Externalisation Qualiopi : pourquoi y avoir recours ?

Parce que vous ne pouvez pas être sur tous les fronts, l’externalisation de la certification Qualiopi ou la délégation de certains de ses aspects à un assistant RH sont deux solutions à envisager.

Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi atteste d’un certain niveau de qualité d’une formation professionnelle. Elle concerne les structures exerçant les activités suivantes :

• Actions de formation
• Bilans de compétences
• Actions de validations des acquis de l’expérience (VAE)
• Apprentissage (Centres de formations des apprentis – CFA)

De plus, la certification Qualiopi est indispensable pour solliciter les financements publics et mutualisés de la formation professionnelle, tels que Pôle emploi, OPCO, Région, Agefiph, CPF… Le référencement Datadock n’est plus recevable depuis le 31 décembre 2021. Celui-ci représentait la moitié de ce qui est aujourd’hui exigé pour la certification Qualiopi.

Quels sont les critères de certification ?

Les critères de validation sont au nombre de 7 :

• Lisibilité de l’offre ;
• Pertinence de la formation vis-à-vis des besoins des apprenants ;
• Accompagnement, suivi et évaluation des bénéficiaires ;
• Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement des prestations ;
• Formation et qualification des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ;
• Investissement du prestataire dans l’environnement professionnel ;
• Écoute et traitement des avis dans une démarche d’amélioration.

Les 32 indicateurs d'appréciation qui composent ces 7 critères sont définis à l'article R. 6316-1 du Code du travail.

Pourquoi externaliser Qualiopi ?

Pour maximiser ses chances d’obtenir la certification

Externaliser la préparation de votre certification, c’est faire appel aux services d’une personne ou d’un organisme dont le rôle est de faire en sorte que tous les indicateurs soient au vert pour l’audit initial. Il doit pour cela vous conseiller et vous guider vers des solutions concrètes à mettre en œuvre de sorte que, le jour J, l’auditeur rende son rapport à l’organisme avec un avis favorable.

En cas de non-conformité bloquante, vous disposerez de 3 mois pour faire le nécessaire afin de lever l’écart.

Le saviez-vous ?

L’audit est réalisé par un cabinet certificateur accrédité par le COFRAC. La liste de ces cabinets est en ligne sur le site du ministère du Travail. Les tarifs sont établis par chaque structure. Comptez entre 950 € et 1400 € HT/jour.

Voici les principales étapes de l’accompagnement dont vous bénéficierez si vous choisissez d’externaliser Qualiopi :

• Réalisation d’un état des lieux : pour mettre en lumière vos bonnes pratiques et celles à améliorer pour répondre aux exigences de Qualiopi. Cela consiste en un travail d’analyse fondé sur des faits et des chiffres et en des échanges avec les élèves sortants.
• Formation des acteurs internes : sensibilisation auprès des équipes internes pour que toutes soient au fait des exigences de Qualiopi ;
• Mise en place des actions : un plan d’actions est défini puis déployé ;
• Réalisation d’un audit à blanc : rien de tel pour avoir une vision objective de la situation !
• Planification de l’audit par un certificateur.

Pour maintenir la qualité de votre formation sur la longue durée

Vous avez réussi à décrocher le fameux Graal ? Félicitations !

Il va maintenant falloir maintenir vos efforts pour le conserver, puisqu’un audit de surveillance s’effectue entre le 14e et le 22e mois après obtention de votre certification. Des audits de suivi doivent ensuite être réalisés tous les 18 mois environ. La certification Qualiopi est en effet une démarche de qualité qui s’inscrit dans le temps. Si vous choisissez d’externaliser Qualiopi, il faudra donc prévoir des points réguliers avec votre prestataire.

Un assistant RH : le coup de pouce à la demande

En plus de la gestion de la paie, du recrutement et de l’amélioration des conditions de travail, la formation du personnel est l’une des nombreuses activités étant ressort du service des ressources humaines.

Ainsi, au cours d’une période chargée comme lorsque l’on souhaite obtenir la certification Qualiopi, un coup de main peut être le bienvenu. Organisé et polyvalent, l’assistant en RH est la personne idéale pour un besoin ponctuel ou des demandes plus régulières. Celui-ci pourra par exemple vous aider dans la constitution du dossier administratif ou dans la recherche et collecte d’informations auprès de ceux qui sont déjà passés par votre formation.

Voici d’autres exemples de tâches à déléguer à un assistant RH :

• Rédaction d’un contrat de travail ;
• Planification d’un entretien ;
• Recherche de candidats sur LinkedIn ; 
• Saisie des congés des salariés ;
• Publication d’une annonce en ligne.

Par ailleurs, avez-vous déjà envisagé l’externalisation de votre recrutement ?