Secrétaire virtuelle : ses avantages, son coût, son fonctionnement

Qu’est-ce qu’une secrétaire virtuelle ?

Le terme de « virtuel » pouvant porter à confusion, le premier objectif de cet article est de préciser la définition de « secrétaire virtuelle ».

Une secrétaire virtuelle effectue son travail à distance, la plupart du temps depuis son domicile ou par exemple dans un espace de coworking. Aussi appelée assistante virtuelle, elle exerce généralement sous le statut d’auto-entrepreneur. Il s’agit donc d’une solution à la fois plus flexible et moins coûteuse que l’embauche d’une personne à plein temps. Le secrétaire virtuelest en effet un excellent compromis budget/efficacité, notamment parce que les charges sociales à payer sont inexistantes et qu’il est rémunéré au temps passé ou à la prestation.

BON À SAVOIR ! La secrétaire virtuelle a le statut de travailleur indépendant, elle est donc en capacité d’endosser l’ensemble de vos missions de secrétariat sans avoir besoin d’être dans vos locaux. Elle deviendra un élément essentiel de votre entreprise, sans y être physiquement.

En quoi consiste le travail d'une secrétaire virtuelle ?

De manière générale, un secrétaire virtuel freelance est un soutien pour la réalisation de tâches liées au secrétariat. Cela englobe bien sûr l’administratif, mais aussi la bureautique, les ressources humaines ou encore la comptabilité.

Pour vous faire une idée plus précise de ses missions, voici quelques exemples de tâches que les secrétaires virtuelles ont l’habitude de prendre en charge :

• Les missions de secrétariat : gestion du courrier électronique et des appels téléphoniques, prise de notes, transmission des informations, gestion de l’agenda, planification des rendez-vous et réunions, etc.
• Les missions de comptabilité : création et envoi des factures et devis, suivi des paiements, relance des impayés, gestion de la paie, création d’une feuille de calcul, etc.
• Les missions administratives : rédaction des comptes rendus, gestion et suivi de la base de données, déclarations administratives, recherches administratives, le classement et l’archivage, la relecture et la traduction des documents, etc.
  

L’un des avantages du secrétariat virtuel est qu’il n’y a pas de fiche de poste fixe. Votre assistant virtuel ajuste ses missions en fonction de vos besoins, en temps réel. Il adapte ainsi son activité en fonction des tâches qui lui sont confiées par son ou ses clients.

Cette flexibilité permet d'économiser de belles sommes chaque année, tout en ayant la possibilité d'étendre le contrat au fur et à mesure que l’entreprise se développe et nécessite davantage de services.

BON À SAVOIR ! Les missions de la secrétaire virtuelle sont diverses et variées, elle permet ainsi de déléguer bon nombre de tâches plus ou moins spécifiques. Si vous avez besoin d’un assistant uniquement pour l’externalisation des démarches administratives de votre entreprise, vous pouvez faire appel à un assistant administratif.

Pourquoi recourir aux services d’une secrétaire virtuelle ?

Pour déléguer les tâches à plus faible valeur ajoutée

Le travail à distance rend plus accessible la possibilité de délégation, une notion qui nous tient à cœur, car nous savons d’expérience qu’elle est la solution à de nombreuses problématiques, notamment de temps et d’organisation. Mais pour en tirer des bénéfices, il faut d'abord savoir comment déléguer efficacement. .

Pour de nombreuses entreprises et pour les entrepreneurs, l'idée de confier certaines tâches à une secrétaire virtuelle est intimidante. Certains dirigeants pensent qu'ils n'ont pas le budget ou le temps d'introduire un salarié spécialisé dans leur société. Cependant, tout comme vous ne pouvez pas construire un empire seul, vous ne pouvez pas gérer tous les aspects de votre entreprise seul.

Cette meilleure distribution des tâches, notamment l’externalisation des aspects administratifs et de secrétariats, permet aux entreprises de toutes tailles de se concentrer sur leur cœur de métier. Bien qu'elle soit à distance, la secrétaire virtuelle contribue au bon fonctionnement de la structure grâce à une organisation rigoureuse et efficace. Ainsi, libérez-vous des tâches superflues, n’attachez de l’importance qu’à la croissance de votre entreprise.

Gagner du temps avec une secrétaire virtuelle

Cette seconde raison est étroitement liée à la première, mais il était important de la remettre en avant. En effet, les services d’une secrétaire virtuelle représentent un véritable gain de temps. Et nous parions que, comme tout dirigeant ou entrepreneur, vous courez après le temps.

Pour la gestion et le développement d’une entreprise, nous savons tous que le temps, c'est de l'argent – d’autant plus dans le monde des affaires. En déléguant vos missions de secrétariat, vous gagnerez d’une part du temps sur toutes ces tâches chronophages qui ne font pas partie de votre cœur de métier, d’autre part sur le temps de formation qui n’est pas nécessaire, votre secrétaire virtuel étant déjà un expert.

Pour faire des économies sans se priver de la qualité

Si les grands groupes peuvent faire appel à un secrétaire virtuel, cette solution semble encore plus séduisante pour les TPE, PME, ainsi que pour les entrepreneurs. La principale raison concerne les avantages financiers dont nous avons parlé plus haut. En l’absence de charges et avantages sociaux et de matériel informatique supplémentaire à acheter, le budget est tout de suite plus simple à maîtriser. De même, vous limitez les risques financiers et sociaux liés à l’embauche.

C’est dans ce sens que TheAssistant propose une option grâce à laquelle vous rémunérez votre secrétaire virtuel à la tâche, tandis que d’autres de nos abonnements incluent par exemple 100 ou 800 actions par mois.

Ces économies peuvent ainsi être réinjectées dans le développement de votre entreprise.

Pour bénéficier de multiples compétences

Une autre raison de faire appel aux services d’un secrétaire virtuel est pour la diversité des tâches dont il peut s’occuper. Cette polyvalence est une réponse à vos défis du quotidien.

En effet, les services apportés par le travailleur indépendant permettent d’avoir un professionnel disponible et qualifié pour réaliser un large panel de demandes. Vous ne contactez qu’une seule personne pour ses multiples compétences. Par conséquent, cette collaboration permet d’externaliser en toute confiance, mais aussi de booster votre productivité.

Quel est le coût d’une secrétaire virtuelle ?

Il est aujourd’hui difficile d’exprimer le coût précis des services proposés par la secrétaire virtuelle. En effet, ses tarifs dépendent de nombreux facteurs propres à chaque travailleur indépendant. Ils varient notamment en fonction de ses compétences, de son expérience, de la quantité de missions à effectuer, de la complexité des tâches, etc.

Comme indiqué précédemment, certains assistants virtuels fixent leur tarif à l’heure ou à la journée, mais d’autres proposent des forfaits comprenant un ensemble de tâches.

En résumé : 

• Un ou une secrétaire virtuelle se présente comme un travailleur indépendant qui propose ses services à distance sous le statut d’auto-entrepreneur.
• Elle propose ses services pour effectuer des missions de secrétariat, autour de tâches administratives, bureautiques, RH et comptables selon les besoins.
• La secrétaire virtuelle travaille auprès des entreprises de toutes tailles, des TPE, PME et des entrepreneurs.
• Faire appel aux services d’une secrétaire virtuelle, c’est bénéficier de nombreux avantages au quotidien : une délégation efficace, un gain de temps, des économies et une véritable expertise.