Gestionnaire administratif : rôle, compétences, formation...

Qu’est-ce qu’un gestionnaire administratif ?

Le gestionnaire administratif assure l’ensemble des tâches administratives liées à un service ou à une entreprise. Au-delà de la simple gestion administrative du quotidien, il a également pour mission d'assurer l’application des règles et des législations en vigueur. Il veille ainsi au respect des procédures lors de la réalisation des dossiers transversaux. La spécificité et la technicité de ses fonctions font du gestionnaire administratif, un acteur indispensable des entreprises.

Quel est le rôle du gestionnaire administratif ?

Proche du métier d’assistant polyvalent et d’assistant administratif, le gestionnaire administratif permet aux dirigeants de se décharger de toutes les tâches administratives considérées comme chronophages. Pourtant, son rôle va bien plus loin puisqu’il devient un pivot essentiel au bon fonctionnement de l’entreprise ou du service. 

En effet, à travers la diversité de ses missions, le gestionnaire administratif est amené à travailler en étroite collaboration avec les différents services de l’entreprise (la direction, les ressources humaines, la comptabilité, le juridique), mais pas seulement. Il fait aussi le lien entre l’entreprise et l’État. Véritable rôle d’intermédiaire, il veille ainsi au respect des législations de son secteur d’activité sur l’ensemble de la gestion administrative.

Vous l’aurez compris, le gestionnaire administratif occupe un poste à haute responsabilité. Ses fonctions sont aujourd’hui grandement recherchées par les dirigeants qui désirent assurer la pérennité de leur entreprise en déléguant leurs tâches administratives auprès d’un expert.

Quelles sont ses missions ?

Acteur polyvalent de l’entreprise, le gestionnaire administratif prend en charge de nombreuses tâches rattachées à des domaines divers et variés.

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Tout d’abord, il réalise majoritairement les missions de secrétariat du quotidien :

• Accueillir et informer le public, 
• Filtrer les appels téléphoniques,
• Gérer et trier le courrier,
• Organiser l’agenda de la direction avec les déplacements et les réunions,
• Rédiger les documents de synthèse,
• Traiter, trier et archiver les documents.

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Les missions de son poste consistent aussi à faire le lien avec les services de l’État en respectant les législations :

• Collecter, traiter et diffuser les données administratives,
• Assurer la transmission des informations entre les acteurs internes et les partenaires de l’entreprise,
• Rédiger des dossiers administratifs, juridiques, financiers…,
• Transmettre les documents aux administrations,
• Veiller au respect de la législation en vigueur au sein des démarches administratives.

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En fonction de la taille, du type et de l'activité de la structure pour laquelle il intervient, il peut également être en charge des missions de comptabilité :

• Suivre et traiter les éléments de facturation,
• Gérer les devis,
• Réaliser les démarches fiscales.

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Enfin, il peut être amené à effectuer des tâches administratives liées aux ressources humaines :

• Gérer les documents administratifs relatifs à la gestion du personnel.

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Quels sont les diplômes pour être gestionnaire administratif ?

Comme vous pouvez le constater, le gestionnaire administratif doit être compétent dans de multiples domaines pour assurer l’ensemble de ces missions. Pour cela, suivre un cursus de formation allant jusqu’au BAC +2 ou BAC +3 est essentiel. 

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Des études existent pour devenir gestionnaire administratif :

• BTS Assistant de manager
• BTS Secrétariat 
• BTS Assistant de gestion des PME/PMI
• DUT GEA

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Il est également possible de se spécialiser dans un secteur d’activité précis comme la comptabilité, les ressources humaines, la gestion commerciale, les assurances, etc.

Quelles sont les compétences du gestionnaire administratif ?

Au-delà des diplômes, le métier de gestionnaire administratif nécessite de posséder des savoir-être et des savoir-faire.

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Pour accomplir ses missions, le gestionnaire administratif doit maîtriser des connaissances dans plusieurs domaines :

• Le secrétariat, 
• Les procédures administratives,
• Les procédures comptables,
• La gestion du personnel,
• Les législations (Code du travail, conventions, lois et réglementations…)
• Les outils et logiciels informatiques.

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Bien plus que des compétences, les qualités et aptitudes humaines du gestionnaire administratif sont tout aussi essentielles à ses fonctions :

• Capacité d’adaptation,
• Polyvalence,
• Autonomie,
• Sens de l’organisation,
• Réactivité,
• Rigueur,
• Sens du relationnel,
• Esprit de synthèse,
• Capacité à travailler en équipe.

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En résumé, il s’agit des compétences indispensables généralement demandées par le recruteur lors d’un entretien pour assistant administratif.

Quel est le salaire du gestionnaire administratif ?

Un gestionnaire administratif débutant perçoit, en moyenne, une rémunération mensuelle d’environ 1 600 € brut selon son niveau d’études. Ensuite, il peut espérer toucher un salaire allant jusqu’à 2 000 € ou 2 500 € bruts par mois selon son expérience, ses compétences et le type de structure dans laquelle il évolue.