Journal comptable : définition, rôle, exemple

Une gestion optimale de la comptabilité d’une entreprise est essentielle à son bon fonctionnement et à sa pérennité. Tenir un journal comptable est donc une évidence, et même une obligation pour toutes les personnes physiques et morales relevant du statut de commerçant. 

Outil utile et indispensable dans la vie d’une entreprise, le journal en comptabilité est à maîtriser.

Découvrez ce qu’est un journal comptable, à quoi il sert et comment s’en servir. Retrouvez également à la fin de cet article un exemple simplifié de livre comptable.

Qu’est-ce qu’un journal comptable ?

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Commençons par définir ce qu’est un journal comptable, aussi appelé livre comptable, livre de comptabilité ou journal en comptabilité.

Il s’agit d’un document comptable récapitulatif de l’ensemble des opérations financières de l’entreprise au cours d’un exercice comptable donné. Complété par ordre chronologique, il permet d’obtenir une traçabilité des entrées et sorties d’argent qui influent sur le patrimoine de la structure. Il est important pour répondre aux obligations juridiques de l’entreprise.

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Il faut savoir que le journal comptable est obligatoire pour une grande majorité des entreprises et notamment pour toutes les sociétés commerciales.

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Il est possible, et même recommandé, de tenir plusieurs journaux comptables, appelés journaux auxiliaires, pour optimiser la gestion financière et obtenir une meilleure lisibilité des mouvements. Divisés en plusieurs catégories comptables, ces livres détaillent chaque opération : 

• Journal des achats, 
• Journal des ventes, 
• Journal de trésorerie,
• Journal d’opérations diverses,
• Journal des paies…

Ceux-ci sont ensuite regroupés dans un journal centralisateur.

Quels sont les enjeux du livre comptable ?

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Afin de bien se servir de votre journal comptable, il est important de connaître ses enjeux pour l’entreprise et son fonctionnement.

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Le livre comptable permet en effet de :

• Obtenir un suivi de la situation financière de l’entreprise,
• Conserver une trace des opérations comptables,
• Optimiser la gestion de la trésorerie,
• Bénéficier d’un moyen de contrôle rapide, juste et fiable.

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En résumé, ce document est essentiel dans la gestion des flux financiers. Un certain formalisme est donc à respecter sur le fond et sur la forme pour assurer sa conformité.

Comment créer un journal comptable ?

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Maintenant que nous avons rappelé les fondements du journal comptable, vous devez savoir comment optimiser son utilisation.

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Le livre comptable se présente sous la forme d’un tableau où chaque mouvement entrant ou sortant est répertorié chronologiquement. Il peut être manuscrit, dans un registre, ou bien numérique à l’aide d’un logiciel comptable adapté (fichier électronique).

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Que vous utilisiez un registre ou un document informatique, vous devez prendre soin de ne laisser aucun blanc, ni rature, ni altération. Pensez également à numéroter les pages. Le processus ne doit pas être corrompu, vous n’avez pas la possibilité de modifier ou supprimer les informations une fois validées.

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Attention, vous devez conserver votre journal comptable pendant au moins 10 ans.

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Vous manquez de temps ou de connaissance en comptabilité pour tenir un journal comptable ? Confiez ce type de tâche à un assistant en procédant à une externalisation de la saisie comptable.

À qui confier la gestion du journal comptable ?

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Le livre comptable est un document qui nécessite beaucoup de rigueur et une saisie précise des débits et crédits. Il doit être complété quotidiennement et respecter des mentions obligatoires pour assurer une traçabilité optimale. Il est donc important de désigner un responsable en charge de sa bonne gestion.

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Cette mission peut être réalisée par un expert-comptable ou un assistant administratif, c’est également le rôle même de l'opératrice de saisie.

Comment bien tenir un livre comptable ?

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Une fois le journal comptable créé puis le responsable désigné, il faut assurer une bonne tenue du document. 

Pour cela, certaines règles sont à respecter :

• Compléter régulièrement et de manière chronologique toutes les opérations comptables en respectant les mentions obligatoires,
• Apporter une preuve à chaque mouvement avec une pièce justificative (chèque, facture, créance…),
• Respecter une écriture comptable stricte avec une codification, un libellé et un montant,
• Assurer l’équilibre des opérations grâce au principe de la comptabilité en partie double : débit = crédit.

Comment présenter un journal en comptabilité ?

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Le journal comptable est un tableau composé de plusieurs colonnes parmi lesquelles on retrouve le détail de tous les mouvements financiers ainsi que les débits (les dépenses) et les crédits (les recettes).

Il est également important de savoir qu’il existe des mentions obligatoires nécessaires à chaque opération comptable : 

• La date de l’opération,
• Le numéro des comptes bancaires crédités et débités,
• Le libellé de l’écriture comptable
• Le numéro de la pièce comptable,
• Le montant de l’opération.

Notre exemple de journal comptable

Pour aller plus loin, nous vous offrons un exemple de journal comptable prêt à l’utilisation.

Vous avez désormais toutes les clés en main pour assurer le suivi des mouvements financiers de votre entreprise grâce au livre comptable !

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