Externalisation saisie comptable : les opérations à déléguer

Qu’est-ce que l’externalisation de la saisie comptable ?

Externaliser consiste à engager une entreprise externe spécialisée dans une certaine fonction pour effectuer certaines tâches qui, au départ, étaient accomplies en interne.

L'une des tâches les plus complexes à réaliser dans une entreprise est la comptabilité, une fonction incontournable pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. C'est pourquoi de plus en plus PME et TPE, qui manquent souvent de ressources internes, décident de confier ce service à des experts dans ce domaine comme un cabinet d'expertise comptable ou un assistant administratif.

5 exemples de tâches que nos assistants administratifs peuvent faire à votre place :

• Éditer un rapport de dépenses ;
• Envoyer une facture ;
• Ajouter une dépense ;
• Relancer un impayé ;
• Formater une feuille de calcul.

Qu’est-ce que la saisie comptable ?

S’occuper de la saisie comptable n’est pas de tout repos. Cela consiste en effet à affecter dans les comptes de l’entreprise l’ensemble des mouvements comptables effectués, que ce soient des ventes client ou le règlement des factures des fournisseurs. Chaque opération est saisie dans un document nommé « le journal ». Celui-ci répertorie chronologiquement ces diverses opérations : achat, banque, banque, vente, etc. Chaque mois, ce sont la plupart du temps des centaines de factures fournisseurs qui sont à saisir, et c’est sans compter les autres charges de l'entreprise telles que les salaires, les charges sociales, les divers impôts ou les frais bancaires.

Si les services fiscaux peuvent grâce à la saisie comptable se tenir informés des finances d’une entreprise, elle est également un indicateur de performance et de suivi pour la société elle-même. La saisie comptable se doit donc d’être pointilleuse pour révéler le plus clairement possible l’état de santé financier de l’entreprise.

Certaines entreprises vont jusqu’à décider d’externaliser leur comptabilité dans son intégralité. Dans ce cas-là, cela concerne : 

• La gestion des facturations
• La pré-comptabilité
• La saisie comptable
• Les recouvrements
• Les bulletins de salaire
• La comptabilité fournisseur
• La comptabilité client
• Le reporting de la trésorerie
• La réalisation des documents annuels de synthèse
• Tout ce qui concerne la fiscalité de l’entreprise

Quels avantages y a-t-il à externaliser la saisie comptable ?

• La comptabilité est une tâche complexe qui demande beaucoup de temps, un temps qui pourrait être investi dans l'optimisation et l'amélioration de l'activité même de l'entreprise. Vous récupérez ce temps précieux pour le consacrer à votre cœur de métier.
• En général, l’externalisation de processus est synonyme de réduction de coûts. Il faut partir du principe que si ce sont les salariés eux-mêmes qui s'occupent par exemple de la saisie comptable, il faudra davantage d’employés pour réaliser le reste des opérations. Lorsque vous faites appel aux services d’un prestataire, vous avez la possibilité de ne le payer qu’en fonction du nombre d’heures travaillées. Ce type de prestation « à la carte » et non « au forfait » est souvent avantageux financièrement. Il l’est également plus que l’embauche d’un salarié à plein temps. Vous vous en doutez, l’embauche, la formation et le maintien d’un service de comptabilité coûtent cher ! De plus, la gestion comptable implique l’achat d’un logiciel et de ses mises à jour, ainsi que d’un serveur.
• Déléguer, c’est reconnaître qu’on n’est pas le meilleur pour telle ou telle tâche, et donc choisir de s’entourer de ceux qui savent mieux que nous. En dehors de l’expertise métier dont vous bénéficierez, votre prestataire jouera aussi un rôle de conseiller sur un large panel de sujets comme la paie, les emprunts ou les investisseurs.

Qu’en est-il des inconvénients ? 

• L'immédiateté est perdue, car les solutions ne peuvent pas être mises en œuvre avec la même agilité et la même rapidité que le ferait un service interne.
• Tout besoin de consultation, de conseil peut entraîner des coûts supplémentaires qui n'étaient pas prévus.

Il est possible que le prestataire ou le consultant n'ait pas le même degré d'implication que vos employés. Raison de plus pour prendre son temps lorsque vient le moment de choisir son futur partenaire, d’autant plus qu’il existe un nombre important d’acteurs sur ce marché. Renseignez-vous sur la réputation et l’expérience de vos prétendants. Si vous êtes curieux, vous pouvez découvrir le fonctionnement de TheAssistant afin de comprendre comment ce service vous permettrait de déléguer facilement et rapidement.