Comment rédiger une lettre de relance administrative ?

Un courrier sans réponse, une facture impayée, un service non exécuté… Après plusieurs e-mails ou appels, votre client ne vous donne encore aucun signe de vie ? Les entreprises doivent pouvoir faire face à tous les types de situation, même les plus complexes, en respectant les procédures. Pour y parvenir, savoir rédiger une lettre de relance administrative est indispensable.

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Dans cet article, nous vous accompagnons dans la rédaction d’une lettre de relance administrative claire et efficace en vous fournissant un exemple concret.

Qu’est-ce qu’une lettre de relance administrative ?

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Une lettre de relance administrative, aussi appelée lettre de recouvrement, est un courrier adressé à un client pour lui rappeler de répondre à ses obligations. 

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Généralement utilisée en cas de retard de paiement, elle permet aux entreprises, mais aussi aux auto-entrepreneurs, d’inciter le client à rembourser sa dette.

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L’envoi de cette lettre, ou de cet e-mail, marque le lancement de la procédure de relance. Elle intervient après avoir effectué plusieurs tentatives par e-mail ou par téléphone, mais avant d’entreprendre une mise en demeure.

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Il s’agit, en quelques mots, d’une solution à l’amiable qui vise à relancer poliment le client afin qu’il réalise un paiement ou un service. Un gestionnaire administratif peut vous aider à rédiger une lettre de relance claire et pertinence.

Pourquoi envoyer une lettre de relance administrative ?

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Votre client n’a toujours pas répondu à ces obligations envers votre entreprise, et ce, malgré plusieurs rappels ? La lettre de relance administrative devient alors impérative si vous souhaitez mettre fin à cette situation.

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Sachez tout de même qu’une gestion documentaire organisée et efficace permet de mieux appréhender ce genre de problème.

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L’envoi d’une lettre de relance est une solution à l’amiable qui possède de nombreux avantages. En effet, elle permet de :

• Rappeler les obligations du client,
• Conserver une preuve des relances,
• Appuyer la demande de remboursement ; la lettre est plus officielle qu’un appel téléphonique,
• Résoudre le problème rapidement sans créer un litige,
• Maintenir de bonnes relations professionnelles,
• Montrer votre professionnalisme et votre capacité à dialoguer dans une situation complexe.

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Comment rédiger une lettre de relance administrative efficace ?

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Pour profiter des avantages de la lettre de relance administrative et clarifier la situation avec votre client rapidement, il est important de rédiger un courrier correct, clair et concis.

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Dans le cas d’une lettre de relance de recouvrement pour une facture impayée, vous devez y inscrire certaines informations importantes :

• L’identité du client et celle de votre entreprise.
• L’adresse du client et celle de votre entreprise.
• La date et le numéro de la facture.
• L’échéance de paiement.
• Le montant de la facture et les pénalités de retard.
• Les produits ou services concernés par la facture.
• La demande explicite de remboursement dans les plus brefs délais, en restant poli et courtois.

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N’oubliez pas d’ajouter une copie de votre facture pour remettre votre client dans le contexte et éviter toute contestation.

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Enfin, nous vous conseillons d’envoyer votre lettre de relance par courrier recommandé avec accusé de réception afin d’obtenir un suivi, mais aussi une preuve de réception. Un recommandé possède également une plus grande valeur juridique qu’un simple courrier dans le cas où la situation rentrerait en litige.

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Vous perdez du temps et de l’argent à gérer des problèmes d’impayés ? Il est préférable de procéder à une externalisation de recouvrement de créances. Confiez cette mission à des experts.

Notre modèle de lettre de relance administrative pour une facture impayée

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Objet : Lettre de relance pour facture N°[Numéro de facture] en attente de paiement

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Madame, Monsieur, 

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Après vérification et sauf erreur de notre part, le paiement de la facture N°[Numéro de facture] datée du [date de facture], pour un montant de [montant facture], est arrivé à échéance le [date d’échéance]. Nous n’avons pas reçu le règlement à ce jour.

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Certain qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part, nous vous demandons par cette lettre de bien vouloir régulariser le paiement et de nous partager la date de règlement. Vous trouverez ci-joint une copie de la facture concernée.

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En revanche, si vous avez déjà procédé au paiement de la facture avant réception de la présente lettre, veuillez considérer celle-ci comme nulle. 

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Nous vous remercions par avance et restons à votre disposition pour tout renseignement.

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Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’assurance de nos salutations distinguées.

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Votre lettre de relance administrative est prête à être envoyée ! Sachez que vous pouvez ajuster cet exemple pour relancer un courrier sans réponse, un dossier sans suite ou toute autre situation. 

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Besoin d’un coup de pouce pour effectuer l’ensemble de ces missions administratives ? Faites appel aux services d’un assistant administratif.

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