Externalisation de la paie : pourquoi y avoir recours ?

Qu'est-ce que l'externalisation de la paie ?

L'externalisation de la paie est une activité courante à laquelle les compagnies recourent généralement afin de réduire la charge de travail du département des ressources humaines ou pour pallier un manque de compétences à ce sujet. Concrètement, cela consiste à confier à une société externe la gestion des salaires. Autrement dit, on délègue cette tâche souvent chronophage et complexe !

L'un des principaux objectifs de l'externalisation de la paie est de veiller à ce que tous les employés reçoivent leurs bulletins de salaire à temps chaque mois et de minimiser les erreurs potentielles. On parlera d’externalisation RH si l’intégralité du processus des ressources humaines est confiée à une entreprise tierce.

Pourquoi procéder à une externalisation de la paie ?

Pour réduire les coûts

Une gestion de la paie externalisée est, dans l’idéal, un moyen d’économiser. Les calculs sont à faire de votre côté mais, de manière générale, on peut dire que plus une entreprise est petite, plus l'externalisation de la paie est une solution rentable. La gestion interne de la paie implique en effet des coûts supplémentaires, tels que celui du logiciel choisi et celui d’une éventuelle formation.

La gestion de paie nécessite des connaissances pointues, aussi bien de l’ordre de la comptabilité que de la fiscalité et du juridique. Même dans une entreprise de plus de 10 employés, il n’est pas certain qu’une personne ait l’expertise requise. En embaucher une à plein temps sera rarement intéressant, financièrement parlant.

En somme, une paie externalisée est l’assurance d’un coût fixe par mois. Ce coût peut facilement être budgété si l’on part du principe que l’externalisation se fonde sur le nombre de bulletins de paie à émettre.

Pour gagner du temps

De nouveau, ce sont les petites et moyennes entreprises qui ont le plus à gagner en optant pour l’externalisation de la paie. Dans les entreprises de moins de 10 salariés, par exemple, il n’est pas rare que le dirigeant soit également la personne chargée de la gestion de la paie. Celui-ci a par conséquent moins de temps à consacrer au développement de l’entreprise.

Cela vaut pour les entreprises qui disposent d’un service RH, dont le personnel préfère généralement se concentrer sur la recherche de nouveaux talents et le bien-être des collaborateurs que sur l’édition des fiches de paie.

Pour bénéficier d’une expertise juridique

Il suffit de jeter un œil aux nombreuses lignes qui composent une fiche de paie pour se rendre compte de la complexité de celle-ci… En externalisant la paie, vous allez faire appel aux services d’un professionnel, qu’il s’agisse d’un expert-comptable ou d’un assistant RH. Ainsi, vous minimisez les risques d’erreurs ainsi que les retards de paiement. Vous évitez donc les litiges et traversez sereinement les contrôles de l’administration.

Comment se passe une externalisation de la paie ?

1. Le choix du prestataire

Différentes solutions s’offrent à vous concernant le choix d’un prestataire. Vous pouvez vous tourner vers un cabinet comptable, préférer un éditeur de logiciel, un gestionnaire de paie indépendant ou encore un cabinet d’externalisation de la paie. 

Cette dernière option sera par exemple plus adaptée si vous travaillez dans un secteur d’activité particulier, que votre entreprise présente des spécificités ou que vous souhaitez bénéficier de conseils en droit social. Dans le cas d’un cabinet comptable ou d’un cabinet d’externalisation de la paie, n’oubliez pas de définir un interlocuteur privilégié. Un gestionnaire indépendant, comme un assistant RH, pourra accomplir d’autres tâches pour vous (création d’une fiche de poste, rédaction d’un contrat de travail, saisie des congés des salariés…).

2. La passation 

Votre prestataire sélectionné, il vous faudra préparer le dossier qui facilitera les débuts de la prestation et permettra d’être au clair sur le devis. Voici les principales informations à regrouper :

• Le nombre de salariés et des précisions sur leur situation : sont-ils en CDI/CDD ? Certains ont-ils des contrats particuliers ? Travaillent-ils à temps plein ou à temps partiel ?
• Quelles sont les conventions collectives applicables ?
• Quels sont les accords collectifs ou les règles de paie par décision unilatérale de l’employeur ? 
• La liste des caisses Urssaf, de retraite, de prévoyance et de mutuelle ainsi que les fiches de paramétrage DSN, accompagnée des coordonnées ;
• Le dossier de chaque salarié, comportant ses données personnelles, son contrat de travail, etc.

La constitution de ce type de dossier est toujours fondamentale dans une externalisation de processus. Cela permet, comme évoqué plus haut, de démarrer du bon pied, mais aussi d’offrir à votre prestataire l’autonomie qui vous fera, de votre côté, gagner un temps précieux. C’est précisément tout l’enjeu de l’externalisation !