Ce qu’est un office manager et ce qu’il peut vous apporter

Si vous savez avoir besoin d’aide mais que vous hésitez entre un assistant administratif et un assistant de direction, c’est qu’il vous faut un office manager ! La richesse de l’office manager se trouve dans la diversité des tâches qu’il est en mesure d’accomplir. Celles-ci peuvent en effet être administratives, organisationnelles, juridiques et comptables. Intrigué ? Poursuivez votre lecture pour connaître les principaux avantages à se faire accompagner par un office manager !

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Qu’est-ce qu’un office manager ?

Le rôle de l’office manager est d’aider à préserver le bon fonctionnement d’une entreprise et à mettre en place un environnement de travail fonctionnel. 

On peut affirmer sans se tromper que les journées d’un office manager ne se ressemblent jamais. Un peu comme les vôtres, finalement ! Toutefois, ses missions les plus récurrentes sont les suivantes :

• Commander les fournitures de bureau et assurer la liaison avec les fournisseurs. 
• Accueillir les visiteurs et/ou répondre aux appels téléphoniques. 
• Corriger et distribuer des documents (ordres du jour, procès-verbaux, baux, contrats…).
• Prendre des notes lors des réunions et en faire une synthèse.
• Prendre en charge la gestion des emails, en veillant à ce que les informations parviennent aux services concernés.
• Aider à l’organisation de voyages, événements.
• Fixer des rendez-vous et gérer les agendas. 
• Contribuer à la tenue de la comptabilité, à la saisie des données et aux tâches administratives générales.
• Épauler les nouveaux arrivants dans leur installation et faire en sorte qu’ils aient l’équipement nécessaire.

5 choses que vous apportera un office manager

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1. Une meilleure organisation

L’organisation et la gestion du temps figurent en tête de liste des compétences de l’office manager. Celui-ci de ne contente pas de vous proposer de nouveaux systèmes de classement. Il connaît votre emploi du temps en plus du sien afin, si vous le souhaitez, d’anticiper vos besoins. Son état d’esprit perfectionniste vous sauvera la mise. Même des tâches basiques comme la relecture d’un contrat ou d’un email contribuent à éviter des erreurs embarrassantes et potentiellement coûteuses.

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2. Un contact unique à privilégier

Un office manager est l’un des rares rôles au sein d’une entreprise à avoir l’occasion de communiquer avec tout le monde : employés comme cadres supérieurs, fournisseurs comme clients, etc. Il possède à cette fin de solides compétences en communication qui lui permettent de donner des instructions claires et de solutionner des conflits.

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3. Un regard neuf pour la résolution de problèmes

Au fil du temps, votre office manager va se familiariser avec le fonctionnement de votre entreprise. Si vous choisissez de passer par les services d’un office manager à distance, celui-ci aura l’avantage de connaître votre entreprise tout en ayant un recul que vous n’avez pas forcément. Grâce à d’excellentes qualités de résolution de problèmes, l’office manager trouve parfois des solutions à ce qui semblait être une impasse.

Certains vont jusqu’à demander à leur office manager de faire bouger les choses avec peu ou pas de budget. Celui-ci doit alors faire preuve d’innovation avec les ressources mises à sa disposition.

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4. Une optimisation des budgets

Tout comme l’assistant administratif, l’office manager manie les chiffres. Il sait bien entendu établir et envoyer des devis et payer des factures. Mais il peut aussi avoir la responsabilité d’un budget pour assurer le fonctionnement quotidien du bureau, ou de budgets plus importants dans le cas d’événements, de conférences ou autres activités qui contribuent à la vie de l’entreprise. Il incombe à l’office manager de tirer le meilleur parti de ce budget. Des compétences en matière de négociation sont pour cela nécessaires.

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5. Une tranquillité d’esprit

Si vous décidez de travailler avec un office manager, vous préférerez quelqu’un qui n’a pas besoin de beaucoup de supervision. En somme, une personne heureuse de gérer son emploi du temps et sa charge de travail elle-même ! Parce qu’ils sont indépendants et œuvrent à distance, nos office managers sont particulièrement proactifs. Si c’est bien ce que vous désirez, votre office manager saura faire preuve d’initiative pour résoudre vos problèmes en respectant les contraintes de temps et de budget. En fin de compte, son rôle est bien de vous soulager de certaines tâches qui figurent sur votre liste, et non d’en ajouter de nouvelles en posant de trop nombreuses questions.

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Exemples de tâches que votre futur assistant administratif accomplira :

• Envoyer un devis
• Commander un coursier
• Réserver une salle de réunion
• Rechercher un fournisseur
• Régler des factures

Et si vous commenciez à déléguer ?

Ne serait-il pas temps de souffler et d’arrêter de porter de trop nombreuses responsabilités sur vos épaules ? Comme vous avez dû le comprendre à travers cet article, l’office manager est un véritable couteau suisse qui, si vous le laissez faire, ne pourra que vous surprendre et vous soulager. Contactez-nous dès aujourd’hui, nous trouverons la personne parfaite pour vous !