Méthode PDCA : comment l'utiliser ?

Qu’est-ce que la méthode PDCA ?

Basée sur les travaux du physicien et statisticien Walter A. Shewhart, la méthode PDCA est une stratégie de résolution de problèmes qui adopte une démarche d’amélioration continue. C’est la raison pour laquelle on parle plus exactement de « cycle PDCA ». 

Les lettres « PDCA » sont pour « Plan-Do-Check-Act », « Planifier-Déployer-Contrôler-Agir » en français.

Cela vous paraît abstrait ? Nous allons entrer dans les détails de chaque étape pour vous aider à y voir plus clair !

Quels sont les avantages de la méthode PDCA ?

Le principe PDCA est de mettre l'accent sur la minimisation des erreurs et la maximisation des résultats. Cela est possible car la stratégie donne une place importante, voire prépondérante, à la vérification continue ainsi qu’à une réflexion constante. Cela évite de perdre du temps puisque, et c’est tout l’intérêt de la méthode, on apprend de ses erreurs pour progresser intelligemment. 

Le fait de constater régulièrement des améliorations, aussi petites soient-elles, est un bon moyen de renforcer l'estime de soi et la motivation. Si, dans le cas contraire, une personne cesse de progresser, elle restera statique et trouvera de moins en moins de sens à son travail.

Comment utiliser la méthode PDCA ?

Il faudra suivre 4 étapes pour appliquer la méthode PDCA.

Étape 1 : Planifier

Pour résoudre un problème, il faut en premier lieu l’avoir identifié avec précision. C’est de cette façon que vous connaîtrez les objectifs à atteindre. Ils sont à formuler de façon concrète. Exemple : Augmenter le taux de conversion du site Internet 3,18 % à 5 % d’ici le 31 décembre 2022.

Une fois ces objectifs déterminés, il sera temps d’examiner les ressources disponibles pour parvenir à vos fins. Pour résumer, vous faites donc l’état des lieux de la situation actuelle.

Ces réflexions vous amèneront à la mise en place d’un planning et d’indicateurs de performance. Autrement dit, que doit-il se produire pour que tel ou tel changement soit considéré comme un succès ? Quelles sont les principales dates butoirs de votre cycle ?

Étape 2 : Déployer

Vous allez maintenant mettre en œuvre la solution à laquelle vous avez pensé. Procédez par petites étapes, à petite échelle. Par exemple, si le problème que vous souhaitez résoudre concerne une gamme entière de produits, commencez par tester votre solution sur un seul produit. Si le problème touche toute l’entreprise, expérimentez vos changements sur un premier département afin de réduire l’impact sur les opérations en cours. Gardez à l’esprit qu’il s’agit pour le moment d’une expérimentation, et non d’une transformation définitive.

Étape 3 : Contrôler

Cette phase de contrôle consiste à comparer les résultats obtenus avec ceux qui étaient espérés, définis lors de la première étape de planification. Dans l’idéal, rendez ces résultats visuels en les présentant par exemple sous forme de diagramme. Vous vous rendrez mieux compte du chemin parcouru. Les questions générales à vous poser sont les suivantes : Le problème initial a-t’il été résolu ? Les performances de l’entreprise ont-elles été améliorées ? 

S’il existe un écart entre les attentes et la réalité – et il y a des chances que cela soit le cas – il est important d’en comprendre la raison. Vos objectifs étaient-ils trop ambitieux ? L’un des indicateurs de performance est-il particulièrement absent ?

C’est ainsi que vous identifierez les points d’amélioration afin de mettre en place une nouvelle série de tests. N’oubliez pas que la méthode PDCA adopte une vision d’amélioration continue. Un retour à la seconde étape ne doit pas être considéré comme un échec, mais comme faisant partie d’un cycle normal, comme une preuve de sagesse. Avec cette prise de recul, vos résultats ne pourront qu’être meilleurs la prochaine fois ! 

Étape 4 : Agir

Tandis que, comme expliqué précédemment, l’étape 2 se concentre sur un petit niveau, cette dernière étape consiste à étendre votre plan d’action. Vous aurez obtenu ce plan d’action à l’étape 2, grâce aux diverses rectifications apportées à l’étape 3.

Vous connaîtrez désormais la ou les meilleures solutionspour atteindre votre objectif. Vous pourrez par conséquent la partager aux différents acteurs concernés et créer ou mettre à jour la documentation liée à ce processus. Saviez-vous cependant que l’externalisation de processus est une alternative ? Dans certains cas, elle engendre un gain de qualité, vous dégage du temps et réduit les coûts. Encore faut-il savoir déléguer efficacement !