Quelles tâches peuvent et doivent être déléguées ?

Vous cherchez une méthode simple pour savoir si vous devez oui ou non déléguer telle ou telle tâche ? Voici comment, chez TheAssistant, nous parvenons à répondre de façon claire à cette question !

1. Listez vos tâches et responsabilités

Pour savoir comment déléguer, il faut d’abord déterminer ce qu’il faut déléguer ! Afin d’avoir une vision d’ensemble et pour ne pas avoir à répéter ce processus de trop nombreuses fois — le but de la délégation étant de vous faire gagner du temps — nous vous recommandons de prendre en considération vos tâches et responsabilités en adoptant une vision sur le long terme.

Pour cela, commencez par définir une liste d’objectifs mensuels ou trimestriels. Ensuite, décomposez ces objectifs en petites étapes, en énumérant les tâches quotidiennes et hebdomadaires nécessaires à la réalisation de ces objectifs.

Puis, dressez la liste des tâches que vous effectuez fréquemment, sur une base quotidienne ou hebdomadaire. Il peut s’agir de la rédaction de rapports, d’établir un calendrier, de répondre à des courriels, de diriger des réunions ou de participer à des conférences téléphoniques. Cet exercice peut s’avérer très utile, car il vous donne une idée générale de la façon dont les exigences de votre poste se traduisent en activités quotidiennes.

À ce stade, vous devriez déjà avoir une jolie liste !

2. Déterminez un score de délégation

Dans cette seconde étape, votre objectif va être d’associer chaque tâche à un score allant de 1 à 5, représentant la possibilité de déléguer une tâche.

Voici à quoi correspondent les scores : 

• Niveau 1 : Tâches que les chefs d’équipe doivent accomplir.
• Niveau 2 : Tâches que les chefs d’équipe doivent effectuer, mais pour lesquelles l’équipe peut apporter son soutien.
• Niveau 3 : Tâches que les chefs d’équipe pourraient faire, mais que les membres de l’équipe pourraient tout aussi bien faire si on leur en donnait l’occasion.
• Niveau 4 : Tâches que les membres de l’équipe devraient faire, tout en sachant que leur chef d’équipe peut leur venir en aide si nécessaire.
• Niveau 5 : Tâches que les membres de l’équipe doivent accomplir.

3. Quelles tâches doivent être déléguées ?

Vous avez attribué de manière honnête une note à chacune de vos tâches et responsabilités ? Parfait, vous allez tout de suite savoir quelles sont celles que vous pouvez/devez déléguer !

• Score allant de 5 à 4 : ce sont les tâches et responsabilités que vous devez déléguer ;
• Score de 3 : ce sont les tâches et responsabilités que vous avez la possibilité de déléguer ;
• Score de 2 : ce sont les tâches et responsabilités que vous pourriez déléguer, mais qui nécessiteraient votre supervision ;
• Score de 1 : ce sont les tâches et responsabilités que vous ne pouvez pas déléguer.

4. À qui puis-je déléguer ?

Enfin, utilisez les quatre questions ci-dessous pour vous aider à déterminer quelle personne est la mieux placée pour assumer chaque tâche/responsabilité :

1. Qui peut accomplir cette tâche mieux que moi ?

2. Qui peut faire cette tâche à ma place, bien que cela risque de lui prendre du temps ?

3. Qui peut accomplir la tâche à moindre coût que moi ?

4. Qui peut s’acquitter de la tâche dans un meilleur délai que moi, même si nous ne procédons pas de la même façon pour parvenir à l’objectif ?

Exemples de tâches à déléguer

Selon la revue Harvard Business, les « travailleurs du savoir » consacreraient en moyenne 41 % de leur temps à des tâches qu’ils pourraient aisément confier à quelqu'un d'autre. 

Alors n’hésitez plus : piochez dans cette liste ou déterminez vos propres possibilités, et déléguez ! 

• Gestion des salaires
• Envoi de devis, de relances et de factures
• Réalisation et suivi d’un budget
• Classification de documents/fichiers
• Organisation d’un voyage
• Réservation d’un restaurant/vol/hôtel
• Recherche d’un lieu pour un événement
• Gestion des emails
• Transcription audio
• Mise à jour d’un CRM
• Rédaction d’un rapport
• Création d’un PowerPoint
• Rédaction d’un compte-rendu de réunion
• Création d’un site internet
• Rédaction d’articles de blog
• Conception d’un logo
• Création et programmation de contenus pour les réseaux sociaux
• Recherche de visuels pour votre site ou vos supports
• Relecture et correction d’un document
• Préparation et envoi d’une newsletter 
• Prospection LinkedIn
• Publication une fiche de poste
• Réalisation d’un entretien téléphonique
• Rédaction de contrats
• Envoi de colis
• Saisie de données
• Réalisation d’une veille concurrentielle

Plus d’idées de tâches à déléguer ? Avec TheAssistant, votre assistant personnel s’adapte à tous vos besoins !