Tâches à déléguer : comment les choisir pour mieux vous organiser

Le pouvoir de déléguer

Déléguer n’est pas synonyme de « lâcher prise » mais de stratégie. En effet, il existe un lien  incontestable entre délégation et productivité. En identifiant les tâches qui prennent du temps ou qui ne relèvent pas de votre expertise, vous libérez de l’énergie pour vous concentrer sur les priorités.

Que vous soyez entrepreneurs ou managers, la délégation vous apportera :

• Un gain de temps pour vous concentrer sur vos activités stratégiques.
• Une réduction de la charge mentale en supprimant les tâches à faible valeur ajoutée.
• Une meilleure qualité de vie grâce à un équilibre vie pro/perso optimisé.

Mais savoir déléguer n’est pas toujours simple.

‍Les freins à surmonter pour déléguer

‍« Personne ne peut faire les choses comme je fais », « déléguer prend trop de temps ; il va falloir former » … Ces pensées sont courantes, mais surtout limitantes. En réalité, un assistant qualifié peut accomplir ces tâches aussi bien (voire mieux) que vous, s’il a toutes les clés en main.

Pour que la délégation se passe bien, posez un cadre de délégation :

• Faites une liste pour exposer clairement vos attentes et vos objectifs ; 
• Rédigez ou faites rédiger un guide répertoriant les procédures à suivre, que votre assistant pourra facilement consulter ;
• Organisez des check-ins réguliers pour ajuster les procédures et évitez les erreurs.

N’oubliez pas, déléguer est une compétence qui s’améliore avec le temps. Analysez les résultats et adaptez votre stratégie.

‍Les tâches à déléguer

‍Parmi les techniques pour déléguer, il y a la méthode des 6 T.

Les 6T sont un outil efficace pour identifier les tâches à confier. Il y a le T pour :

1. Tiny (= tout petit) : il s’agit des tâches petites et répétitives, comme le tri des emails.
2. Tedious (= fastidieux) : on vise ici des activités « ennuyeuses », parfois récurrentes, comme la mise à jour des données par exemple.
3. Time-consuming (= chronophage) : ce sont les activités qui prennent du temps mais pourraient être automatisées ou confiées à un assistant, comme les prises de rendez-vous ou la comptabilité.
4. Teachable (= enseignable) : les tâches à déléguer doivent être simples à expliquer.
5. Terrible at (= pénible) : ce sont les choses que vous n’aimez pas faire ou maîtrisez mal.
6. Time-sensitive (= urgent) : comprenez, les tâches urgentes, qui pourraient perturber votre planning comme les relances en raison de délais.

Bon à savoir :
‍Une analyse hebdomadaire peut révéler des opportunités de délégation à forte efficacité.
Pour évaluer la valeur d’une tâche, comparez-les en vous demandant si :
- Cette tâche peut-elle être mieux réalisée par quelqu’un d’autre ?
- Quel est le coût-opportunité de la garder sous votre responsabilité ?
En fonction de la réponse, vous serez à même de classer vos tâches en deux catégories :
- Les tâches critiques : stratégiques, liées à vos objectifs à long terme (à conserver);
- Les tâches secondaires : opérationnelles, sans impact direct sur vos résultats (à déléguer).

Quoi que vous décidiez, concentrez-vous sur les activités où votre expertise apporte une valeur unique, et délestez-vous du reste.

‍Liste des tâches à confier à un assistant virtuel

‍Nos utilisateurs ont essentiellement recours à TheAssistant pour leurs tâches :

• Administratives : automatisation des processus internes ; saisie de données ; prise de rendez-vous ; traduction de documents ;
• Personnelles : gestion du calendrier ; organisation de voyages d’affaires ; réservation de vols ou de week-end ; coordination des déplacements ;
• Comptables et pré-comptables : gestion de factures ; mise à jour des plannings ; relance ; préparation de compte-rendu ou de rapports ;
• RH et juridique : recherche et tri des candidatures ; onboarding ; rédaction de contrats.

Le fait de déléguer ces tâches a un réel impact sur leur quotidien :

Hugo Bentz, ambassadeur TheAssistant et CEO @ Freezbee, «J’ai récupéré 3-4 heures par mois, mais surtout, j’aborde mes deadlines administratives sans stress.»

‍Gabrielle Joinau Tavernier, Co-fondatrice @Audrey & Gabrielle, « La solution a suivi l’évolution de nos besoins. »

‍Frank Famose, Chef d'entreprise & Président de l’Ordre des vétérinaires d’Occitanie, « Toutes les demandes font l'objet d'une réponse adaptée. Cela crée de la confiance. »

‍Julien Decroix, Président et co-fondateur @Addingwell, « Le coût est ultra-compétitif. La solution me fait gagner, bien plus que cela ne me coûte. En plus, ce qui m’a marqué, c’est qu’il y a des vraies personnes derrière. Quand j’ai un sujet, c’est facile de les contacter, et c'est rassurant. »

‍Faites de la délégation une compétence essentielle

‍S’améliorer dans l’art de la délégation n’est pas une option, mais une nécessité. Investir sur un assistant c’est :

• Une productivité accrue.
• Un meilleur équilibre vie pro/perso.
• Une chance de voir son succès professionnel décuplé.

Passez à l’action et adoptez une approche stratégique de la délégation.

Ne laissez plus les tâches chronophages freiner votre potentiel. Savoir déléguer, c’est aussi savoir avancer.