5 manières d’améliorer la fonction RH en automatisant des processus

5 manières d’améliorer la fonction RH en automatisant des processus

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Une grande partie de la force de travail du service RH est dédiée à la gestion administrative et au traitement opérationnel des données. Ces tâches routinières, essentielles au fonctionnement de l'organisation, sont par nature mécaniques et répétitives, et donc peu enrichissantes. La formalisation et l’automatisation de ces procédures représentent un gain de temps pour les employés RH. Ces derniers peuvent alors se consacrer aux activités plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée pour l'entreprise, comme l'accompagnement de carrière, l'acquisition et la gestion des talents, la transformation du cadre de travail, etc. Pour ce faire, la technologie RPA (Robotic Process Automation) se trouve être particulièrement appropriée. Les robots de RPA sont programmés pour reproduire les mêmes actions que celles qu’effectuerait un employé sur vos systèmes d’information. Cela permet d'accélérer le temps de traitement, de supprimer les erreurs humaines, tout en évitant le processus long et coûteux d'intégration ou de remplacement des systèmes actuellement utilisés.

Mais quelles sont les tâches RH les plus propices à l'automatisation ?

  1. Gestion du processus de recrutement

Que ce soit pour la publication des annonces sur les plateformes de recrutement, la planification des entretiens, l'envoi personnalisé de mails d'offre ou de refus, les robots de RPA peuvent épauler vos chargés de recrutement tout au long du processus d'embauche. L'automatisation accélère le traitement des candidatures, améliore la réactivité du service et le temps libéré peut être employé pour porter plus d'attention aux candidats. L'expérience candidat est ainsi améliorée, ce qui défend votre marque employeur et favorise l'influx de talents.

  2. Onboarding et offboarding

Le processus d'onboarding donne le ton de l'expérience que vos futurs employés vivront dans votre entreprise. Une intégration sans accroc est essentielle pour que les nouveaux arrivants se sentent bien accueillis et soient opérationnels dès le premier jour. En automatisant la saisie des données personnelles dans les différents systèmes de l'entreprise, les demandes de matériel, l'ajout des accès aux différents outils internes ainsi que la notification de toutes les parties prenantes impliquées, les robots assurent que tout soit prêt et à jour à la prise de fonction. Inversement, un processus d'offboarding automatisé permet d'éviter les risques de sécurité dûs par exemple à l'oubli de suppression des accès.

  3. Gestion administrative

Le changement de statut d'un employé, qu'il soit personnel (changement d'état civil) ou professionnel (promotion, transfert), implique la mise à jour des nombreuses bases de données de l'entreprise : service de paie, changement de couverture santé, IT, émission de cartes de visite, etc. L'automatisation de la gestion des données permet d'assurer que les données enregistrées dans les différents systèmes d'information soient exactes et complètes tout au long de la vie de l'employé dans l'entreprise.

  4. Gestion de la paie mensuelle

Dès que l'entreprise accélère son activité et gonfle son nombre de collaborateurs, le processus de paie gagne en complexité et la charge de travail augmente. La mise en place de robots peut permettre d'assurer la comparaison des données du système de paie aux autres systèmes de l'entreprise pour s'assurer de leur validité, ainsi que l'établissement des fiches de paie en fonction du brut, des heures supplémentaires et des différents avantages accordés. Automatiser ce processus permet d'éviter les erreurs (et donc les risques de contentieux personnels ou juridiques), d'assurer la délivrance en temps utile, et d'intégrer de nouveaux collaborateurs sans surcharger le service RH.

  5. Reporting régulier

Un robot de RPA peut automatiquement extraire les données d'intérêt de vos différents systèmes d'information et les présenter sous le format de votre choix. Ils peuvent donc être utilisés pour créer ou mettre à jour des tableaux de bord à intervalles réguliers, afin d'assurer une vision actualisée de l'entreprise et de vous aider à prendre les bonnes décisions, sans occuper plus que nécessaire votre temps ou celui de vos employés.