Recruter un assistant administratif - Le guide complet

Recruter un assistant administratif est une étape clé pour structurer et fluidifier la gestion quotidienne de votre entreprise. De la rédaction de la fiche de poste à l’entretien d’embauche, chaque étape compte pour trouver le bon profil. Quelles compétences privilégier ? Quelles questions poser en entretien ? Découvrez notre guide complet pour recruter efficacement un assistant administratif et optimiser votre processus de recrutement.

Le rôle de l’assistant administratif

L’assistant administratif est un acteur clé dans la gestion et l’organisation d’une entreprise. Il est responsable des activités administratives et organisationnelles, essentielles au bon fonctionnement des services.

Son rôle peut varier en fonction de la taille et du secteur de l’entreprise, mais il inclut généralement les tâches suivantes :

• Accueil physique et téléphonique
• Gestion des courriers, e-mails et documents administratifs
• Planification et organisation des rendez-vous et réunions
• Suivi des dossiers clients et fournisseurs
• Assistance à la comptabilité et gestion des factures
• Organisation des relances et échéances

Polyvalent et rigoureux, l’assistant administratif assure la coordination entre les différents services et interlocuteurs de l’entreprise.

Comment rédiger une fiche de poste ?

La fiche de poste est un document essentiel pour définir clairement les missions et compétences requises pour le poste. Voici les étapes clés pour rédiger une fiche de poste efficace.

Identification du poste

Dans un premier temps, votre fiche doit comporter une identification précise du poste. Il s’agit ici de poser les bases du poste d’assistant administratif.

Commencez par indiquer l’intitulé du poste, sa nature ainsi que son rattachement hiérarchique. Vous avez également la possibilité d’aller plus loin en ajoutant les effectifs, l’environnement de travail, etc. 

Ensuite, il est important d’inscrire qui sont les interlocuteurs de votre assistant administratif, en interne et en externe. Par exemple, il peut être en relation avec les fournisseurs, les clients, la hiérarchie ou un service spécifique.

Description des missions

Dans cette seconde partie de la fiche, vous devez établir une description du poste en listant ses missions.

Nous vous recommandons de séparer les missions principales et les missions secondaires du poste d’assistant administratif. Cette méthode vous permettra de différencier les compétences obligatoires des moins importantes, c’est très utile en cas de recrutement.

Après la liste des activités et des tâches menées par l’assistant administratif, indiquez les moyens mis à disposition (ex : logiciels ou outils informatiques), ainsi que les conditions de travail. En effet, il est intéressant d’ajouter le lieu de travail, le volume horaire, le type de contrat ou encore les contraintes pour décrire précisément le poste.

Profil recherché

Enfin, il vous reste à déterminer le profil de votre assistant administratif pour terminer votre fiche de poste pour embaucher le candidat parfait. Pour cela, décrivez avec précision les compétences requises pour assurer le poste. 

Parmi les compétences, il y a les savoir-faire et les savoir-être. Les savoir-faire désignent les capacités techniques du collaborateur, c’est la maîtrise et la pratique d’un domaine. Le savoir-être, aussi appelé soft skills, regroupe les aptitudes et les qualités personnelles qui sont tout aussi importantes pour le poste.

Modèle de fiche de poste d’assistant administratif

Aidez-vous de notre exemple de fiche de poste assistant administratif ci-dessous.

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* Il s’agit d’une fiche de poste non exhaustive. N’hésitez pas à l’adapter selon vos besoins.

Vous souhaitez également un exemple pour un assistant RH ? Découvrez notre modèle de fiche de poste assistant RH.

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Bon à savoir : Créer une fiche de poste complète est une activité chronophage. Pour réaliser une fiche de poste complète et adaptée à vos besoins, n’hésitez pas à déléguer cette mission à un professionnel compétent tel que TheAssistant.

Compétences et qualifications essentielles

Les assistants administratifs peuvent avoir des profils variés. D’où l’importance d’une feuille de route pour repérer les compétences et qualifications essentielles.

Diplômes et formations

Un assistant administratif peut avoir suivi diverses formations, comme :

• Un BTS Gestion de la PME, Assistant de gestion ou Support à l’action managériale
• Un DUT Gestion des entreprises et des administrations
• Une licence professionnelle en gestion administrative

Expérience et savoir-faire

• Expérience préalable dans un rôle administratif souhaitée
• Bonne maîtrise de l’orthographe et de la rédaction
• Connaissance des procédures administratives et comptables

Qualités interpersonnelles

• Proactivité et adaptabilité
• Capacité à travailler en équipe et en autonomie
• Bonne gestion du stress et des priorités

13 questions d’entretien pour recruter un assistant

Mener un entretien d’embauche demande de préparer des questions pour collecter des réponses à même de dresser le profil du candidat interrogé. Quels sont ses savoir-faire et savoir-être ? 

Savoir-faire

Un savoir-faire correspond à une compétence ou à une expérience vécue dans l'exercice d'une activité. Pour connaître le degré d’expérience de votre futur assistant 5 questions s’imposent :

1. Maîtrisez-vous l’environnement Microsoft Office ou des logiciels similaires ?

Quelle que soit l’entreprise dans laquelle il travaille, l’assistant administratif devra maîtriser ses logiciels. Un minimum doit être acquis. Comparer des outils similaires est un bon moyen de rassurer l’employeur et lui montrer qu’il peut compter sur vous pour s’adapter à ses programmes.

2. Comment gérez-vous les appels entrants et les demandes téléphoniques ?

Savoir gérer le téléphone est un bon indice sur la capacité d’un assistant à gérer le stress et son travail. Parler calmement, savoir prendre des messages, gérer le fait d’être interrompu dans une tâche, sont des savoir-faire importants à ne pas négliger.

3. Quels critères utilisez-vous pour hiérarchiser vos tâches ?

La faculté d’organisation fait partie des qualités essentielles que l’on attend d’un assistant administratif. Comprendre comment une personne traite ce qu’elle estime ne pas être une urgence peut permettre de détecter la phobie administrative. Loin d’être un mythe, la phobie du papier peut se révéler particulièrement handicapante dans une entreprise où l’administration est cruciale.

4. Avez-vous déjà utilisé des logiciels de collaboration ?

L’utilisation de logiciels de collaboration est essentielle dans l’organisation du quotidien d’une société. Trello, Slack, l’agenda Outlook, il est important d’être à l’aise avec ce type de programmes. On attend d’un assistant qu’il ait les bons réflexes (mise à jour, mise à place d’alertes sur les modifications de dernière minute ou d’un évènement à venir).

5. Comment organiseriez-vous un agenda partagé ?

Partager un agenda permet de connaître les évènements du jour ou de la semaine sans avoir à déranger. Un minimum d’éléments doit y être inscrit (ordre du jour d’une réunion, nom et fonction des personnes à rencontrer, lieu d’un évènement, etc.). C’est l’occasion de partager ce que l’on a l’habitude d’y faire figurer et pourquoi.

6. Comment faites-vous pour organiser les relances et gérer des échéances ?

Présenter les étapes d’un rétro planning pour ne pas passer à côté d’un délai est ce qu’on attendra du futur assistant sur cette question. Un assistant est aussi un pense-bête pour la gestion des relances et des échéances pourraient être d’ailleurs envisagée pour l’aider dans cette tâche.

Savoir-être

Le savoir-être, ce sont les qualités personnelles d'un individu qui reflètent la manière dont il se comporte dans un environnement professionnel.

7. Selon vous, quels sont les savoir-être indispensables pour ce poste ?

Bien plus importantes que les savoir-faire, ces qualités déterminent si vous partagez les mêmes valeurs que votre interlocuteur, faisant de vous le collègue idéal.

8. Pouvez-vous donner un exemple de situation où vous avez été proactif ?

La proactivité est une qualité plus qu’appréciable au travail. Savoir chercher seul, aller plus loin que ce qui a été demandé pour y apporter de la valeur ajoutée, c’est ce qu’on recherche dans le milieu professionnel.

9. Comment gérez-vous les situations d’urgence ?

Savoir traiter en priorité les demandes de ses collègues, de son manager ou encore des clients peut s’avérer difficile. C’est pourquoi il est utile de comprendre comment vous évaluez une demande en fonction de son importance et/ou de son urgence.

10. Comment communiquez-vous avec une équipe en présentiel et à distance ?

La communication est la clé d’un environnement de travail sein et proactif. Savoir transmettre l’information et la collecter est-ce qu’on attend d’un assistant administratif. Avec le télétravail, il est encore plus important de savoir faire circuler l’info.

11. Quelle est votre réaction face à une erreur que vous avez commise ?

Ici, deux types d’erreur sont suggérés : celle que vous avez commise et celle que vous avez découverte. Assumer la responsabilité de ses erreurs, trouver une solution pour la surmonter et surtout ne pas la cacher est la moindre des choses. Faire preuve de bienveillance et apporter une solution est également ce qu’on attend d’un assistant s’il découvre l’erreur d’un tiers.

12. Comment gérez-vous le lien avec la hiérarchie et les personnes dont vous devez répondre ?

Connaître sa place dans l’organigramme est capital. Il faut savoir de qui l’on répond et de qui vous répondez afin de bien avoir en tête les responsabilités à endosser.

13. De quelle manière gérez-vous les conflits ?

Être confronté à un conflit au travail n’est pas rare. Etre à l’écoute de chaque partie, rester objectif et juste est le minimum de ce que l’on attend d’un assistant.

Comment évaluer les réponses des candidats

Pour vous aider à évaluer un candidat, plusieurs critères sont à analyser :

• Précision et pertinence : le candidat doit être capable de répondre clairement et de manière détaillée.
• Cohérence avec l’expérience précédente : les compétences mentionnées doivent refléter un vécu professionnel.
• Attitude et comportement : un assistant administratif doit être calme, organisé et capable de gérer plusieurs tâches à la fois.
• Capacité à argumenter : le bon candidat doit pouvoir justifier ses choix et expériences.
• Mise en situation : ce type de question permet d’évaluer les compétences en action.

Pour vous aider, une grille d’évaluation d’entretien peut être très utile.

Processus d’intégration après l’embauche

Une bonne intégration favorise la rétention et l’engagement du nouvel assistant administratif. 

Prise de poste

Dès son arrivée, l’assistant administratif doit être accueilli dans les meilleures conditions afin de faciliter son intégration. Une présentation complète de l’entreprise, de son organisation, des procédures internes et des attentes liées à son poste lui permettra d’être rapidement opérationnel et d’adopter les bonnes pratiques dès le départ.

Suivi et évaluation

L’intégration ne s’arrête pas aux premières semaines de travail ; elle nécessite un suivi structuré sur plusieurs mois. Des entretiens sont à prévoir, à un mois, trois mois et six mois après la prise de poste pour évaluer l’adaptation du collaborateur et d’identifier d’éventuelles difficultés. Ces échanges permettent d’apporter les ajustements nécessaires et de proposer des solutions adaptées pour améliorer sa prise en main du poste. 

En suivant ce guide, vous serez en mesure de recruter, intégrer et accompagner efficacement votre futur assistant administratif tout en structurant vos processus internes.