La facturation client étape par étape

Quelles sont les étapes de la facturation ?

La facturation se prépare bien avant l’élaboration de la facture elle-même. En effet, afin d’éviter tout malentendu, il faut prévoir certaines modalités en amont, au moment de la signature du contrat avec le client.

Les modalités de facturation

Une nouvelle collaboration implique la signature d’un contrat entre le client et l’entreprise. Ce dernier définit la prestation fournie (coûts et quantité) mais aussi, les informations liées à la facturation. Cela permet d’éviter les mauvaises surprises et de prévenir les litiges. 

Vous devez ainsi spécifier clairement :

• Le prix de votre prestation et ce qu’elle comprend
• S’il faut verser un acompte et son montant
• Le moment et à le rythme de facturation (montant mensuel, à livraison d’une tâche, etc.)
• Les délais de règlement (30 jours, 45 jours fin de mois, etc.)
• Le moyen de paiement (chèque, virement, etc.)
• La facturation des frais de déplacement au client

Rédiger le contrat à proprement parler, assurer le suivi de sa signature ou établir un exemple de processus de facturation client, sont des missions parfois chronophages. Vous pouvez parfaitement déléguer cette tâche à un assistant administratif comme celui que propose TheAssistant.

La rédaction de la facture 

Une facture doit être claire, précise et complète. De fait, elle doit impérativement comporter les mentions suivantes :

• Les coordonnées de l'entreprise prestataire de service, vous (nom, adresse, numéro SIRET)
• Les coordonnées du client (nom, raison sociale, adresse, numéro SIRET)
• La date de la facture
• Le numéro de la facture (les numéros des factures doivent être indiqués de façon chronologique)

Si vous êtes assujettis à la TVA :

• Le montant hors taxe de la prestation
• Le taux de TVA appliqué
• Le montant total TTC

Si vous n’êtes pas assujettis à la TVA, vous devez le préciser par la mention « TVA non applicable – Article 293B du Code Général des Impôts ».

D’autres renseugnements sont à faire apparaître pour des objectifs de clarté :

• La date de la prestation
• La description de la prestation fournie
• Le mode de paiement accepté
• Les conditions de paiement (délais de paiement, pénalités de retard)

A noter : 

• En cas d’absence de paiement, vous pouvez indiquer le taux des pénalités et la date à partir de laquelle elles seront appliquées.
• En cas de paiement anticipé, vous pouvez indiquer les conditions d’escompte. Indiquer « Néant » dans le cas contraire.
• Si vous facturez un client européen, n’oubliez pas de faire apparaitre le numéro de TVA intracommunautaire de l'entreprise prestataire de service, si celle-ci est assujettie à la TVA. 

Pour éviter les oublis, vous pouvez automatiser une facture Excel ou encore recourir à l’externalisation de saisie comptable.

Le calcul de la TVA 

Après rédaction de la facture, il convient de calculer la TVA à appliquer. En effet, le taux de TVA peut varier selon le type de prestation et le lieu où la prestation est fournie. Il est donc important de se renseigner auprès des autorités fiscales pour connaître le taux applicable.

Le suivi de la facturation 

Le suivi de la facturation est une étape importante pour s'assurer que le client a bien reçu la facture et payera dans les délais impartis. Nous recommandons de noter ces délais afin d’automatiser vos messages de relance.

Quelles sont les erreurs de facturation ?

La facturation engendre des erreurs. Les plus fréquentes peuvent toutefois être évitées.

Oublier une mention obligatoire

Comme nous l'avons vu précédemment, il existe un certain nombre de mentions obligatoires à faire figurer sur la facture. Oublier l'une de ces mentions peut rendre la facture invalide et entraîner des sanctions fiscales.

Erreur dans le calcul de la TVA

Le calcul de la TVA peut parfois être complexe, notamment en cas de taux de TVA différent selon les produits ou services fournis. Or, une erreur dans ce calcul peut entraîner une facture incorrecte et des retards de paiement en raison de sa correction.

Facture incohérente

La facture doit être cohérente avec la prestation fournie. Une facture qui ne correspond pas à la prestation peut entraîner un litige avec le client et des retards de paiement.

Délais de paiement mal précisés

Si les délais de paiement ne sont pas précisés dans le contrat que vous avez signé avec le client, ce dernier peut être tenté de payer tard. Précisez bien ce délai et les pénalités encourues en cas de retard.

Utiliser des factures pré-remplies

L'utilisation de factures pré-remplies peut être tentante. Toutefois, certains modèles peuvent contenir des erreurs ou des informations obsolètes et rendre la facture invalide. 

Pour éviter les erreurs, le meilleur moyen est de procéder à l’externalisation de processus.