Externalisation contrôle de gestion : pourquoi y avoir recours ?

Quelles sont les missions du contrôleur de gestion ?

Avant d’entrer dans le sujet de l’externalisation, prenons le temps de rappeler le rôle et les principales missions d’un contrôleur de gestion.

Le contrôleur de gestion accompagne l’entreprise dans l’atteinte et la réalisation de ses objectifs. Il va analyser le fonctionnement de l’entreprise pour l’aider dans son pilotage. Le contrôleur de gestion occupe un poste transversal, car il interagit avec toutes les autres fonctions de l’entreprise, servant de liaison entre celles-ci. Pour mener sa mission à bien, le contrôleur de gestion doit entre autres :

• mettre à la disposition de tous les responsables les outils qui permettent de piloter l’atteinte de leurs objectifs ;
• construire des tableaux de bord et des outils de reporting pour améliorer la performance de certaines divisions ;
• donner des conseils d’organisation aux équipes ;
• évaluer le budget et s’assurer que l’entreprise suit bien le plan défini au début de l’année fiscale ;
• reporter à la direction pour communiquer les résultats opérationnels de l’entreprise.

Pourquoi externaliser le contrôle de gestion ?

Pour les économies que représente l’externalisation

La possible réduction des coûts est l’un des points qui revient chaque fois que nous parlons de l’externalisation d’un processus. Cela est par exemple valable pour l’externalisation de la paie ou encore l’externalisation de recouvrement de créances.

Le principe même de l’externalisation est que vous êtes maître des missions que vous allez proposer au prestataire, et par conséquent des frais qui seront engagés. Vous avez la possibilité d’adresser vos requêtes à la carte, de façon ponctuelle ou plus récurrente. Quoi qu’il en soit, votre prestataire ne travaille et n’est payé que lorsque vous avez besoin de lui. Il s’agit de frais aussi transparents que maîtrisables. De plus, vous vous affranchissez des obligations légales et réglementaires liées au recrutement d’une personne à plein temps avec un salaire mensuel fixe.

Bien entendu, la fréquence d’intervention du prestataire est un critère décisif à prendre en compte pour savoir si l’externalisation est financièrement plus avantageuse qu’un recrutement. Cela est souvent le cas, en particulier pour les TPE et PME.

Un assistant startup de chez The Assistant applique ce principe en travaillant uniquement à la demande. Voici quelques exemples de missions qu’il peut accomplir pour vous sur simple envoi d’un email :

• Éditer un rapport de dépenses ;
• Fusionner un document ;
• Créer des contrats ; 
• Envoyer un devis ;
• Effectuer une démarche administrative.

Un état des lieux objectif

Externaliser la fonction du contrôleur de gestion est une façon de s’assurer de la neutralité du regard qui analyse les évaluations budgétaires ainsi que les performances de l’entreprise. En effet, lorsque l’on fait pleinement partie de l’aventure de l’entreprise, il y existe toujours le risque de se laisser influencer par son enthousiasme et ses propres espérances. La vision objective d’un prestataire permet de définir des axes d’amélioration clairs.

Cette objectivité va de pair avec l’impartialité. Votre contrôleur de gestion repérera toute activité qui lui paraît incohérente ou douteuse, comme des liquidités non justifiées ou des notes de frais illégitimes. Le contrôleur de gestion protège ainsi votre entreprise de la fraude.

Un suivi vecteur d’amélioration

L’adage « mieux vaut prévenir que guérir » est tout à fait approprié pour décrire certaines des missions du contrôleur de gestion. Les reportings ponctuels qu’il réalise vont dans ce sens. 

L’un des avantages de l’externalisation est que vous pourrez demander l’édition d’un reporting quand vous le souhaiterez, sans avoir besoin de recruter un contrôleur de gestion à plein temps. Il se trouve que, même dans le cas d’une embauche en interne, cette activité est souvent relayée au second plan au profit de la production ou de la vente.

Grâce aux indicateurs clés que vous aurez définis ensemble, vous obtiendrez un tableau de bord représentatif de l'organisation financière de l'entreprise. L’objectif de ce type de reporting est de simplifier la communication des résultats pour permettre un meilleur suivi de l'entreprise et l’obtention de recommandations fiables.

Une meilleure productivité de ses équipes

Cet avantage n’est peut-être pas celui que vous remarquerez en premier. Il est pourtant bien réel ! En supprimant certaines tâches non essentielles que vous collaborateurs effectuez avant, par manque de moyens internes, vous leur permettez de se concentrer sur leur cœur de métier. 

La vérification des coûts reportés par les services et les éventuelles erreurs est par exemple un frein, et non un investissement. Or ce point fait partie des missions d’un contrôleur de gestion externe.