Déléguer efficacement : nos conseils

Déléguer de manière efficace : les pratiques à éviter

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Au cours de votre carrière, vous avez sûrement fait face à une passation ratée : des explications en abondances et anxiogènes ou totalement inexistantes, sous-entendu à vous de vous débrouiller.

Déléguer en insistant sur les risques et les difficultés de la mission

C’est le jour où votre chef est venu vous trouver pour vous confier une mission « de la plus haute importance ». Tellement importante, qu’il a passé une heure à insister sur tout ce qu’il fallait faire et surtout qu’il ne fallait pas faire. Pendant cette heure, il avait tout le temps d’accomplir la tâche lui-même… Vous vous êtes demandé d’ailleurs pourquoi il ne l’avait pas fait, parce qu’il était clair que vous confier cette tâche relevait pour lui du défi.  C’est typique. Dans le cas d’une tâche récurrente, le temps de formation doit être perçu comme un investissement sur le long terme et non comme une heure d’uniques mises en garde sur les responsabilités en cas d’erreur et le risque que votre collaborateur ne soit pas à la hauteur

Déléguer efficacement, suppose d'apprendre à faire confiance à ses équipes dont les membres ont besoin d’être valorisés et challengés.

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Déléguer sans prendre le temps de former son collaborateur

Face au cas du manager trop angoissé par les risques de déléguer une mission, il y a le schéma inverse : la délégation en coup de vent.

Cette fois, votre chef est entré comme une bourrasque dans votre bureau. Il fallait faire ce « truc urgent » dont il n’avait pas le temps de vous parler sous prétexte qu’il avait de toute façon « une totale confiance en vous ». Vous vous êtes senti perdu et stressé, livré à vous-même dans un flou anxiogène

Vous avez tâtonné et finalement la boule au ventre, vous avez fini par demander à votre supérieur de prendre quelques minutes pour lui soutirer un minimum d’éléments afin de mener à bien la mission. Agacé, il vous a envoyé sur les roses ou vous a donné quelques bribes d’informations ; à vous de gérer ensuite. Vous avez prié pour que plus jamais cela ne se reproduise.

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Bon à savoir : Ne jamais sous-estimer le temps de formation. Il faut bien comprendre que prendre du temps au départ pour bien former un collaborateur, c’est un investissement. Une formation sur le tas ou morcelée c’est prendre le risque d’être en permanence dérangé, perdre patience ou pire, voir des erreurs suite à une prise d’initiative inopinée du collaborateur mal informé.

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Déléguer efficacement : les bonnes pratiques‍‍

Pour déléguer efficacement, trois bonnes pratiques : définir la tâche à déléguer, identifier la personne à qui l’on délègue, rédiger un process clair et activable pour éviter les erreurs.

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Définir la tâche à déléguer.

Pour déléguer efficacement, commencer par exprimer clairement le résultat attendu avant de vous lancer dans le processus.

Vous pouvez construire votre discours autour du principe d’objectifs SMART :

• Spécifique
• Mesurable
• Atteignable
• Réaliste
• Temporel

Voici ce que cela peut donner :

• J’ai besoin que tu envoies le recommandé […] à notre client […] avant 17 heures, car il doit […]. Pourras-tu m’envoyer un email une fois que ce sera fait ?
• Je cherche un disque dur externe de minimum 4 To pour mon ordinateur. Peux-tu me proposer 3 modèles à moins de 150 € ?

Comprendre le résultat à obtenir permet au collaborateur en formation de saisir l’objectif à atteindre. Les moyens pour y arriver sont ensuite à adapter en fonction de sa façon de travailler et de sa personnalité.

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Identifier à qui déléguer

Au moment de déléguer une tâche, vous devez bien entendu vous demander qui peut faire ce travail à votre place, mais aussi qui peut faire ce travail mieux que vous. Car la peur de déléguer est souvent enracinée dans l’idée que personne ne pourra faire aussi bien que soit… En réalité, les managers ou entrepreneurs qui semblent tout réussir sont ceux qui savent le mieux s’entourer. Ils n’ont aucun souci à reconnaître que telle personne est meilleure qu’eux dans tel domaine et délèguent aussi simplement qu’efficacement.

A cela il faut ajouter les notions de plaisir et de bien-être au travail, de plus en plus centrales dans le monde du travail d’aujourd’hui ! Confiez une tâche intéressante et stimulante à un collaborateur et vous aurez toutes les chances d’obtenir d’excellents résultats ! Les compétences s’acquièrent, la motivation et l’ambition moins. Et pour connaître les motivations et plans de carrière de vos employés, interrogez-les. Planifiez des points trimestriels ou annuels, avec eux ou les managers, pour cerner leur personnalité et leur capacité. Cela évite de sous-estimer les introvertis, valorise l’esprit d’initiative. Votre écoute sera récompensée.

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Préparer un process de passation pour déléguer efficacement

Sur un logiciel de prise de notes tel que Evernote, commencez par rédiger la liste des étapes pour une tâche déléguée X. Le but d’un process est que n’importe qui, à n’importe quel moment, comprenne de quoi il s’agit et réussisse sa mission. Plus ce process est détaillé, plus votre collaborateur travaillera en toute autonomie.

N’hésitez pas à confier cette tâche à une secrétaire virtuelle habituée à ce type de mission.

Ces process n’excluent pas évidemment la mise en place de points de contrôle, pour assurer le suivi de la bonne prise en main de la mission ou de la tâche, du moins dans les premiers temps de la délégation. Cela rassurera votre collaborateur et vous-même dans la bonne exécution de cette passation.

De manière plus générale, soyez patient. Si vous avez choisi la bonne personne à qui déléguer et que vous le faites de façon bienveillante et méthodique, cela ne pourra vous être que bénéfique !

Si la phobie administrative peut sembler difficile à surmonter, il existe des stratégies efficaces pour apprivoiser cette peur et reprendre le contrôle. Avec un soutien adéquat et une approche proactive, vous pourrez surmonter votre phobie et aborder les formalités administratives avec plus de confiance et de sérénité et ainsi améliorer votre quotidien.

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En résumé, pour déléguer efficacement :

-         Pratiques à bannir :

Évitez de déléguer en insistant sur les risques plutôt que la formation.

Ne déléguez pas sans former votre collaborateur correctement.

-          Pratiques à suivre :

Commencez par définir clairement la tâche à déléguer en utilisant le principe SMART.

Identifiez la personne la mieux adaptée à la tâche, même si ce n'est pas vous.

Préparez un process de passation détaillé pour que n'importe qui puisse comprendre et exécuter la mission.

-          Conseils importants :

Écoutez vos employés et apprenez à déceler leurs motivations et plans de carrière.

Soyez patient et assurez un suivi adéquat lors de la délégation.

En suivant ces conseils, vous pourrez déléguer efficacement, gagner du temps et concentrer votre énergie sur vos tâches principales en tant que manager de PME.

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