Employeur : comment assurer les entretiens annuels ?

Ensemble, retraçons les points-clés à maîtriser pour réussir vos entretiens annuels. Pour vous accompagner, vous retrouverez à la fin de cet article un modèle de grille d’évaluation.

Quel est l’intérêt de l’entretien annuel ?

L’entretien annuel est un moment décisif pour vous comme pour vos collaborateurs.

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Il vous permet d’évaluer les aptitudes de votre salarié selon les besoins du poste et de faire un point sur son efficacité et ses performances. À travers cet entretien, votre objectif est d’instaurer des axes d’amélioration afin d’anticiper l’année à venir.

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Il s’agit avant tout d’un échange entre vous et vos collaborateurs. Généralement, cette rencontre prend la forme d’un entretien, elle peut faire l’objet d’une appréciation ou même d'une notation. Bien entendu, la législation n’indique aucune formalité, vous pouvez mener ce rendez-vous comme vous le souhaitez.

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60 % des salariés estiment que l’entretien annuel est un moment intéressant et utile. En effet, le salarié peut faire remontrer certaines problématiques et faire part de ses projets. C’est aussi l’occasion idéale pour demander à évoluer, avec une promotion, une formation, etc. Comme une expérience candidat favorable lors du recrutement, les entretiens annuels permettent de conserver un lien entre le salarié et la hiérarchie, mais aussi de motiver et engager les équipes.

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Bien que cet entretien annuel ne soit pas obligatoire, certaines conventions collectives peuvent l’imposer aux entreprises. Attention à ne pas confondre avec l’entretien professionnel qui, lui, doit être obligatoirement mis en place tous les deux ans.

Déléguez l’organisation des entretiens annuels

Par manque de temps, de nombreux employeurs mettent de côté les entretiens annuels. Par conséquent, ils ne connaissent pas vraiment les capacités de leurs collaborateurs et ne peuvent pas établir des points d’amélioration. Les entreprises n’optimisent donc pas leurs performances. Avec TheAssistant, optez pour une externalisation du processus en confiant la préparation et l’organisation des entretiens à nos assistants RH. 

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Nous nous adaptons à vos demandes pour vous faire gagner du temps, de l’argent et des résultats de qualité.

Comment préparer et mener un entretien annuel en 12 points ?

La réussite de vos entretiens annuels dépend principalement de votre organisation. Pour obtenir de vrais résultats, vous devez maîtriser certaines étapes.

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En amont de l’entretien d’évaluation, vous devez :

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1. Programmer l’entretien annuel. Fixez une plage horaire dédiée exclusivement à cet entretien.
2. Informer le salarié en amont. Prévenez le collaborateur quelques semaines plus tôt afin que, lui aussi, puisse préparer la rencontre.
3. Reprendre les objectifs fixés l’année précédente. Gardez en tête les objectifs passés pour être en capacité d’établir un bilan pertinent.
4. Lister les points forts du salarié. Il est essentiel de valoriser ses atouts (compétences professionnelles, qualités, savoir-être, etc.). 
5. Prévoir des axes d’amélioration. À l’inverse des points forts, vous devez aussi partager des axes d’amélioration pertinents et justifiés pour optimiser la productivité.
6. Fournir une auto-évaluation au salarié (facultatif). Certains employeurs fournissent une fiche d’auto-évaluation avant l’entretien pour anticiper l’échange.

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Pendant l’entretien annuel, votre rôle est de :

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7. Faire un bilan de l’année passée. Faites un retour sur l’ensemble du travail effectué par le salarié et la réalisation des objectifs. Vous pouvez également demander à votre collaborateur comment est-ce qu’il se sent dans l’entreprise, ce qu’il pense de son année, son ressenti, etc.
8. Évaluer les aptitudes du salarié. Vous devez mettre en avant ses points forts, ses qualités, ses compétences, mais aussi présenter les axes d’amélioration. Vos remarques doivent être justifiées pour être comprises.
9. Fixer de nouveaux objectifs clairs et précis. Trouvez un accord commun avec votre salarié pour fixer les objectifs de cette nouvelle année.
10. Pratiquer une écoute active. Il ne s’agit pas d’un échange unilatéral, prenez le temps d’écouter votre salarié pour répondre à ses besoins et instaurer un climat de confiance.

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Durant la rencontre, vos questions doivent être transparentes et objectives. Il est interdit d’évaluer le collaborateur sur des critères discriminants ou en relevant de sa vie privée.

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Attention, votre rôle ne s’arrête pas ici. Après l’entretien annuel d’évaluation, vous devez :

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11. Faire un compte-rendu écrit. Cette étape n’est pas obligatoire, mais elle permet de conserver une trace écrite et facilite le suivi des améliorations. 

Établir un plan d’action. Afin d’optimiser la productivité de l’entreprise en instaurant des aménagements, vous devez rencontrer le service des ressources humaines pour réorganiser les équipes, promouvoir un salarié, instaurer une formation, etc.

Notre exemple de grille d’évaluation d’entretien annuel

Pour assurer la réussite de votre entretien annuel, nous vous proposons ci-dessous un exemple de grille d’évaluation, aussi appelée grille d’appréciation. Nous vous conseillons de l’ajuster en fonction de l’activité du salarié.

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*1 = Axe d’amélioration prioritaire • 2 = Inférieur au niveau attendu • 3 = Égal au niveau attendu • 4 = Supérieur au niveau attendu • 5 = Excellent