Télésecrétariat : ses avantages, son coût, son fonctionnement

Qu'est-ce qu'un télésecrétariat ?

Le télésecrétariat est un service de secrétariat à distance. En d’autres termes, recourir au télésecrétariat, c’est externaliser son service de secrétariat et le confier à une entreprise qui se charge d’en assurer les missions pour votre compte.

Cette entreprise externe est spécialisée entre autre, dans les missions de secrétariat traditionnelles, mais opère à distance. Elle assure le fonctionnement du service par l’intermédiaire d’une télésecrétaire. Mais qu’est-ce qu’une télésecrétaire ? C’est une secrétaire à distance, tout simplement. Il en existe deux types :

• Les télésecrétaires qui sont à leur compte, on parle alors de secrétaires indépendantes ou freelance ;
• Les télésecrétaires qui sont salariées dans une entreprise spécialisée en télésecrétariat.

Recourir à leurs services, c’est l’occasion de déléguer les tâches chronophages que vous ne souhaitez plus assumer, pour vous concentrer sur votre cœur de métier.

Bon à savoir : Le métier de télésecrétaire compte de nombreux autodidactes. Même si la majorité d’entre elles possèdent une certaine expérience dans le domaine, pensez à demander des références.
Pour exercer en tant que télésecrétaire dans une entreprise de télésecrétariat, il faut être en possession des mêmes diplômes que pour être secrétaire classique (BEP, CAP, BTS) et avoir suivi des cours de télésecrétariat.
Pour les télésecrétaires freelances, ces dernières devraient également avoir suivi une formation classique de secrétaire. Avant de se mettre à leur compte, elles ont à leur actif une ou plusieurs expériences en entreprise. N’hésitez pas à contacter les anciens employeurs.

Quels sont les avantages du télésecrétariat ?

Le télésecrétariat permet non seulement de faire des économies mais aussi d’accéder aux services de secrétaires expérimentées. Le résultat ? De l’argent bien investi et des clients heureux.

1. Économies financières

Simple et rapide, la souplesse des services du télésecrétariat permet aux entreprises de confier au prestataire des missions ponctuelles ou des tâches bien définies. Cette tarification « à la carte » est dépourvue de toutes charges sociales. En effet, ces dernières sont supportées par l’entreprise de télésecrétariat. Par conséquent, le coût d’une télésecrétaire s’ajuste aux besoins de l’entreprise qui paye uniquement pour les services et le volume horaire dont elle a besoin.

2. Accès à des secrétaires expérimentés

Le secrétariat est un pôle fondamental de l'image de l’entreprise. La qualité d’accueil, la prise en charge rapide des appels et la bonne gestion des agendas, dépend de l’expérience et des savoir-être de la secrétaire. Or, les télésecrétaires sont rarement novices. Recourir à leurs services c’est donc s’assurer de travailler avec des personnes qualifiées et expérimentées.

Quelles sont les missions à confier à une télésecrétaire ?

Bien qu’elles soient à distance, les télésecrétaires exercent les mêmes missions que les secrétaires traditionnelles.

Elles assurent ainsi les mêmes fonctions qu’un assistant administratif et peuvent selon les besoins du client :

• Assurer une permanence téléphonique ;
• Envoyer des devis, créer des factures, se charger des relances des factures impayées ;
• Rédiger des courriers et mettre en forme des documents ;
• Effectuer des démarches administratives ;
• Saisir des données et retranscrire par écrit des fichiers audio ;
• Gérer le courrier électronique ;
• Gérer l’agenda du chef d’entreprise, ses rendez-vous, ses déplacements et son courrier ;
• Assurer le suivi et l’archivage de ses dossiers ;
• etc.

Elles sont également en charge de tâches plus personnelles comme par exemple :

• Prendre des rendez-vous médicaux ;
• Planifier un itinéraire de voyage ;
• Réserver un vol, une chambre d’hôtel ou un Airbnb ;
• Organiser un évènement ;
• etc.

Enfin, les télésecrétaires sont parfaitement capables d’exercer les fonctions d’un assistant commercial et se voir confier les missions de :

• Prospection ;
• Télévente ;
• Recherche des informations sur des leads, sur la concurrence, sur Linkedin ;
• Mise à jour un CRM ;
• Gestion de la newsletter d’entreprise (liste d’abonnées, rédaction, etc.) ;
• Rédaction d’une FAQ (foire aux questions) ;
• Recherche d’un influenceur ;
• etc.

La liste est sans limite ! D’ailleurs, parmi les services qu’offrent The Assistant, une secrétaire à distance peut vous aider à accomplir les mêmes tâches qu’une télésecrétaire ou une secrétaire traditionnelle. Elle vous accompagne pour assurer les tâches administratives, commerciales, RH, personnelles ou simplement de secrétariat. Vous choisissez ce que vous souhaitez déléguer en fonction de vos besoins.

Combien coûte le télésecrétariat ?

Il n’existe aucune grille salariale officielle pour le poste de télésecrétaire. Dans le cas où la télésecrétaire est indépendante, elle est libre de fixer le coût de ses prestations en fonction des missions qui lui sont confiées et de son expérience. Toutefois, les tarifs oscillent en moyenne aux alentours de 20€ et 35€ HT de l’heure.

Si vous faites appel à une entreprise de télésecrétariat qui emploie ses télésecrétaires, vous trouverez un catalogue de prestations avec des forfaits mensuels ou annuels. Les services sont facturés entre 25€ et 50€ HT de l’heure.

Ces prix sont beaucoup plus attractifs qu’une embauche à temps partiel ou à temps plein. En effet, vous convenez avec la télésecrétaire du volume horaire dont vous avez besoin. Un avantage conséquent pour les petites entreprises dont les moyens financiers sont parfois limités en termes d’embauche, ou encore en cas d’un surcroit temporaire d’activité, ou même pour remplacer une personne absente.

Sachez aussi que certaines secrétaires virtuelles font le choix de se spécialiser dans un secteur d’activité. Cette spécialisation est très courante dans les secteurs du bâtiment, médical et paramédical, ou encore de l'immobilier. Le fait d’être spécialisée dans un domaine est un gage de performance et d’expertise. Les secrétaires à distance sont en effet habituées aux missions auxquelles elles doivent faire face. Sans surprise, cette spécialisation justifie des tarifs un peu plus élevés. N’hésitez pas à demander des devis et comparer.

Ainsi, que vous soyez dirigeant de PME, profession libérale, artisan ou solopreneur, le télésecrétariat est une solution économique et efficace pour vous aider à gérer les tâches administratives du quotidien. En faisant appel à des télésecrétaires expérimentées, vous bénéficiez de services adaptés et que vous pouvez moduler comme bon vous semble. La diversité des missions à confier et l’équilibre entre qualité de service et maîtrise des coûts font du télésecrétariat une solution parfaite pour faire face aux besoins changeants d’une entreprise.

En résumé 

Le télésecrétariat est un service externalisé de secrétariat à distance, à considérer comme une alternative à l'embauche en présentiel.