Secrétaire indépendante : son rôle, ses compétences, son coût

Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ? 

Une secrétaire indépendante est une secrétaire freelance exerçant sous le statut de micro entreprise ou auto entrepreneur. Ces deux statuts sont aujourd’hui les mêmes. Elle n’est pas donc pas salariée de la société. Elle propose ses services aux entreprises souhaitant déléguer leur gestion administrative. Ses clients sont souvent des TPE pour lesquelles l’embauche est impossible à cause d’un volume de travail trop faible ou d’un coût trop élevé. Néanmoins le besoin d’une secrétaire est réel.

Concernant sa formation, la secrétaire indépendante a les mêmes diplômes qu’une secrétaire classique : BEP métiers des services administratifs, Bac Pro Gestion Administration, BTS gestion PME, BTS support à l’action managériale ou DUT GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations). 

Pour ce qui est de ses soft skills, la secrétaire externe possède les mêmes qu’une secrétaire salariée : sens de l’organisation, rigueur, réactivité, maîtrise de l’outil informatique et de la gestion administrative, compétences rédactionnelles, polyvalence, autonomie, discrétion et aisance relationnelle.

Niveau expérience, une secrétaire indépendante dispose généralement d’une première expérience dans la gestion administrative. Elle appréhende ainsi plus sereinement les tâches qui lui sont confiées. Dans la mesure où elle possède déjà une certaine expertise il n’y a pas besoin de la former. Il faudra seulement la briefer sur les processus internes, les outils et les valeurs de l’entreprise.

Quelles sont les missions d'une secrétaire indépendante ?

Bien qu’installée à son compte, une secrétaire indépendante exerce les mêmes missions qu’une secrétaire traditionnelle. Elle peut selon les besoins porter différentes casquettes :

- Celle d’assistant administratif. Dans ce cas elle peut être amenée à :

• créer des contrats ou des factures ; 
• s’occuper des relances de factures impayées ;
• envoyer un devis ;
• saisir des données ; 
• gérer le courrier électronique ; 
• effectuer une démarche administrative ou une recherche internet ; 
• publier des offres d’emploi ; 
• retranscrire un audio ; 
• assurer une permanence téléphonique ; 
• etc.

S’ajoutent parfois des tâches plus personnelles comme par exemple :

• réserver un vol, un hôtel ou un Airbnb ; 
• planifier un itinéraire de voyage ; 
• organiser un évènement ; 
• prendre des rendez-vous médicaux ; 
• etc.

- Celle d’assistant d'un CEO. Dans ce cas la secrétaire indépendante a la charge de faciliter l’organisation du planning de la direction. Elle joue le rôle de véritable bras droit pour son supérieur. Elle peut au besoin :

• être en charge de l’agenda du CEO ; 
• gérer ses rendez-vous, ses déplacements, son courrier ; 
• rédiger des comptes rendus, des rapports, des supports de communication ; 
• assurer le suivi et l’archivage de ses dossiers ; 
• etc.

La liste des missions à lui confier est longue. D’ailleurs, la secrétaire virtuelle que propose The Assistant peut vous aider à accomplir les même tâches qu’une secrétaire externe ou en présentiel. Tout comme la secrétaire indépendante elle intervient dans l’externalisation des processus administratifs. Elle vous accompagne pour assurer les tâches administratives, commerciales, RH, personnelles ou de pur secrétariat. C’est vous décidez ce que vous souhaitez déléguer.

Combien coûte une secrétaire indépendante ?

Les tarifs se situent en moyenne aux alentours de 20€ et 35€ HT de l’heure. Bien entendu, ils varient en fonction du niveau d’expérience de la secrétaire à laquelle vous faites appel. Pour une intervention sur le site, il faut comptez entre 25€ et 35€ HT de l’heure. C’est beaucoup moins onéreux qu’une secrétaire salariée. En effet, dans la mesure où il ne s’agit pas d’une embauche à temps plein, seul le volume horaire dont vous avez besoin vous sera facturé. Un avantage conséquent pour les petites entreprises qui ont parfois des besoins ponctuels ou seulement quelques heures à confier.

Une secrétaire indépendante peut également être spécialisée dans un secteur d’activité. C’est souvent le cas pour celles qui interviennent auprès des cabinets comptables, des cabinets juridiques ou bien des structures médico-sociales ou des associations. Là encore, la spécialisation peut entraîner un coût un peu plus élevé. Seuls les devis permettront de juger.