La matrice d’Eisenhower : organiser son temps comme un président

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Près de 2 Français sur 3 estiment ne pas avoir assez de temps pour faire tout ce qu’ils voudraient dans une seule journée[1]. 61 % d’entre eux déclarent aussi chercher constamment des solutions pour regagner du temps…[2]

Et puisque vous lisez ces lignes, ces deux statistiques vous parlent, elles vous touchent.

Vous avez essayé toutes sortes de méthodes pour optimiser votre temps, de la plus coûteuse à la plus farfelue. Elles ne seront plus qu’un lointain souvenir si vous vous efforcez d’appliquer celle que nous allons très bientôt vous présenter : la matrice d’Eisenhower !

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La matrice d’Eisenhower, comment ça marche ?

Les choses urgentes sont rarement importantes, et les choses importantes sont rarement urgentes.

Ces mots auraient été prononcés par le 34e président des États-Unis, Dwight David Eisenhower, qui était réputé pour son extraordinaire productivité. Celui-ci a même inspiré l’auteur du livre Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent, Stephen Covey, dans lequel est dévoilée cette fameuse matrice d’Eisenhower.

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En quoi consiste-t-elle ?

Il s’agit d’un outil pour prioriser vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Elle a pour but de vous amener à prendre conscience de la façon dont vous utilisez votre temps, et de vous aider à prendre les meilleures décisions quant aux actions que vous engagez.

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Comment l’appliquer ?

Pour mettre en pratique la matrice d’Eisenhower et avoir une vision claire de votre emploi du temps, vous devez répartir vos tâches dans 4 catégories distinctes :

• Non-urgent et non important : ici, ce sont vos mauvaises habitudes, les tâches qui vous font perdre du temps. Si vous les éliminez, cela n’aura pas vraiment d’impact sur votre vie. Alors, supprimez-les !
  
  Exemples de tâches relevant de ce quadrant : aller faire un tour sur Facebook pour savoir si vous avez loupé une info cruciale (spoiler alert : ce n’est pas le cas) ; répondre au SMS de cette connaissance qui vous demande ce qu’il y a de neuf dans votre vie.‍
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• Urgent et non-important : bien souvent, celles-ci concernent les problèmes des autres (que vous recevez par email ou appel) et ne sont pas si essentielles que cela pour vous. Déléguez le plus possible les tâches qui entrent dans ce cadre !
  
  Exemples de tâches relevant de ce quadrant : ce collègue qui a tout de suite besoin de vous car c’est URGENT (vraiment ?), il n’a pas le temps de remplir ce fichier Excel ; votre ami(e) qui vous demande de trouver un cadeau pour l’anniversaire de son frère (qui a lieu ce soir).‍
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• Non-urgent et important : ces tâches sont primordiales à l’avancement de votre projet et à votre vie : il faut les planifier. Plus vous vous concentrerez sur celles-ci, moins les autres catégories prendront de place.
  Exemples de tâches relevant de ce quadrant : faire du sport une fois par semaine ; participer à cette formation qui vous semble très intéressante ; rédiger un cahier des charges.‍
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• Urgent et important : elles sont à faire vous-même, en priorité !

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Exemples de tâches relevant de ce quadrant : payer vos impôts à la date butoir ; appeler le recruteur avec qui vous avez rendez-vous ; aller chercher votre enfant à l’école.

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Voici à quoi ressemble la matrice d’Eisenhower une fois couchée sur papier ou créée via un outil de travail visuel comme Creately :

La priorisation est donc l’une des premières clés de la productivité. C’est désormais quelque chose que vous maîtrisez grâce à la matrice Eisenhower ! Mais il reste encore une chose essentielle à régler et il s’agit même du point qui va sans doute vous demander le plus de travail… Ce nouveau challenge concerne votre capacité de concentration. Pour passer à l’étape suivante et reprendre le contrôle de votre temps, rendez-vous sur ce prochain article qui va vous (ré)apprendre à rester concentré 2 heures de suite !