Gestion administrative : définition et conseils de mise en place

Qu'est-ce que la gestion administrative?

La gestion administrative possède un large périmètre qu’il convient de définir. C’est ensuite à l’entreprise et au gestionnaire administratif de réaliser les objectifs et les missions qu’elle implique pour assurer son efficacité.

Gestion administrative définition

La gestion administrative regroupe l'ensemble des processus, techniques et méthodes utilisés pour planifier, organiser, diriger, contrôler et superviser les activités administratives d'une entreprise. Ces activités participent au bon fonctionnement et à la croissance d’une société. 

Ainsi, la gestion administrative comprend un certain nombre de tâches que l’on peut regrouper en trois pôles :

• les activités de support, telles que les ressources humaines, les finances, la comptabilité ou encore la logistique ; 
• les activités liées à la gestion de la documentation interne comme la gestion documentaire, des archives, des données ; 
• la gestion des contrats, tels que ceux passés avec les fournisseurs et les clients (commandes de produits ou services).

Gestion administrative entreprise

En entreprise, la gestion administrative entend répondre à 3 objectifs :

• Faciliter la prise de décision : les données et les informations administratives précises permettent de prendre des décisions plus éclairées pour l'entreprise.

• Optimiser les processus : une gestion administrative efficace peut aider à identifier les processus qui fonctionnent mal. Les collaborateurs travaillent ainsi à l’optimisation des processus afin d’améliorer la productivité et la rentabilité.

• Augmenter la satisfaction client : en améliorant le service client et en fournissant des informations précises, l’entreprise pourra résoudre plus rapidement les problèmes et offrir un meilleur service.

Elle est donc essentielle au bon fonctionnement d’une entreprise, quels que soient sa taille ou son secteur d’activité. C’est un outil puissant de gestion du temps que tous les collaborateurs doivent connaître.

Mais la gestion administrative est souvent la bête noire des employés. Généralement, une entreprise confie cette tâche à un gestionnaire administratif encore appelé secrétaire administratif. Son rôle est de prendre en charge l'ensemble des tâches liées à l'administration. Ses missions balayent un large spectre et dépendent des services de l'entreprise dans laquelle il travaille. Il peut ainsi être amené à :

• Rédiger des comptes rendus de réunions,
• Organiser des déplacements de ses collaborateurs,
• Rédiger et traiter le courrier,
• Classer et archiver des documents,
• Trier des données,
• Gérer les agendas,
• Effectuer des démarches administratives,
• Assurer le suivi des relances concernant les factures impayées,
• Gérer des documents liés au personnel, 
• Etc.

Une autre alternative est possible : choisir de déléguer tout ou partie de ces tâches à un assistant administratif comme celui de TheAssitant ou de les externaliser en les confiant à un assistant administratif freelance.

5 conseils pour mettre en place une gestion administrative efficace

L’efficacité d’une bonne gestion administrative dépend de la qualité des procédures mises en place, de l’implication des employés et doit pouvoir se mesurer. Voici 5 conseils actionnables.

1. Établir des procédures claires 

Il est important de mettre en place des procédures claires pour toutes les tâches administratives. Les employés doivent comprendre les étapes à suivre afin d’effectuer au mieux les tâches et les procédures mises en place en interne pour garantir l'efficacité et l'uniformité des processus. La clarté des procédures est gage d’assimilation de ces dernières et donc un gain de temps.

2. Utiliser la technologie 

Les technologies peuvent faciliter et accélérer les tâches administratives. Cela permet de gagner du temps et par conséquent de l'argent. Par exemple, les logiciels de gestion de projet et de gestion de temps peuvent aider à suivre les progrès et à identifier les problèmes de manière proactive.

3. Réaliser des calendriers clairs 

Un calendrier de travail aide à suivre les échéances, à prévenir et à réguler les moments de fortes tensions afin que les tâches soient effectuées dans le respect des délais et sans trop de stress. En effet, la gestion administrative est là pour faire gagner en efficacité et en rapidité. Un calendrier clair prévoit ainsi la régulation des tâches récurrentes et des tâches ponctuelles.

4. Former les employés 

Les employés doivent être formés aux processus et aux procédures administratives de l'entreprise. La formation doit inclure l'utilisation de la technologie et des procédures établies pour chaque tâche. Les employés bien formés sont plus efficaces et plus confiants dans l'exécution de leurs missions.

5. Suivre les résultats 

Il est important de suivre les résultats de la gestion administrative de l'entreprise pour s'assurer que les procédures établies sont efficaces. Pour cela, il faut réfléchir à des indicateurs clés de performance, tels que le temps d'exécution, la qualité et la satisfaction client.

Mettre en place une gestion administrative efficace prend du temps et demande d’impliquer tous les collaborateurs. L’important est de bien communiquer sur les procédures.