Organisation de voyages d’affaires : check-list de votre déplacement pro

Excitant mais aussi stressant, dépaysant mais aussi déroutant, le voyage d’affaires est un événement important. Que vous partiez pour Los Angeles ou Limoges, votre déplacement professionnel doit faire l’objet d’une préparation minutieuse. On est en effet bien loin du départ en vacances spontané, improvisé, sans autre but que la recherche du plaisir !

Habitués à l’organisation de voyages d’affaires, nos assistants virtuels ont eu l’idée de vous partager cette check-list. Ainsi, vous n’oublierez ni la clé USB sur laquelle figure la présentation sur laquelle vous travaillez depuis trois mois, ni l’heure de l’avion qui a déjà été annulé une première fois.

Avant le grand départ

• Déterminez le moyen de transport le plus adapté à votre budget et à la durée du déplacement : voiture ? bus ? train ? avion ?

- Pour un voyage en bus, comparez facilement les billets grâce à Comparabus.

- Pour un voyage en train, rendez-vous sur le site de la SNCF. 

- Pour un voyage en avion, nous vous recommandons d’utiliser un comparateur de vol tel que Skyscanner.

Attention : si les comparateurs sont excellents pour obtenir les meilleurs prix, ne les utilisez pas pour réserver vos billets ! Ces derniers passent par des intermédiaires qui ajoutent leur commission au coût total. De plus, la communication est beaucoup plus compliquée en cas de problème si vous ne passez pas en direct avec la compagnie…

• Réservez également l’hébergement le plus adapté à votre budget : hôtel ? Airbnb for Work ?
• Communiquez les dates auxquelles vous serez absent du bureau à vos supérieurs et collègues.
• Reportez les éventuelles réunions qui étaient déjà planifiées durant cette période.
• Visitez le site du Ministère des Affaires étrangères pour être au fait des formalités liées à votre destination (visa, vaccins, etc.).
• Votre déplacement est en dehors de l’Europe ? Vérifiez le contrat de votre forfait téléphonique afin de connaître les conditions d’utilisation d’Internet à l’étranger.
• Quel temps fait-il là où vous vous rendez ? Un coup d’œil à la météo locale déterminera le contenu de votre valise.
• Organisez vos futurs trajets : combien de temps allez-vous mettre de votre hôtel jusqu’à ce restaurant où vous avez rendez-vous mardi ? Et de ce restaurant jusqu’aux bureaux de l’entreprise qui vous accueille ? Utilisez des applications comme Google Maps ou Citymapper pour stimuler les itinéraires et donc les temps de trajet.
• Deux ou trois jours avant votre départ, confirmez votre venue auprès de ceux qui doivent vous recevoir.
• La veille, commandez si besoin le taxi qui vous amènera à la gare ou à l’aéroport. Prenez toujours de l’avance sur le temps annoncé ! Cela est valable si vous optez pour les transports en commun.

Le jour J

• Vérifiez les horaires de votre train/avion sur vos billets, dont vous avez une copie digitale sur votre smartphone.
• Assurez-vous d’avoir votre passeport/carte d’identité/visa sur vous. Il est aussi judicieux de scanner ces documents pour en avoir une copie, à conserver dans Dropbox par exemple.
• Emportez quelques cartes de visite, il est probable qu’elles servent en voyage d’affaires !
• Rechargez vos appareils numériques (téléphone, ordinateur) : à moins que vous ayez payé une option, vous n’êtes pas certain d’avoir une prise à votre place.

Pendant et après votre voyage d’affaires

• Regroupez vos reçus de paiement et factures au fur et à mesure.
• Si vous avez le temps, partez à la découverte de la ville où vous vous trouvez. Il est plus agréable, dans l’idéal, de concilier vie professionnelle et personnelle. Faites par exemple un tour sur la plateforme Civitatis, qui propose des excursions en français dans le monde entier.

Pour aller plus loin sur le sujet : Nos idées pour favoriser le bien-être au travail — 5 conseils pour améliorer votre équilibre vie pro/vie perso.

• Enregistrez les contacts de celles et ceux qui vous auront donné leur carte de visite.
• Traitez vos notes de frais.
• Il est temps de répondre aux emails reçus pendant votre absence.

Organisation de voyage d’affaires : un périple qui n’est pas de tout repos

L’organisation de l’anniversaire de votre enfant vous donnait déjà des sueurs froides, alors là, n’en parlons pas… Vous avez du mal à imaginer comment vous allez trouver le temps d’organiser ce voyage d’affaires ? Vous craignez d’oublier quelque chose ? De louper votre train ou votre vol ? D’être encore plus fatigué que d’ordinaire à votre retour ?

Rassurez-vous, vous n’êtes pas seul dans ce cas. Voici ce que les sondés d’une enquête Statista avaient répondu à la question « Qu’est-ce qui vous a le plus stressé lors de vos déplacements professionnels sur ces dix derniers mois ? » :

Ne perdez pas de temps à culpabiliser : certains de nos assistants personnels savent y faire en matière de voyages d'affaires. Ils ou elles adorent partir à la chasse aux meilleurs prix et deviendront votre pense-bête permanent !