Comment préparer un rétroplanning fonctionnel ?

La gestion de projet en entreprise est un facteur déterminant dans la performance d’une entreprise. Chaque structure est amenée à conduire des projets d’envergure. C’est pourquoi, il est essentiel de mettre en place de bons outils et une méthode de planification efficace pour assurer la réussite du projet. Aujourd’hui, nous allons nous intéresser au rétroplanning.  

Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?

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Un rétroplanning, que l’on peut aussi écrire rétro-planning, est un calendrier de prévisionnel utilisé en gestion de projet. Comme son nom l’indique, il est établi à partir de la date d’échéance du projet.

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Contrairement au planning traditionnel qui démarre à la date du début du projet, le rétroplanning est un planning inversé. Son utilisation consiste à remonter toutes les étapes d’un projet en partant de la date butoir, qui est fixe, jusqu’à son lancement. C’est une solution de planification largement appréciée pour déterminer la faisabilité d’une mission en fonction des échéances.

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Le rétroplanning est utilisé pour retracer l’ensemble des tâches et des ressources qui composent un projet. Il permet notamment de coordonner l’interdépendance des tâches afin d’établir un plan d’action efficace. Il permet de visualiser le projet dans sa globalité pour s’assurer d’atteindre l’objectif final.

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L’apparence finale du rétroplanning s’appuie sur celle du diagramme de Gantt puisqu’elle offre une représentation visuelle du projet dans son ensemble.

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Cet outil de gestion de projet peut être employé pour bon nombre de missions : création d’un site web ou d’une application mobile, organisation d’un événement, construction d’une maison, etc.

Quel est l’intérêt de faire un rétroplanning en gestion de projet ?

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Bien plus qu’un simple outil, le rétroplanning est une méthode de planification qui compte de nombreux avantages :

• Obtenir une vision claire et précise du projet dans sa globalité (jalons, tâches, sous-tâches),
• Respecter les délais fixés,
• Favoriser une meilleure organisation du projet,
• Veiller à la faisabilité du projet,
• Anticiper les besoins en ressources humaines et financières,
• Optimiser le temps consacré à chaque tâche,
• Maîtriser le budget et les coûts,
• Fixer une période de lancement favorable,
• Visualiser et prévenir les potentiels risques.

Comment créer un rétroplanning ?

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Vous l’aurez compris, la mise en place de votre rétroplanning est une étape cruciale dans l’organisation et la réussite de votre projet.

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Maintenant que vous en savez plus sur le fonctionnement et l’intérêt de cette méthode de planification, nous allons voir ensemble comment préparer un rétroplanning fonctionnel.

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Étape n°1 : Énumérer les tâches à accomplir

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Dans un premier temps, vous devez énumérer toutes les tâches qui composent votre projet en commençant, bien évidemment, par la date de fin ; par l’objectif à atteindre.

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Avec le même principe que la to-do list, commencez par lister les tâches principales. Ensuite, détaillez chacune d’elles en sous-tâches. Cette première étape permet de visualiser toutes les missions intermédiaires qui ont un rôle dans la mise en place du projet.

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Ce travail fastidieux peut être délégué auprès d’un assistant administratif si vous souhaitez gagner du temps et obtenir une liste exhaustive.

Étape n°2 : Estimer la durée de chaque tâche

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Une fois que vous avez répertorié l’ensemble des tâches à accomplir, vous allez estimer la durée de chacune d’elles afin de déterminer les délais à accorder, en jours, en semaines ou en mois. Cette seconde étape permet de vérifier si vous respectez la date limite de livraison, mais aussi d’anticiper vos besoins en ressources.

Étape n°3 : Organiser les ressources humaines et financières

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Pour toutes les tâches énumérées, vous devez aussi prévoir les ressources humaines et financières nécessaires au projet. 

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En estimant le coût accordé par mission, vous pourrez facilement savoir si vous respectez le budget alloué au projet ou non. Il est également important d’attribuer les tâches à des responsables. Ces derniers devront représenter leurs missions, ce seront les interlocuteurs principaux.

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Cette étape troisième étape offre une vision globale des besoins liés au projet.

Étape n°4 : Rassembler et classer les tâches

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Le temps est venu de rassembler toutes les informations collectées dans l’ordre chronologique.

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L’objectif est d’ordonner les tâches en fonction de leur interdépendance afin que chaque mission puisse se succéder parfaitement pour atteindre la date butoir de manière efficace. Pour cela, il faut prendre en compte les délais et les imprévus pour enfin fixer une date de lancement favorable.

Étape n°5 : Construire le rétroplanning

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C’est le moment de mettre en forme votre rétroplanning.

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Pour obtenir une représentation graphique des informations, composez votre rétroplanning sur le modèle du diagramme de Gantt. Vous pouvez ainsi y reporter toutes les tâches, les sous-tâches et la dénomination des responsables définies précédemment. Vous avez également la possibilité d’ajouter une date de début et de fin pour chaque mission afin de respecter au mieux les délais.

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Il existe divers outils pour construire votre diagramme. On retrouve généralement des logiciels classiques comme le tableur Excel, mais il est aussi possible de créer un rétroplanning en ligne à l’aide de logiciels spécialisés en gestion de projet, gratuits ou payants : Asana, Beesbusy, Trello, etc.

Notre modèle de rétroplanning

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Vous connaissez désormais toutes les étapes à suivre pour réaliser un rétroplanning fonctionnel.

Pour aller plus loin, nous vous offrons un modèle simplifié de rétroplanning avec, comme exemple, la création d’un site web.

Le rétroplanning étant largement utilisé au sein des startups pour des projets d’envergure, n’hésitez pas à vous décharger de certaines tâches auprès d’un assistant pour startup.