Rencontre avec Coralie, Assistante de direction chez TheAssistant

Bio

Nom : Coralie B.
Localisation : 30 km de Biarritz
Expérience : + 10 ans
Centres d’intérêt : Passer du temps avec sa famille, profiter de la nature et faire du sport.

Après avoir travaillé pendant plus de 10 ans en tant qu’assistante personnelle pour différentes entreprises anglaises et françaises, Coralie a décidé de rejoindre TheAssistant il y a maintenant deux ans. Depuis, ses journées ne se ressemblent jamais, car elle a la possibilité de mobiliser un panel surprenant de ses compétences. Nous lui avons demandé ce qui faisait selon elle la richesse de son métier et avons souhaité vous donner un aperçu du quotidien d’une assistante de direction. 

Quelles sont les grandes lignes de votre parcours professionnel ?

J’ai obtenu un IUT Commerce et vente ainsi qu’un IUT commerce international. J’ai vécu en Angleterre pendant une dizaine d’années, période au cours de laquelle j’ai travaillé dans des entreprises anglaises en tant qu’assistante. Mais je travaillais à chaque fois pour une seule et même entreprise, et c’est cette envie d’élargir le champ de mes missions qui m’a poussée à approcher TheAssistant. J’ai contacté Guillaume, le cofondateur de TheAssistant, qui cherchait justement un nouvel assistant. Nous avons tout de suite commencé à travailler ensemble. À l’époque, il n’y avait pas eu de processus de sélection à part entière, je crois que notre collaboration s’est créée naturellement dans le temps. J’évolue désormais en même temps que TheAssistant.

Comment avez-vous l’habitude d’expliquer votre métier à quelqu’un d’autre ?

Je dis que je suis assistante personnelle auprès des entreprises et des particuliers. Je suis là pour résoudre des problèmes et pour leur faire gagner du temps, en réalisant des tâches qu’ils n’ont pas le temps ou pas l’envie de faire.

C’est un métier qui est très en ligne avec les tendances actuelles. Les entreprises ont des besoins parfois temporaires qui ne nécessitent pas l’embauche d’une personne à plein temps. C’est une nouvelle façon de procéder, une nouvelle manière de déléguer.

À quoi ressemble une journée type d’assistant de direction ?

Le matin, je commence par ouvrir le dashboard TheAssistant, la plateforme sur laquelle nous recevons les demandes des clients. J’y retrouve les requêtes qui viennent juste de m’être attribuées et celles qui renvoient à des projets à plus long terme, pour lesquels j’ai des actions à réaliser dans la journée. J’ouvre également les outils dont je vais avoir besoin : Slack pour communiquer avec l’équipe, Ringover pour appeler différentes personnes. Je vais ensuite privilégier les tâches qui me prennent le moins de temps, puis je passe ma journée à jongler entre mes clients et mes différentes missions. Il m’arrive de travailler pour une dizaine d’entreprises distinctes dans une même journée. La routine de travail est la même, mais mes journées ne se ressemblent jamais et c’est ce qui me plaît.

Je me rends disponible pour TheAssistant sur des horaires sur lesquels nous nous sommes mis d’accord, disons de 9 h à 18 h. Ensuite, c'est à moi de m’organiser pour traiter les tâches en temps et en heure et de gérer les priorités.

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Qu’est-ce qui vous plaît dans le métier d’assistant ?

Chaque tâche est excitante, à chaque fois, c'est un nouveau défi. La sensation que j’ai eu dès le départ avec TheAssistant et que j’ai encore aujourd’hui, c’est que tous les jours je commence un nouveau travail. 

Parmi mes tâches préférées il y a la recherche de prestataire, qui consiste à faire matcher un besoin avec une solution. Cela peut tout aussi bien être de trouver quelqu’un pour changer des fenêtres qu’une personne pour laver un véhicule à domicile ou encore pour faire évacuer des déchets. D’ailleurs, chez TheAssistant, on me surnomme « la fée des prestataires » ! Si j’en ai la possibilité, j’essaie pour ma part de privilégier des prestataires locaux.

Les appels de prospects sont aussi un challenge que j’apprécie. J’ai obtenu de beaux résultats, c’est très encourageant. Cette mission se rapproche un peu plus de mes études de commerce, c’est super de pouvoir appliquer ce que j’ai appris sur les bancs de l’école. 

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Quelle mission vous a le plus marqué chez TheAssistant ?

Je dirais la fois où j’ai géré le transfert d’une œuvre d’art commandée au Japon. Il s’agissait d’une œuvre très fragile d'un grand artiste. J’ai géré toute la partie relation avec l’artiste, mais aussi le transport de l’œuvre, l’assurance, le dédouanement… Cette mission m’avait demandé beaucoup de concentration !

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Quels sont les projets sur lesquels vous travaillez actuellement ?

Je travaille en ce moment avec un pôle de 3 clients principaux, pour des missions à long terme. 

L’un de mes clients — que je perçois plus comme un responsable — est une société de production établie à Paris. Je fais pour eux beaucoup de recherche et d’accompagnement. Je peux par exemple être amenée à contacter des écoles de cinéma dans le but de trouver des stagiaires pour un court-métrage. Je fais aussi des démarches au niveau des assurances, j’organise des repas… 

Je collabore également avec une agence de communication. Cette fois ce sont plutôt des tâches de prospection, des appels téléphoniques dont l’objectif est d’analyser les besoins des prospects de l’agence. Je m’occupe régulièrement de devis et factures.

Enfin, pour une enseigne de grande distribution, j’accomplis des tâches qui relèvent du département des ressources humaines. J’appelle des candidats et je prends rendez-vous avec eux. Je fais aussi pas mal de recherche d’organismes de formation.

Comme vous pouvez le voir, c’est vraiment très diversifié !

Quelles sont, selon vous, les compétences les plus importantes pour réussir en tant qu’assistant de direction ?

Il faut être quelqu’un d’organisé et d’autonome. Nous travaillons avec des personnes qui disposent de peu de temps, il faut donc les déranger le moins possible. Il est toutefois rassurant de savoir que l’équipe de TheAssistant est là pour nous épauler au moindre doute, c’est un filet de sécurité ! 

Tout assistant personnel se doit d’être proactif, c’est-à-dire qu’il doit anticiper les besoins de son client qui ne va pas forcément tout exprimer dans sa demande. Il faut non seulement résoudre la requête de A à Z, mais même, si possible, lui apporter plus que ce qu’il souhaitait à l’origine.

La rigueur est aussi une compétence primordiale, car nous avons parfois des tâches avec de grandes responsabilités, comme un paiement avec un montant élevé ou un rendez-vous à prendre dans l’agenda d’un CEO.

Pour résumer, il faut savoir être présent tout en se faisant discret !