Refuser poliment une candidature [modèles de lettres]

2 raisons d’envoyer une lettre de refus de candidature 

Durant un processus de recrutement, le recruteur ou le service des Ressources Humaines, reçoit un grand nombre de candidatures. Avec l’analyse des CV, des lettres de motivation, l’organisation et la conduite des entretiens d’embauche, sans compter la gestion des candidatures spontanées, 

le recrutement nécessite beaucoup de ressources et de temps. Pour cette raison, de nombreux recruteurs font l’impasse sur la rédaction et l’envoi des lettres de refus. En 2018, une étude de StepStone montre que 84 % des candidats n’ont pas reçu de réponse plus d’un mois (45 jours) après avoir postulé une offre d’emploi ! 

Pourtant, l’envoi d’une lettre de refus de candidature est essentiel pour l’entreprise et le candidat pour ces deux raisons : 

• L’expérience candidat. Celle-ci débute dès lors que le candidat postule pour votre offre d’emploi. N’oubliez pas que le postulant possède un grand pouvoir à l’extérieur. Il peut critiquer votre entreprise ou dissuader d’autres candidats de postuler s’il a mal vécu son expérience. Il est donc primordial de respecter votre candidat jusqu’à la fin du processus en envoyant une lettre de refus de candidature dans le cas où il ne serait pas retenu, afin de préserver votre image ainsi que votre marque employeur. 
• Mettre fin au processus de recrutement. Après plusieurs jours ou semaines de recrutement, il est important pour votre entreprise, comme pour vos candidats, de marquer la fin du processus. De votre côté, la lettre de refus permet d’achever convenablement l’organisation et la conduite des recrutements. Pour le candidat, elle a pour but de mettre fin à l’attente et de relever les points d’amélioration afin qu’il poursuive sa recherche d’emploi. 

Vous l’aurez compris, la lettre de refus de candidature est importante. Pourtant, si elle est si peu répandue lors des processus de recrutement, c’est parce qu’elle n’est pas facile à rédiger et à envoyer. En effet, elle peut mettre le service RH dans une situation délicate par peur de blesser le candidat. Pour vous accompagner dans la rédaction, découvrez les éléments principaux que doit contenir votre lettre. 

Quels sont les éléments indispensables d’une lettre de refus de candidature ? 

Réussir la rédaction d’une lettre de refus de candidature n’est pas une tâche aisée, elle demande du temps et une construction bien pensée. Par peur de vexer, certains recruteurs choisissent de ne pas en envoyer. Néanmoins, il est tout à fait possible de réaliser une lettre avec bienveillance et respect. 

Pour réussir votre lettre de refus de candidature, il est essentiel de rassembler certains éléments. 

On dit « merci » au candidat 

Vos candidats ont pris le temps de lire votre offre, de rédiger une lettre de motivation, de vous envoyer son CV et pour les plus chanceux, de se rendre à votre entretien d’embauche. Il est donc nécessaire de les remercier pour l’intérêt qu’ils portent à votre entreprise et pour le temps qu’ils ont consacré à postuler. 

Pourquoi pas lui ?

Vous devez expliquer au candidat, avec transparence, le motif du refus. Manque d’expérience, faibles compétences ou un profil qui ne correspond pas à l’entreprise ? En donnant la raison pour laquelle vous n’avez pas retenu sa demande, le candidat comprendra plus facilement votre refus 

et pourra retravailler ses prochaines candidatures. Pour cela, vous devez être juste, honnête et allez droit au but. 

Soyez bienveillant : mettez en avant ses atouts

Maintenant que le postulant sait pourquoi sa candidature est refusée, il est important de valoriser ses points forts. Ainsi, vous pouvez montrer que le candidat à du potentiel afin de le rassurer et de conserver sa confiance en lui. Votre rôle est d’être bienveillant, vous pouvez l’aider en lui fournissant des conseils et des points d’amélioration pour réussir ses prochaines candidatures. 

On reste en contact ?

Pour conclure votre lettre, vous pouvez vous ouvrir à un échange si le postulant souhaite plus d’informations sur son refus. Vous pouvez aussi indiquer que vous conservez ses coordonnées dans le cas où son profil correspondrait à un prochain poste, c’est une solution pour rester en bons termes avec un potentiel futur candidat. 

Avant de rédiger votre lettre de refus de candidature, n’oubliez pas ces 3 maîtres-mots : politesse, bienveillance et transparence. 

Modèle de lettre de refus de candidature après un entretien d’embauche

Objet : réponse à votre candidature pour le poste de [nom du poste] 

Bonjour [Prénom et nom], 

Nous souhaitons vous remercier pour votre investissement et votre professionnalisme lors de votre entretien d’embauche du [date] dans notre entreprise [dénomination sociale de l’entreprise]. Notre équipe est admirative de la qualité de votre parcours professionnel, nous sommes ravis d’avoir pu découvrir vos diverses expériences. 

Malheureusement, nous recherchons un candidat qui possède de solides compétences en marketing digital avec une bonne maîtrise de l’anglais. Nous sommes donc au regret de vous annoncer que votre candidature au poste de [nom du poste] n’a pas été retenue. 

Toutefois, nous ne remettons pas en question vos qualités et vos compétences professionnelles. Nous sommes convaincus que vous êtes un excellent candidat, vous trouverez sans difficulté un poste qui correspond à vos attentes. 

Si vous n’y voyez pas d’inconvénient, nous souhaitons conserver votre CV. Dans le cas où nous aurions une nouvelle offre d’emploi qui correspondrait mieux avec vos compétences, nous vous contacterons. 

N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez plus d’informations. Notre équipe se fera un plaisir de vous répondre. 

Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de vos recherches. 

Nous vous prions d’agréer, [Madame], [Monsieur], l’expression de nos sentiments respectueux. 

[Votre prénom et nom] 

[Signature] 

Modèle de lettre de refus de candidature spontanée

Objet : réponse à votre candidature spontanée pour le poste de [nom du poste] Bonjour [Prénom et nom], 

Nous souhaitons vous remercier pour votre candidature et l’intérêt que vous portez à notre entreprise [dénomination sociale de la société]. 

Cependant, nous sommes au regret de vous annoncer que votre candidature au poste de [nom du poste] n’a pas été retenue. Malheureusement, nous n’envisageons pas de recruter de nouveaux talents pour ce poste actuellement. 

Toutefois, nous ne remettons pas en question la qualité de votre candidature. Votre expérience et vos compétences sont très intéressantes, vous trouverez sans difficulté un poste qui correspond à vos attentes. 

Si vous n’y voyez pas d’inconvénient, nous conservons votre CV dans le cas où nous aurions une nouvelle offre d’emploi à vous proposer. En attendant, n’hésitez pas à consulter les offres que nous ajoutons régulièrement à notre site web : [lien site web]. 

Nous souhaitons bonne chance dans la suite de vos recherches. 

Nous vous prions d’agréer, [Madame], [Monsieur], l’expression de nos sentiments respectueux. 

[Votre prénom et nom] 

[Signature] 

Exemple de lettre de refus de candidature pour un poste déjà pourvu 

Objet : réponse à votre candidature pour le poste de [nom du poste] 

Bonjour [Prénom et nom], 

Nous vous remercions pour la qualité de votre candidature et l’intérêt que vous portez à notre entreprise [dénomination sociale de la société]. 

Cependant, nous sommes au regret de vous annoncer que nous avons déjà recruté la personne dont nous avions besoin pour le poste de [nom du poste]. 

Compte tenu de votre expérience et de vos compétences, nous sommes convaincus que vous trouverez sans plus attendre un poste qui vous correspond. 

Si vous n’y voyez pas d’inconvénient, nous souhaitons conserver votre CV dans le cas où nous aurions une nouvelle offre d’emploi à vous proposer. 

Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de vos recherches. 

Nous vous prions d’agréer, [Madame], [Monsieur], l’expression de nos sentiments respectueux. 

[Votre prénom et nom] 

[Signature] 

TheAssistant se charge de vos lettres de refus de candidature 

Vous souhaitez vous consacrer aux recrutements des candidats retenus ? Déléguez la rédaction des lettres de refus de candidature à un assistant RH avec TheAssistant. 

Grâce à TheAssistant, gagnez du temps pour ce qui compte vraiment. Nous vous proposons de rédiger et d’envoyer, pour vous, vos lettres de refus. Nos assistants des Ressources Humaines restent disponibles et à votre écoute pour vous accompagner tout au long de votre processus de recrutement. N’attendez plus ! 

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