place un processus d’onboarding RH ?

Une erreur de recrutement peut coûter très cher à une entreprise. Il est donc important de mettre en place un processus de recrutement abouti, de l’envoi du message d’approche au candidat en passant par l’entretien d’embauche jusqu’à son intégration. Vous l’aurez compris, le parcours d’onboarding est une démarche à ne pas négliger pour bien accueillir une nouvelle recrue et, par conséquent, réussir son recrutement.

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L’onboarding RH possède de nombreux enjeux, il permet de :

• créer de l’engagement et renforcer le sentiment d’appartenance
• booster la productivité et les performances à travers la motivation
• fidéliser les talents et limiter le turnover
• créer du lien entre les collaborateurs
• développer la marque employeur
• partager les valeurs et renforcer la culture d’entreprise

Notre check-list pour réussir un onboarding RH en 2022

Pour améliorer ou mettre en place une démarche d’intégration RH efficace dans votre entreprise, nous vous proposons la check-list d’un onboarding réussi en 2022 !

1. Anticiper l’arrivée du nouveau salarié : le pré-onboarding

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L’arrivée d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise s’anticipe. En effet, il est indispensable de préparer son intégration avant même qu’il arrive pour son premier jour de travail, il s’agit du pré-onboarding. 

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• L’environnement et les outils : préparez son espace de travail ainsi que le matériel, les outils et l’ensemble des éléments dont il aura besoin dès son premier jour.
• L'aspect administratif : anticipez la rédaction du contrat de travail, la mutuelle, l’inscription sur les logiciels de gestions, les accès aux plateformes, etc.
• L’envoi d’un kit de bienvenue : quelques jours avant la prise de poste, vous avez la possibilité de lui envoyer par courrier un kit avec un livret d’accueil, des petits accessoires, des informations, etc.
• L’organisation du premier jour de travail : évitez de lui offrir un accueil désorganisé organisant un calendrier des activités à réaliser (présentation des équipes et des lieux, présentation de l’entreprise et de son fonctionnement, etc.)
• L’intégration se passe aussi auprès des collaborateurs déjà en poste : prévenez les collaborateurs de l’arrivée du salarié. Ils ne seront pas surpris d’avoir un nouveau collègue, pourront créer des liens plus facilement et le guider dans ses premiers pas.

2. Le premier jour du salarié : l’onboarding RH

Le grand jour est arrivé, c’est un moment stressant pour le salarié, il est donc nécessaire de le guider, d’être clair dans vos informations et de renvoyer une bonne image de l’entreprise. C’est maintenant que se joue la réussite de votre onboarding.

• L’arrivée dans l’entreprise : suivez le calendrier des actions que vous avez préparé en amont. Pour cela, accompagnez le salarié dans les différents locaux, auprès des différentes équipes, présentez-lui son service, expliquez le fonctionnement de l’entreprise, etc. Pour ne pas le noyer sous les informations, vous pouvez lui fournir des documents explicatifs qu’il pourra conserver.
• L’accompagnement : prenez un temps avec votre salarié pour discuter, répondre à ses questions et présenter les détails du poste. Votre nouvelle recrue a besoin d’être rassurée, votre rôle est donc d’être précis, attentif afin de créer une relation de confiance.

Certaines entreprises choisissent également de désigner un mentor pour accompagner les nouveaux arrivants durant les premiers jours.

3. Accompagner le salarié dans ses débuts

Bien entendu, il n’est pas question d’abandonner votre salarié dès son deuxième jour de travail dans votre entreprise. Livré à lui-même, il risque de vivre une mauvaise expérience et l’ensemble de votre démarche d’onboarding tombera à l’eau. Il est indispensable de poursuivre son intégration en l’accompagnant dans ses débuts.

• Le guider dans ses premiers pas : restez disponible et à l’écoute lors de ses premiers jours. Vous devez suivre son intégration au sein de l’équipe et son adéquation avec le poste pour assurer la réussite de votre onboarding.
• Les rendez-vous réguliers : prévoyez des réunions régulières afin de faire le point sur ses questionnements, ses avancées, etc. Ainsi, vous l’aidez à devenir autonome et à atteindre progressivement ses objectifs.

4. Mettre fin à l’onboarding

Après quelques semaines, vous devez clôturer le processus d’intégration RH. Pour cela, il est intéressant de récolter le feedback du salarié pour connaître son ressenti, sa perception de son accueil dans l’entreprise. Cette étape permet de vous améliorer pour un prochain onboarding et de conclure votre démarche. 

Pour réussir la mise en place de votre onboarding à travers des méthodes pertinentes et efficaces, nos assistants RH de TheAssistant sont à votre disposition. Gagnez du temps et profitez de notre expertise, on vous accompagne tout au long de votre processus de recrutement jusqu’à l’intégration des nouveaux salariés.