Assistant Administratif : salaire, rôle & compétences

Qu’est-ce qu’un assistant administratif ?

S’il y a bien un mot qui qualifie l’assistant administratif c’est le terme « polyvalence » : polyvalence des tâches qui peuvent lui être confiées et polyvalence des formations pour accéder au métier.

Définition du métier d’assistant administratif

L'assistant administratif, c’est le pilier multitâche et incontournable au sein d'une organisation. Relevant du code ROME M1607, ce professionnel est capable de mener à bien une grande variété de tâches essentielles à la bonne marche de la gestion administrative d’une entreprise. Sa polyvalence s'exprime à travers sa capacité à jongler entre des missions variées telles que la planification, la coordination, ou encore la gestion de l'information. En d’autres termes, l'assistant administratif incarne l'alliance harmonieuse entre compétences administratives pointues et adaptabilité constante.

Formation et diplômes requis

Pour accéder au poste d'assistant administratif, différentes formations et diplômes sont envisageables. L’assistant peut avoir suivi un :

• CAP Agent administratif
• Bac Pro Gestion Administration BTS Assistant de Gestion PME-PMI 
• Titre professionnel Secrétaire Assistant(e) 
• Certificat de Qualification Professionnelle (CQP) Assistant(e) de Direction
• Certificat d'Aptitude Professionnelle (CAP) Employé de bureau 

Bien que ces formations fournissent des bases solides, d'autres parcours éducatifs peuvent mener au poste d'assistant administratif. La formation dépend également du secteur. Pour les fonctionnaires par exemple, la titularisation peut nécessiter la réussite d'un concours après une période de stage.

Pourquoi faire appel à un assistant administratif ?

Le principal avantage d’un assistant administratif est son côté caméléon. Cela lui permet de pouvoir accomplir une grande variété de missions. Le fait qu’il soit adaptable et polyvalent lui permet également d’endosser différentes responsabilités.

Missions de l’assistant administratif

L'assistant administratif est un véritable pivot au sein d'une organisation. Chargé d’assurer les tâches les plus chronophages, les missions qu’il exécute sont cruciales pour le bon déroulement des activités quotidiennes de la société.

En plus de la gestion du courrier physique et numérique, du classement, de rédaction et/ou mise en page de documents, c’est également un point de contact essentiel au niveau de la relation avec les clients et les fournisseurs. En effet, c’est lui qui note les messages, planifie les rendez-vous et gère l’agenda des membres de l’équipe ou d’un responsable.

Sa polyvalence s'étend à l'organisation de déplacements, à la vérification des stocks, à l'évaluation des besoins en approvisionnement, et parfois même à la définition des commandes à passer.

Dans ce rôle multifonctionnel, il contribue à maintenir à jour les données de suivi d'activité de la structure et peut même être amené à coordonner les tâches d'une équipe administrative. Un vrai couteau suisse.

Responsabilités de l’assistant administratif

Au-delà de ses missions opérationnelles, l'assistant administratif est en partie responsable de l’image et de la bonne communication au sein de l’entreprise.

En accueillant les visiteurs et en dirigeant les appels téléphoniques avec professionnalisme, il devient le visage représentatif de celle-ci.

En assurant la rédaction de comptes rendus de réunions et en collaborant avec diverses équipes, il participe activement à la transmission d'informations vitales.

En garantissant la disponibilité des ressources nécessaires au fonctionnement de l'entreprise, il joue un rôle stratégique dans la surveillance et la gestion des stocks. 

En résumé, l'assistant administratif porte sur ses épaules des responsabilités importantes allant de la représentation de l'entreprise à la fluidité de la communication. Des éléments essentiels au bon fonctionnement d’une structure.

Quelles compétences peut-on attendre d’un assistant administratif ?

Que vous souhaitiez embaucher ou faire appel aux services d’un secrétariat externalisé, les savoir-faire et savoir-être que l’on recherche chez un assistant administratif sont les mêmes. Voici la liste (non exhaustive) de ces compétences.

Savoir-faire

• Accueillir une clientèle : l’assistant doit savoir orienter et assister les visiteurs avec professionnalisme.
• Planifier des rendez-vous : il s’agit d’organiser efficacement l'agenda, fixer des rendez-vous et gérer les plannings.
• Réaliser la gestion administrative du courrier : réception, tri, affranchissement et distribution du courrier.
• Saisir des documents numériques : savoir utiliser des outils informatiques de saisie et traitement des documents numériques.
• Classer les documents, informations et fonds documentaires : organiser et classer les documents de manière logique et accessible.
• Rédiger des documents et avoir l’esprit de synthèse : rédiger des documents clairs, précis et concis.
• Organiser des déplacements professionnels : gérer la planification et la coordination des déplacements des membres de l'équipe ou du responsable.
• Définir des besoins en approvisionnement : évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer.
• Suivre l'état des stocks : gestion et suivi régulier des niveaux de stocks.
• Préparer des commandes : organiser et préparer les commandes en fonction des besoins.

Savoir-être

• Etre chaleureux et courtois.
• Avoir une certaine aisance relationnelle.
• Etre discret en raison d’informations confidentielles.
• Etre à l’écoute.
• Etre adaptable.

Combien coûte un assistant administratif ?

Le coût lié à l'emploi d'un assistant administratif varie significativement en fonction de son statut, à savoir, salarié au sein de l'entreprise ou secrétaire indépendante.

Dans le cas d'un salarié, l'entreprise supporte plusieurs charges directes telles que le salaire brut de l'assistant, les charges sociales patronales, les congés payés, les éventuelles primes, ainsi que les avantages sociaux tels que l'assurance maladie et les cotisations retraite. Aujourd’hui le salaire moyen d'un employé administratif est de 1 747,20 € bruts par mois pour un débutant et grimpe jusqu’à environ 2 000  € bruts par mois en milieu de carrière. Des coûts indirects peuvent également être pris en compte, notamment la fourniture de l'équipement de travail, les frais de formation, et les éventuelles primes ou avantages en nature.

Pour un assistant administratif indépendant, le coût est généralement exprimé sous la forme d'honoraires ou de tarifs horaires. En 2023, les tarifs horaires varient en moyenne entre 30 € et 70 € de l'heure. Tout dépend de l’expérience, du secteur et de la situation géographique du freelance (région parisienne ou province).

Les deux modèles présentent des avantages distincts en termes de flexibilité et de maîtrise des coûts. La décision repose souvent sur les besoins spécifiques de l'entreprise et les préférences en matière d'organisation.

En résumé :

L'assistant administratif est un collaborateur essentiel dont la polyvalence et l'adaptabilité sont cruciales pour le bon fonctionnement d'une entreprise. Capable d’assurer un grand nombre de tâches essentielles à la gestion administrative, ce métier allie compétences pointues et adaptabilité constante.