15 questions pour un entretien d'assistant administratif

Les savoir-faire d’un assistant administratif

Un savoir-faire correspond à une compétence ou à une expérience vécue dans l'exercice d'une activité, ici assistant administratif.

1. Maîtrisez-vous l’environnement Microsoft ou des programmes similaires ?

Quelle que soit l’entreprise dans laquelle il travaille, l’assistant administratif devra maîtriser ses logiciels. Un minimum doit être acquis. Comparer des outils similaires est un bon moyen de rassurer l’employeur et lui montrer qu’il peut compter sur vous pour s’adapter à ses programmes.

2. Etes-vous familier avec l’utilisation de logiciels de collaboration ?

L’utilisation de logiciels de collaboration est essentielle dans l’organisation du quotidien d’une société. Trello, Slacks, l’agenda Outlook, il est important d’être à l’aise avec ce type de programmes. On attend d‘un assistant qu’il ait les bons réflexes (mise à jour, mise à place d’alertes sur les modifications de dernière minute ou d’un évènement à venir).

3. Quelles informations feriez-vous apparaître dans un agenda partagé ? 

Partager un agenda permet de connaître les évènements du jour ou de la semaine sans avoir à déranger. Un minimum d’éléments doit y être inscrit (ordre du jour d’une réunion, nom et fonction des personnes à rencontrer, lieu d’un évènement, etc.). C’est l’occasion de partager ce que l’on a l’habitude d’y faire figurer et pourquoi.

4. D’après quels critères hiérarchisez-vous vos tâches ?

La faculté d’organisation fait partie des qualités essentielles que l’on attend d’un assistant administratif. Comprendre comment une personne traite ce qu’elle estime ne pas être une urgence peut permettre de détecter la phobie administrative. Loin d’être un mythe, la phobie du papier peut se révéler particulièrement handicapante dans une entreprise où l’administration est cruciale.

5. Comment gérez-vous les appels entrants et les demandes téléphoniques ?

Savoir gérer le téléphone est un bon indice sur la capacité d’un assistant à gérer le stress et son travail. Parler calmement, savoir prendre des messages, gérer le fait d’être interrompu dans une tâche, sont des savoir-faire importants à ne pas négliger.

6. Comment priorisez-vous les demandes ?

Savoir traiter en priorité les demandes de ses collègues, de son manager ou encore des clients peut s’avérer difficile. C’est pourquoi il est utile de comprendre comment vous évaluez une demande en fonction de son importance et/ou de son urgence.

7. Comment faites-vous pour organiser les relances et gérer des échéances ?

Présenter les étapes d’un rétro planning pour ne pas passer à côté d’un délai est ce qu’on attendra du futur assistant sur cette question. Une secrétaire virtuelle comme pense-bête pour la gestion des relances et des échéances pourrait être d’ailleurs envisagée pour l’aider dans cette tâche.

Les savoir-être de l’assistant administratif

Le savoir-être, ce sont les qualités personnelles d'un individu qui reflètent la manière dont il se comporte dans un environnement professionnel.

8. Selon vous, quels sont les savoir-être indispensables pour ce poste ?

Bien plus importantes que les savoir-faire, ces qualités déterminent si vous partagez les mêmes valeurs que votre interlocuteur, faisant de vous le collègue idéal.

9. Pourriez-vous décrire une situation dans laquelle vous avez été proactif ?

La proactivité est une qualité plus qu’appréciable au travail. Savoir chercher seul, aller plus loin que ce qui a été demandé pour y apporter de la valeur ajoutée, c’est ce qu’on recherche dans le milieu professionnel. 

10. Pourriez-vous décrire une situation dans laquelle vous avez fait preuve d’une grande adaptabilité ? 

S’adapter à son interlocuteur, à une demande incongrue ou à une urgence, sont des situations fréquentes au travail. D’où l’importance de connaître la capacité d’adaptation de l’assistant notamment si l’entreprise à l’habitude de gérer des situations difficiles.

11. Comment organisez-vous la communication avec l’équipe sur place et en TT ? 

La communication est la clé d’un environnement de travail sein et proactif. Savoir transmettre l’information et la collecter est ce qu’on attend d’un assistant administratif. Avec le télétravail, il est encore plus important de savoir faire circuler l’info.

12. Comment gérez-vous le lien avec la hiérarchie et les personnes dont vous devez répondre ?

Connaître sa place dans l’organigramme est capital. Il faut savoir de qui l’on répond et de qui vous répondez afin de bien avoir en tête les responsabilités à endosser.

13. Quelle est votre réaction face à l’erreur ?

Ici, deux types d’erreur sont suggérés : celle que vous avez commise et celle que vous avez découverte. Assumer la responsabilité de ses erreurs, trouver une solution pour la surmonter et surtout ne pas la cacher est la moindre des choses. Faire preuve de bienveillance et apporter une solution est également ce qu’on attend d’un assistant s’il découvre l’erreur d’un tiers.

14. Comment gérez-vous les situations d’urgence ?

Savoir être maître soi et demander de l’aide sont les qualités espérées pour gérer des situations d’urgence. A l’impossible nul n’est tenu mais rester poli n’est pas une option.

15.  De quelle manière gérez-vous les conflits ?

Etre confronté à un conflit au travail n’est pas rare. Etre à l’écoute de chaque partie, rester objectif et juste est le minimum de ce que l’on attend d’un assistant.

Notez que toutes ces questions peuvent également servir à préparer un entretien téléphonique.