Quelles sont les compétences clés d’une secrétaire ?

Pourquoi intégrer une secrétaire dans votre entreprise ?

Dans une entreprise, la secrétaire occupe une place essentielle.

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Comme beaucoup, vous pensez peut-être que son rôle consiste uniquement à accueillir le public et à réceptionner le courrier. Détrompez-vous, la secrétaire est véritablement la colonne vertébrale de votre entreprise. À elle seule, elle articule les aspects administratifs et organisationnels de votre structure pour assurer son fonctionnement. Ses fonctions sont devenues indispensables, c’est pourquoi aujourd’hui, on la retrouve dans tous les types de structures (entreprise, établissement public, association, cabinet juridique, cabinet médical…).

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La secrétaire est également le premier interlocuteur pour l’ensemble des acteurs de l’entreprise. Elle représente ainsi l’image de votre société auprès de la direction, des collaborateurs, des clients et des prestataires.

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Vous l’aurez compris, la secrétaire possède un rôle capital pour votre entreprise, il est donc essentiel de trouver la bonne personne pour occuper ce poste.

Recrutement : les compétences indispensables de la secrétaire

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En tant que recruteur, il est préférable d’éviter les erreurs de recrutement pour une fonction aussi importante que celle de secrétaire.

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Qu’il s’agisse d’une secrétaire virtuelle qui travaille à distance ou d’une secrétaire présente au sein de votre entreprise, vous devez apporter une attention particulière à ses compétences. Lors du recrutement, renseignez-vous sur ses hard skills et ses soft skills.

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Les hard skills d’une secrétaire

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Nous pouvons définir les hard skills comme les compétences professionnelles, c’est-à-dire, le savoir-faire d’une personne. Comme vous pouvez vous en douter, le métier de secrétaire nécessite de maîtriser une importante diversité de compétences : administratif, organisation, comptabilité, communication, etc.

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Bien entendu, les hard skills visés dépendent des besoins et du type de structure dans laquelle elle évolue, mais aussi du profil de la secrétaire : secrétaire de direction, secrétaire médicale, secrétaire comptable, secrétaire commerciale, etc.

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Par conséquent, les compétences techniques exercées par la secrétaire sont aussi larges que variées :

• accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients,
• gestion des appels,
• organisation de l’agenda et des déplacements des supérieurs,
• planification des rendez-vous,
• réception, rédaction et traitement du courrier et des e-mails,
• organisation des réunions et prise de notes,
• rédaction des comptes rendus et des rapports,
• tri et archivage des documents et des dossiers,
• contact avec les clients et les prestataires,
• traitement et suivi des factures et des impayés,
• gestion des commandes,
• saisie des informations comptables,
• réalisation des fiches de paie,
• etc.

Les soft skills d’une secrétaire

Les soft skills se caractérisent comme les qualités, les compétences liées à la personnalité ou au comportement d’une personne. Il s’agit de ses savoir-être. 

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Tout aussi importantes que les savoir-faire, les aptitudes personnelles de la secrétaire sont capitales pour assurer la réussite de l’ensemble des missions liées à ce métier.

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Naturellement, il y a des savoir-être nécessaires pour une secrétaire :

• polyvalence,
• adaptabilité,
• réactivité,
• sens de l’organisation,
• efficacité,
• autonomie,
• bon relationnel,
• sens des responsabilités,
• rigueur,
• capacités rédactionnelles,
• sens de l’écoute,
• bonne expression orale,
• discrétion,
• sens des priorités et gestion des urgences,
• maîtrise de l’outil informatique.

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En effet, nous vous offrons la possibilité de collaborer facilement avec une secrétaire virtuelle qui possède l’ensemble de ses compétences professionnelles et personnelles.

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