Diagramme de flux de processus : définition et utilisation

Il est bon de commencer par décrire chaque étape. Mais une meilleure approche consiste à créer un diagramme de flux de processus - une représentation graphique d'un processus du début à la fin. C’est ce que nous allons voir ensemble !

Diagramme de flux de processus : définition simple

Le but d’un diagramme de flux de processus est de donner une représentation visuelle d’un processus métier. Cette représentation graphique se compose de formes géométriques (carrés, ronds, rectangles, losanges…) reliées les unes aux autres par des flèches. L’usage des couleurs peut aider à regrouper certaines idées, catégories, métiers, etc.

Le diagramme offre un aperçu du déroulement global du processus et de ses différents scénarios possibles. Il indique également quelle tâche est attribuée à quelle personne, et à quel moment. Ainsi, il est plus simple pour chacun d’avoir une idée précise de son rôle, des tâches qu’il doit prioriser et de son rapport avec les autres services.

Un diagramme de flux de processus est comparable à un guide : chaque étape est décrite de sorte à atteindre un objectif. Il peut être combiné à un diagramme de Gantt, qui donne quant à lui une vue d’ensemble d’un projet à travers trois principales composantes (les tâches, les dates et la durée).

Quels secteurs se servent de diagrammes de flux de processus ?

Ce type de diagramme était à l’origine utilisé par l’industrie manufacturière. Désormais très répandu, n’importe quelle organisation ou entreprise peut en faire bon usage, que son secteur d’activité soit la finance, le commerce, l’éducation ou autre.

Prenons le secteur médical comme exemple. Un hôpital pourrait se servir d’un diagramme de flux de processus afin de clarifier les étapes et le rôle de chacun lors de l’arrivée d’un patient au service des urgences.

En version rédigée, voici ce que cela donnerait :

1. Le patient arrive au service des urgences.
2. Il se rend à la réception pour faire état de sa situation et communique son nom.
3. Le ou la réceptionniste cherche ce nom dans la base de données de l’hôpital.
4. Si le patient n’est pas dans la base de données, on lui transmet un formulaire à remplir.
5. Si le patient est dans la base de données, on lui demande de prendre place dans la salle d’attente.
6. Un infirmier amène le patient jusqu’à la salle d’examen.
7. Le médecin examine le patient.

Vous aurez pu constater que deux options sont possibles à l’étape 4. Mettre ce processus sous forme visuelle est une façon de se rendre plus facilement compte de ces multiples scénarios. Cela est d’autant plus vrai lorsque l’on s’attaque à un processus long et complexe.

Comment créer un diagramme de flux de processus ?

1. Choisissez un flux de travail à documenter

La première étape consiste à sélectionner un flux de processus. Idéalement, il doit aider votre entreprise à atteindre un objectif spécifique, qu'il s'agisse de l'intégration d'un nouvel employé ou de l'approbation d'une facture.

Posez-vous les questions suivantes pour vous aider à choisir un flux de travail :

• Quels flux de processus les employés effectuent-ils régulièrement ?
• Quels flux de processus suivent un ensemble d'étapes répétables ?
• Quels flux de processus ont un impact direct sur votre retour sur investissement (ROI) ?
• Sur quels flux de processus les employés passent-ils le plus de temps ?

Créez une liste et choisissez un seul flux de processus pour commencer. Vous pourrez toujours documenter les autres lorsque vous serez plus à l'aise avec cette démarche.

2. Recueillez les commentaires de votre équipe

Recueillez des informations sur le flux de processus que vous avez choisi à l'étape précédente. 

Quels sont ses points de début et de fin ? Que se passe-t-il exactement à chaque étape ? Qui est responsable de chaque étape ? Les employés ont-ils besoin d'un outil spécifique pour accomplir telle ou telle tâche ?

La dernière chose que vous souhaitez est de baser votre diagramme sur des infos obsolètes. Parcourez vous-même le flux de processus ou demandez l'avis de votre équipe pour vous assurer que vous n'oubliez aucune étape importante et que les informations sont à jour.

3. Donnez vie à votre diagramme

La façon la plus simple de commencer à créer un diagramme de flux de processus est de dessiner ou écrire chaque étape sur une feuille de papier. Mais cela ne sera pas une ressource partageable ni collaborative.

N’hésitez pas à vous servir d’outils en ligne comme Canva ou Edraw (plus poussé) qui vous simplifient grandement la tâche ! Cette mission peut également être confiée à un assistant administratif de chez The Assistant.

Mesurez le succès de votre diagramme

Après avoir déployé un nouveau flux de processus, votre travail n'est pas terminé. Veillez à mesurer vos efforts pour déterminer l'efficacité de vos diagrammes. Suivez les indicateurs clés de performance (KPI) tels que les temps de cycle et demandez à votre équipe de vous faire part de ses suggestions sur les changements à apporter pour améliorer vos flux de travail.

Les diagrammes de flux de processus sont des outils puissants pour améliorer la fluidité et l’efficacité de vos opérations. N’ayez pas peur d’en abuser !

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