Efficacité au travail : 4 méthodes pour améliorer sa productivité

De plus en plus de tâches doivent être gérées de manière simultanée en entreprise :entre vérification de sa boîte mail, appels clients, mise à jour du planning et gestion des dossiers, la gestion des tâches devient une affaire d’équilibriste. L’efficacité étant valorisée dans une quête de productivité, il est nécessaire de trouver une cohérence entre une bonne gestion des deadlines, la préservation de la santé et de la cohésion des équipes. Pour atteindre vos objectifs personnels et collectifs d’efficacité au travail, voici quelques pistes pertinentes.

Comment l’efficacité est devenue un enjeu majeur au travail ?

 Tout le monde désire être plus efficace au travail, que l’on soit dirigeant, collaborateur ou entrepreneur indépendant, gagner en efficacité est primordial sur le lieu de travail.

Cette quête d’efficacité s’explique de deux façons :  au niveau de l’entreprise dont la rentabilité peut être affectée, et au niveau individuel puisqu’une faible productivité peut être source de découragement et de réprimandes de la part de son manager. La procrastination par exemple, peut véritablement augmenter de manière durable le niveau de stress, de même qu’une organisation des tâches déplorable.

Il est essentiel de comprendre l’importance de cette question afin de décrypter les moyens qui vous feront gagner en efficacité.

Cependant, il ne faut pas tout confondre, de nombreuses heures de dur labeur ne vont pas de pair avec efficacité. Au contraire, l’augmentation de la productivité au sein d’une entreprise signifie une meilleure utilisation des ressources humaines pour un maximum d’efficacité. En d’autres termes, il ne suffit pas de s’acharner au travail, l’important est de produire un travail de qualité en temps et en heure. D'ailleurs, connaissez-vous la loi de Pareto ?

Comment améliorer son efficacité au travail en pratique ?

‍ Pour atteindre cet objectif, il faut veiller à respecter plusieurs points essentiels pour booster sa productivité.

L’espace de travail : la fondation du bien-être et de l’efficacité au travail

L’espace de travail doit permettre à chacun de réaliser les tâches qui lui incombent de manière efficace, mais aussi de se sentir bien. En premier lieu, un classement des dossiers et une zone de travail bien rangée sont essentiels pour créer un espace confortable tout en étant pratique.

Dans un second temps, créer un espace de travail pour accroître son efficacité passe aussi par un environnement esthétique dynamique et stimulant. Google l’a bien compris, leurs bureaux sont parmi les plus ludiques et colorés du monde.

Des relations humaines saines : la valorisation de la collaboration

Le second axe à travailler sont les relations humaines : il faut faire tout ce qui est en son pouvoir pour fluidifier les échanges car la cohésion de groupe est un facteur essentiel pour développer l’efficacité professionnelle. Un collaborateur a d’autant plus envie de venir au travail et d’atteindre ses objectifs qu’il se sait évoluer au sein d’un groupe constructif. L’avenir du management n’est pas à la “tyrannie des petits chefs”, mais bien à l’organisation horizontale au travail, où chacun peut apporter sa pierre à l'édifice. 

Par conséquent, la transparence est une condition sine qua non pour atteindre vos objectifs. L’organisation des réunions où chacun peut poser des questions sur les projets en cours est une démarche pertinente pour que chaque collaborateur s’implique sincèrement sur les missions qui lui sont confiées.

Une organisation personnelle et collective adaptée : l’importance de bien gérer son temps

 La gestion du temps est une des bases de l’efficacité au travail. Au niveau des dirigeants, il est impératif de bien organiser le travail de chaque équipe en présentant des axes de développement précis et fixer des objectifs clairs et atteignables. Les projets doivent ensuite être découpés en objectifs adaptés pour chaque collaborateur.

Au niveau individuel, les tâches sont idéalement classées selon leur degré d’importance, ce qui permet de clarifier les choses et prioriser ce qui ne peut pas attendre. De même, il faut se focaliser sur une tâche à la fois et bannir le multitâche : inefficace et contre-productif.

En outre, dresser une liste de tâches bien découpées et facilement exécutables permet de mieux gérer les imprévus car la procrastination qui se traduit par une une mauvaise gestion de son temps est une des sources principales de retard et de stress au travail.

Rythmes journaliers et fluctuation de l’efficacité au travail

L’autre élément à prendre en compte est la fluctuation en cours de journée de l’efficacité. Il existe différents facteurs biologiques influent sur la productivité, un collaborateur est par exemple plus concentré en fin de matinée, tandis qu’il sera somnolent en début d’après-midi.

De plus, au sein même d’une heure de travail, la concentration peut varier ! Ces rythmes participent du fonctionnement normal du corps humain et ne doivent pas être ignorés.

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Tout comprendre sur nos rythmes biologiques

On appelle cela le rythme circadien : nous possédons tous une horloge interne de 24h. Cette dernière entraîne des pics, mais aussi des baisses de vigilance tout au long de la journée. Les cycles de concentration, semblables à ceux que l’on retrouve dans le sommeil, sont appelés cycles ultradiens. Ces derniers durent 90 minutes, bien que leur durée puisse varier légèrement d’un individu à l’autre.  

C’est en début de cycle que que nous sommes les plus productifs. À l’inverse, en fin de cycle, la nécessité pour le cerveau de se reposer entraîne une chute de la concentration tant recherchée, cette phase de repos dure quant à elle 20minutes.

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TheAssistant: une solution adaptée aux baisses de productivité

La baisse d’efficacité est pris en compte dans le système de tarification deTheAssistant. Nous considérons les fluctuations de la concentration des assistants au fil de la journée et au cours d’une même heure. C’est la raison pour laquelle nous ne facturons à nos clients que les minutes productives.

Le bénéfice est important car l’assistant virtuel vous permet d’économiser en facturant uniquement le temps efficace de l’assistant et non le temps d’exécution de la mission, et ce, pour un travail de qualité égale ou supérieure. Il peut donc être plus pertinent de déléguer certaines tâches à un assistant plutôt que de recruter un nouveau profil.

Déléguer certaines tâches permet aussi de décharger vos collaborateurs grâce à des assistants : ils peuvent ainsi concentrer leurs efforts sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Comment concilier santé et vie professionnelle ?

 Cette recherche de performance ne doit pas empiéter sur la santé. Les cas de burn-out sont malheureusement de plus en plus fréquents, en France, le risque de burnout s’élève à 15% de la population active. Ces derniers sont une épreuve pour les collaborateurs et un échec pour les managers qui n’ont pas su voir les limites.

L’importance des pauses pour une productivité accrue

Car les gains de productivité sont possibles en prenant compte des rythmes de chacun. Les pauses sont ainsi des moments incontournables. Elles ne sont pas moments perdus mais font bien partie d’une journée de travail productive.

Il est donc essentiel de savoir dire non pour gérer son stress en s’octroyant quelques instants de sérénité qui vont permettre de vous regonfler pour la suite.

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De la nécessité d’harmoniser travail et hygiène de vie

Les pauses sont aussi importantes dans une journée que le sont les autres éléments d’une bonne hygiène de vie : le sommeil, le sport et une bonne alimentation. Tous contribuent à lutter contre le stress et améliorent la productivité d’un individu.

Les limites doivent aussi être posées de manière journalière, notamment en se fixant en se fixant un nombre d’heures de travail à ne pas dépasser chaque jour. Se préserver aujourd'hui est ainsi une solution sine qua non de le la pérennité de notre efficacité sur de longues périodes.

 Finalement, pour être plus efficace et plus productif, un individu, qu’il soit responsable ou manager doit réussir à trouver un équilibre entre sa vie personnelle et professionnelle. L'important est de créer un climat favorable, puis savoir prioriser les tâches pour gagner en efficacité sur toutes les actions que l’on entreprend au travail.