Prise de référence : comment faire concrètement ?

Qu’est-ce que la prise de référence ?

La prise de référence, aussi appelée contrôle de référence, est une démarche effectuée pendant  le processus de recrutement par les recruteurs afin de les aider à la prise de décision. Elle  consiste à contacter les anciens employeurs du candidat. 

L’objectif de cette pratique est de vérifier l’exactitude des informations transmises par un  candidat lors d’un entretien d’embauche. Elle permet de lever les doutes, mais également d’en  savoir plus sur les compétences et aptitudes professionnelles du candidat. 

Le contrôle de référence n’est pas une étape obligatoire du processus de recrutement. Elle peut  être mise en place après un premier entretien d’embauche et afin de guider le choix du recruteur  à la fin du procédé. 

Ainsi, cette étape vient en soutien pour sécuriser le recrutement en validant, ou non, le  candidat. 

4 étapes pour réaliser une prise de référence 

La pratique d’un contrôle de référence doit être minutieusement préparée et encadrée pour  obtenir les informations souhaitées sans franchir les limites légales. Voici les 4 étapes à suivre pour réussir la prise de référence : 

1. Obtenir la permission du candidat. Il est nécessaire d’avoir le consentement écrit du  candidat pour effectuer une prise de référence. Sans cela, l’entreprise à l’interdiction d’utiliser  cette méthode, c’est illégal. Une fois qu’il a donné son accord, le postulant peut fournir les  coordonnées des personnes à contacter (ancien employeur, manager, responsable, etc.)
2. Préparer les questions en amont. Les questions posées à l’ancien employeur doivent être  directement liées au poste proposé au candidat. La durée du contrat, les missions effectuées, le  savoir-être du postulant, ses qualités et défauts, la raison de la fin du contrat ; le recruteur doit  obtenir les réponses qu’il recherche pour l’aider dans le recrutement. Pour récolter des  informations transparentes et complètes, il est préférable de poser des questions ouvertes, sans  influencer l’interlocuteur. 
3. Prendre contact avec le bon interlocuteur. Afin d’obtenir des réponses sincères et  pertinentes, il est nécessaire de contacter la personne qui travaillait directement avec le  postulant : son N+1. Rien ne sert de contacter le directeur d’une grande entreprise. Le manager  ou le responsable de l’ancien poste du candidat sera plus en mesure de réponse aux questions.  De même, si le candidat est actuellement en poste dans une entreprise, il est préférable de ne  pas contacter son employeur et de rester discret afin de ne pas mettre en difficulté le postulant.
4. Effectuer plusieurs prises de référence. Pour récolter différents avis, nous conseillons  d’effectuer au moins deux prises de référence. En effet, selon les conditions de départ du  candidat, la relation entre lui et son ancien employeur, les informations et les impressions peuvent varier. Avec plusieurs contrôles de référence, le recruteur possède une vision globale  des aptitudes et des compétences du candidat. La prise de décision est plus juste, le risque  d’être influencé est réduit. 

Pour compléter la prise de référence, il est possible de compléter les informations en effectuant  des recherches sur les réseaux sociaux, notamment grâce à Linkedin. 

Prise de référence : que dit la loi ?

Vous l’aurez compris, la prise de référence est encadrée par la législation afin d’éviter les abus. La  loi est intransigeante, particulièrement sur deux points : le respect du consentement et la  réglementation des questions. 

En effet, selon l’article L.1221-8 et L.1221-9, « Aucune information concernant personnellement  un candidat à un emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté  préalablement à sa connaissance ». D’un point de vue légal, il est strictement interdit pour le  recruteur d’effectuer une démarche de prise de référence sans avoir le consentement du  candidat. Pour se protéger des sanctions judiciaires, il est préférable d’obtenir un accord écrit et  signé avant tout contrôle de référence. 

Les questions posées à l’ancien employeur portant sur la vie privée du candidat (orientation  sexuelle, religion, situation familiale, etc.) sont formellement exclues par le Code du Travail.  Comme l’indique l’article L.1221-6, les « informations doivent présenter un lien direct et  nécessaire avec l’emploi proposé […] ». Par conséquent, les questions ne doivent pas être  d’ordre privé ni faire l’objet de discriminations. Elles ont pour but d’évaluer les capacités du  candidat à occuper le poste proposé. 

Candidat, comment refuser une prise de référence ?

Comme indiqué ci-dessus, la prise de référence est possible seulement si le candidat a donné  son accord écrit. En l’absence de consentement, le recruteur n’a pas le droit de contacter les  référents. 

Par exemple, le postulant peut tout à fait refuser cette pratique dans le cas où il aurait quitté son  ancienne entreprise dans de mauvaises conditions, il peut craindre le jugement négatif de son ex employeur. 

Pourquoi demander des références ? 

En demandant des références, le recruteur souhaite avant tout vérifier les informations apportées  par le candidat et donc, son honnêteté. Ensuite, la prise de référence peut également aider le  recruteur à faire un choix en apprenant à connaître plus en détail le parcours et les aptitudes du  postulant. 

Bien entendu, le recruteur doit pouvoir prendre du recul sur la prise de référence pour se faire sa  propre opinion du postulant. C’est une démarche qui est faite pour élargir ses connaissances du  candidat et non pour le juger. 

Et si vous déléguiez la prise de référence ?

Lors du processus de recrutement, le contrôle de référence est une démarche importante pour  aider à la prise de décision. Pourtant, c’est une mission qui demande beaucoup de temps et qui  peut sembler chronophage pour le recruteur. 

Avec l’entretien d’embauche, la demande de consentement, la récolte des coordonnées, le  rendez-vous avec l’ancien employeur puis la synthèse de l’échange, la prise de référence peut  s’avérer longue et complexe.

N’hésitez plus, déléguez cette mission en faisant appel à un assistant RH disponible, réactif et  pertinent. TheAssistant vous accompagne et réalise, pour vous, le contrôle de référence.  

En choisissant d’externaliser ce processus, vous gagnez du temps, mais aussi une meilleure qualité de prise de référence. Avec TheAssistante, bénéficiez de leur œil extérieur pour faire le bon choix de recrutement.