Kanban : définition, fonctionnement, utilité, modèle

Qu'est-ce que la méthode Kanban ?

Dans les années 1950, le géant japonais Toyota entend rivaliser avec ces concurrents américains. L'industriel Nikon fait alors appel à l’ingénieur japonais, Taiichi Ōno, dans le but d'optimiser la fabrication du constructeur automobile. L'ingénieur met au point la méthode kanban, qui signifie "étiquette" en japonais.

En quoi cette méthode est innovante ? Il faut se rappeler qu'à l'époque, la production de masse est la règle. Avec le système Kanban, Taiichi Ōno décide de prendre le contre-pied en tenant compte avant tout de la demande pour déterminer le flux de biens à produire. La production s'effectue désormais à flux tendu. L'objectif est simple : limiter la surproduction et le gaspillage, réduire les coûts et les délais de livraison, en aidant les équipes à appréhender et mieux répartir leur volume de travail.

Qualifiée de méthode Agile, cette méthodologie est aujourd'hui transposable à toute sorte de projets en raison de sa simplicité.

Comment fonctionne le système Kanban ?

Le système Kanban a l'avantage de représenter de manière très visuelle l'avancement des tâches utiles à un projet sous forme de tableau. On parle de tableau Kanban. Il permet de gérer les priorités et de connaître le statut d'avancement de chaque étape du projet. L'enjeu est simple : rationaliser le nombre de tâches à réaliser à chaque étape du projet afin d'éviter les rouleaux d'étranglement et fluidifier le travail.

La méthode consiste à organiser chaque matin une réunion des membres de l'équipe d'environ quinze minutes. Au cours de cette réunion les participants (généralement debout) répondent à 3 questions :

• Qu’avons-nous accompli hier ?
• Que devons-nous faire aujourd'hui ?
• Quels obstacles risquons-nous de rencontrer ?

Pour organiser le travail, les participants utilisent un tableau Kanban. Ce tableau se présente sous la forme de trois colonnes : "à faire" / "en cours" / "réalisé". Selon David Anderson, le tableau Kanban doit répertorier 5 composantes : 

• Les cartes kanban représentent les étiquettes sur lesquelles sont inscrites les tâches à accomplir (une carte par tâche). Chaque carte peut contenir 3 types d'informations :

• La description des tâches à réaliser.
• Les sous-tâches à réaliser pour accomplir la tâche principale.
• Les contenus utiles à la réalisation de chaque tâche.

• Les colonnes  "à faire" / "en cours" / "réalisé", matérialise le « workflow » ou l’avancement des tâches. En déplaçant les cartes d’une colonne à l’autre, les participants sont en mesure de suivre l'état d'avancement du projet.
• Les limites de travail en cours sont des repères qui plafonnent le nombre de carte autorisées à se retrouver simultanément dans la même colonne. Ces limites sont essentielles pour identifier les goulots d’étranglement et optimiser le flux de travail.
• Les points d'engagement aussi appelés « backlog » correspondent aux moments où les membres de l’équipe vont reprendre une idée et démarrer sa réalisation.
• Les points de livraison symbolisent pour finir la fin du workflow. 

Il est possible de tracer un tableau Kanban physique ou de créer un tableau numérique, via Trello par exemple. Pour compléter votre liste d’outils numérique, vous pouvez également vous doter d’un assistant digital.

Pourquoi utiliser la méthodologie Kanban ?

Grâce à cette méthode, les participants visualisent parfaitement les tâches à accomplir et sont capables d'améliorer graduellement, de manière agile, et en continu, le processus de réalisation en s’adaptant aux priorités. L'enjeu de ce système est simple : limiter le nombre de tâches pour fluidifier le travail et gagner ainsi du temps et de l'argent.

Avec un tableau Kanban, l’équipe a plus de visibilité de l’évolution des tâches et peut prévoir plus facilement les obstacles qu’elle est susceptible de rencontrer. Elle est ainsi plus concentrée sur ses objectifs, plus flexible face aux changements à apporter, plus soudée au moment de prendre des décisions pour améliorer sa productivité, et plus alignée avec les valeurs de l’entreprise.

On compare régulièrement la méthode Kanban avec le système Scrum. Différents de par leur nature, Kanban étant une méthode et Scrum un cadre de travail, ces deux modèles se complètent aisément. En effet, il est tout à fait possible d’utiliser un tableau Kanban pour gérer les tâches à accomplir au cours d'un sprint Scrum. On parle même de méthode Scrumban, méthodologie qui permet de faciliter la transition de Scrum à Kanban ou vice versa. 

De même, il est parfaitement envisageable d'intégrer à la méthode Kanban des strech goals pour challenger l'équipe si le flux de travail le permet et encourager les actes de leadership.

A noter tout de même que cette méthode s’applique mal à des projets suscitant un grand nombre de tâches. En effet, chaque carte correspondant à une tâche, le tableau peut vite arriver à saturation et devenir illisible, en outre, inutile.