Secrétariat externalisé : définition, avantages

Qu'est-ce que le secrétariat externalisé ?

Externaliser son secrétariat, c'est confier ses activités de secrétariat à un prestataire de services externe. Ces tâches sont diverses à l’instar de celles que propose d’effectuer l’assistant administratif de TheAssistant : gérer les appels téléphoniques, l'agenda, la correspondance ; créer des contrats ou des factures ; s’occuper des relances de factures impayées ; envoyer un devis ; saisir des données ; effectuer une démarche administrative ou une recherche internet ; etc. 

Le personnel du prestataire de services travaille à distance pour accomplir ces tâches, offrant ainsi une solution pratique et économique pour les entreprises tout en maintenant une bonne qualité de service.

Pourquoi recourir au secrétariat externalisé ?

Loin d’être un cas d’école, l’externalisation du secrétariat présente plusieurs avantages, aussi bien pour les petites et moyennes entreprises que pour les indépendants et entrepreneurs.

Réduction des coûts

Quand vous embauchez une secrétaire à temps plein, vous devez prendre en compte les coûts liés à sa formation, l’équipement, le salaire et les avantages sociaux. En externalisant ce service, vous évitez ces dépenses et ne payez que pour les heures de travail effectuées par le personnel externalisé. Vous réalisez ainsi des économies significatives sur votre budget opérationnel et pouvez réinvestir cet argent dans d'autres domaines.

Flexibilité 

En externalisant, vous pouvez ajuster facilement le niveau de soutien qu’il vous faut en fonction de l'évolution de vos besoins commerciaux. Que ce soit 24h/24 toute l’année ou quelques heures par semaine, cette flexibilité peut vous aider à mieux gérer les fluctuations de votre entreprise et à réduire les coûts liés aux licenciements, aux congés de maladie et aux absences prolongées.

Amélioration de la qualité

Les prestataires de services spécialisés disposent souvent d'une équipe de secrétaires hautement qualifiés. Il en va de même si vous travaillez avec une secrétaire indépendante dans la mesure où cette dernière est très rarement novice. Le professionnalisme de ces secrétaires externes n’affecte pas l’externalisation de la relation client et n’impacte pas non plus l’image de marque de votre entreprise.

De plus, en travaillant avec un prestataire de services externe, vous pouvez bénéficier de la dernière technologie et des meilleures pratiques de l'industrie, ce qui peut améliorer l'efficacité de vos opérations. Il est ainsi possible de recourir à une secrétaire virtuelle comme celle que propose TheAssistant.

Disponibilité de personnel qualifié 

En travaillant avec un prestataire de services spécialisé, vous pouvez bénéficier d'une équipe de secrétaires qui possèdent des compétences secrétaire spécifiques et une expérience dans votre secteur d'activité. Cela signifie que vous pouvez bénéficier d'une expertise qui peut aider à améliorer la qualité de vos opérations et à atteindre vos objectifs commerciaux.

Combien coûte le secrétariat externalisé ?

Le coût d'un service de secrétariat externalisé varie en fonction de plusieurs facteurs, tels que la localisation du prestataire de services, le niveau de compétence et d'expérience du personnel de secrétariat, la quantité de travail à effectuer, la complexité des tâches et la durée du contrat de service.

En général, les prestataires de services de secrétariat externalisé facturent leurs services à l'heure, au jour ou au mois. Ces tarifs varient de quelques dizaines d'euros à plusieurs centaines.

Certaines entreprises proposent également des forfaits mensuels qui incluent un nombre fixe d'heures de travail de secrétariat chaque mois. Les coûts de ces forfaits varient en fonction des mêmes facteurs.

De toute évidence, le coût d'un service de secrétariat externalisé dépend des besoins spécifiques de l'entreprise et des services requis. Il est recommandé de demander des devis à plusieurs prestataires de services avant de prendre une décision afin de trouver la solution qui convient le mieux à votre entreprise et à votre budget.

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