Faire un publipostage Excel étape par étape

Comment créer un document de publipostage ?

Le publipostage est un processus qui permet d’éditer des documents personnalisés en combinant une lettre écrite sous Word avec une base de données rédigée dans un tableau Excel. Cet Excel regroupe généralement les informations relatives aux clients que vous souhaitez reporter sur la lettre Word. Avec la rubrique « publipostage », les informations de l’Excel vont fusionner grâce à des champs préalablement signalés sur le Word.

L’objectif est de gagner du temps en automatisant le processus. Cette technique est très utilisée pour automatiser une facture Excel ou dans l’automatisation d’une prise de rendez-vous.

Le processus peut paraître complexe mais il est en réalité simple à reproduire. L’important est de ne pas brûler les étapes.

Quelles sont les étapes à suivre pour réaliser un publipostage ?

Le publipostage word excel implique la préparation de 2 types de documents, un Word et un Excel, dans le but de fusionner les informations qu’ils détiennent en commun. Pour y parvenir, 6 étapes sont à réaliser.

Créer une base de données Excel

C’est l’étape la plus importante. En effet, c’est sur la base de l’Excel que vous allez répertorier toutes les informations dont vous avez besoin pour l’édition de vos courriers.

Chaque colonne de l’Excel représente un champ d’information que vous devez nommer de manière claire. Prenez l’habitude d’utiliser des catégories identifiables telles que « Noms », « Prénoms », « Adresse », « Code Postal », plutôt que « Colonne 1 », « Colonne 2 » etc.

Une colonne = une information.

Pour les informations de type monétaire, les dates ou encore les heures commençant par un 0, vous devez vous rendre dans l’onglet « Nombre » de la barre de tâche pour que les valeurs apparaissent numériquement et pas sous la forme « ### ».

Elaborer un tel tableau peut être chronophage. Aussi, vous pouvez choisir de déléguer cette tâche à un assistant administratif, expert dans ce type de mission.

Rédiger la lettre Word type

La lettre Word va servir de modèle de diffusion.

A ce stade, chaque détail compte : la police, les interlignes, les entêtes, le gras, l’italique, mais aussi l’insertion de votre logo et la place des futurs champs d’information que vous avez préalablement rédigés dans votre Excel.

Cette lettre est le courrier que vos clients ou prestataires vont recevoir.

Procéder à la fusion des 2 documents

La fusion des données Excel vers la lettre Word nécessite plusieurs étapes. 

Commencez d’abord par ouvrir un document Word vierge puis cliquer sur « Fichier » et dans le menu déroulant sélectionnez « Publipostage ». 

Choisissez l’option « Démarrer la fusion et le publipostage » et sélectionnez le type de document que vous souhaitez émettre (lettres / messages électroniques / enveloppes / étiquettes / répertoire, etc.). 

Cliquez ensuite sur l’option « Sélection des destinataires » puis sur  « Utiliser une liste existante ». 

Sélectionnez enfin votre base de données Excel et valider. Cette étape permet d’inclure votre feuille de calcul au Word et de choisir les informations que vous souhaitez intégrer. En effet, vous n’êtes obligés d’inclure les champs de toutes les colonnes. Vous pouvez par exemple « Modifier la liste des destinataires » et choisir de retirer certains destinataires de votre publipostage en décochant simplement les cases correspondantes. Ces personnes seront exclues du publipostage.

Intégrer les champs de fusion au Word

Maintenant que vous avez choisi le type de publipostage dont vous aviez besoin, vous devez intégrer les champs de fusion du publipostage en lien avec l’Excel.

Pour ajouter un nouveau champ, placez votre curseur sur l’espace concerné, puis sélectionnez l’option « Insérer un champ de fusion » dans la liste proposée. Cet ajout permet de personnaliser la lettre ou l’étiquette, que vous souhaitez réaliser, en modifiant automatiquement les informations du destinataire suivant les données répertoriées dans votre Excel.

Vérifier le document de publipostage

Il est important de vérifier qu’il y ait bien concordance entre le champ inséré dans Word et les informations du publipostage.

Après avoir cliqué sur la mention « Faire correspondre les champs », utilisez l’option « Aperçu des résultats » pour corriger les espaces par exemple ou encore de potentielles erreurs.

Une fois convaincus par le résultat du publipostage, cliquez sur « Terminer et fusionner ». Vous pouvez choisir de l’imprimer ou procéder à un envoi électronique.

Envoyer des messages électroniques

Le publipostage est également un outil de mailing, en d’autres termes il permet d’automatiser l'envoi d'un mail avec Excel. 

Sélectionnez l’option « Envoyer des messages électroniques », puis cliquer sur « Fusionner avec un message électronique ». Un répertoire à remplir s’affiche.

Sur la ligne « A », déroulez la colonne vide et choisissez la colonne adresses de messageries présente dans la liste. 

Sur la « Ligne Objet », saisissez l’objet de l’email. 

Sur la ligne « Format des messages » choisissez le format HTML ou Texte brut. 

Validez.

Chaque destinataire recevra un message personnalisé.