7 conseils pour améliorer la gestion du temps au travail

Vous êtes nombreux à vouloir améliorer votre maîtrise du temps au travail. Bien que cela soit propre à chacun, il est possible de mettre en place certaines actions pour gagner et optimiser votre temps au quotidien.

Découvrez nos 7 conseils pour mieux gérer votre temps au travail, et ce, rapidement et facilement.

Gérer son temps de travail : les enjeux

En apportant quelques changements dans votre quotidien, vous pouvez améliorer significativement votre gestion du temps au travail. L’objectif est d’utiliser efficacement votre temps pour faire plus de choses dans votre journée.

Avec une nouvelle organisation, l’utilisation de méthodes de gestion du temps vous permet de :

• Améliorer votre productivité,
• Favoriser la qualité du travail,
• Optimiser votre temps de travail,
• Devenir proactif,
• Limiter la procrastination et le stress,
• Gagner du temps.

Fini d’être débordé, c’est vous qui orchestrez vos journées ! Apprenez à mieux gérer votre temps au travail en suivant nos 7 conseils et astuces.

1. Se fixer des objectifs

La première chose à faire pour améliorer la gestion du temps au travail est d’établir une stratégie. Pour cela, vous devez commencer par fixer des objectifs clairs et précis.

À quoi bon traiter les tâches les unes après les autres, sans savoir pourquoi, pour quand et pour qui ? Vous devez avant tout donner du sens pour gagner en efficacité.

Pour cela, vous devez avoir de la visibilité sur vos missions. Reprenez l’ensemble de vos tâches, puis déterminez une échéance réaliste et raisonnable pour chacune d’elles. Ainsi, vous obtiendrez une vision éclairée de ce que vous devez faire et le temps à y accorder.

2. Prioriser les tâches

Vous vous sentez débordé ? Vous avez l’impression que tout est urgent ? Vous êtes partout et nulle part à la fois ? Pour une meilleure gestion du temps au travail, il est indispensable de prioriser vos tâches.

La matrice d’Eisenhower est un modèle simple et intuitif qui permet de hiérarchiser les tâches selon leur degré d’importance et leur urgence. Il vous suffit de classer vos missions dans 4 catégories :

• important et urgent,
• important mais pas urgent,
• peu important mais urgent,
• peu important et pas urgent.

Vous connaîtrez ainsi les tâches prioritaires et celles que vous pouvez traiter plus tard, voire supprimer.

Il est également conseillé de rassembler les tâches similaires. Cette organisation permet de vous consacrer à un seul et même type de mission, un même projet, pour optimiser votre temps. Par exemple, pour la gestion d’une réunion, vous pouvez regrouper l’organisation de la rencontre, l’invitation des participants, la rédaction de l’ordre du jour, la préparation des documents, etc. C’est la garantie d’une meilleure productivité !

3. Organiser son travail

L’organisation du travail reste la clé d’une gestion efficace du temps. Même si chacun possède son propre fonctionnement, il existe néanmoins quelques méthodes pour mieux gérer ses tâches.

En effet, certains préfèrent commencer leur journée par les tâches importantes et complexes. Aussi appelée méthode « Eat that Frog », cette pratique consiste à réaliser les tâches difficiles en priorité. Cette solution permet d’éviter la procrastination tout en favorisant la concentration et la productivité.

D’autres personnes choisissent de se débarrasser des tâches ayant peu de valeur ajoutée pour ensuite se consacrer à des missions plus attrayantes.

Vous avez de grands projets à mener ? Privilégiez la « Chunking technique », une solution qui vise à décomposer un projet en micro-tâches pour ensuite les traiter les unes à la suite des autres.

L’objectif est de trouver l’organisation qui correspond à vos capacités et à vos usages !

BON À SAVOIR ! Gagnez en productivité grâce à la méthode des blocs de temps, aussi nommée Time Blocking. Elle permet d’organiser vos journées ou votre semaine à travers des blocs de temps précis pour réaliser une tâche de manière ininterrompue.

4. Planifier la journée du lendemain

Si cela peut vous sembler insignifiant, la planification des journées représente un gain de temps non négligeable.

À chaque fin de journée, prenez quelques minutes pour organiser le planning du lendemain. Cette simple action vous permet de savoir à l’avance ce que vous avez à faire et d’aller à l’essentiel sans perdre du temps. Vous n’avez plus qu’à vous tenir à ce qui est noté dans votre calendrier. Ainsi, vous êtes organisé, motivé et vous optimisez votre temps de façon considérable !

N’oubliez pas de réserver quelques créneaux pour les imprévus ou les urgences de dernières minutes.

5. Utiliser un outil de gestion du temps

Pour atteindre vos objectifs et améliorer votre productivité, il faut d’abord déterminer quelles sont les tâches, les habitudes et les activités sur lesquelles vous passez du temps. Pour cela, il existe des outils adaptés.

Vous pouvez choisir des méthodes simples à travers une to do list ou un calendrier comme Google Agenda, puis définir un code couleur pour chaque type de tâche afin d’obtenir une vision d’ensemble.

Il y a aujourd’hui de nombreux outils de suivi du temps, tels que Time Doctor, Gryzzly, Toggl Track, etc. Vous pourrez ainsi savoir comment vous utilisez votre temps au travail, sa répartition, là où il faut accorder plus ou moins de temps. Un véritable coup de pouce pour mieux s’organiser.

6. Améliorer votre niveau de concentration

La bonne gestion de votre temps au travail repose en grande partie sur votre capacité de concentration.

Pour être parfaitement attentif et dire au revoir à la procrastination, plusieurs actions doivent être mises en place :

• Organiser un espace de travail agréable et fonctionnel,
• Désactiver toutes les notifications et éliminer toutes les distractions,
• Éviter d’être multitâche pour s’appliquer sur une seule mission efficacement,
• S’isoler pour réaliser les tâches complexes,
• Prévoir des pauses !

Vous pouvez également adopter la méthode Pomodoro qui consiste à travailler par tranche de 25 minutes pour développer votre concentration, et par conséquent, votre productivité !

7. Déléguer les tâches

Après avoir priorisé et organisé votre temps, il est capital de déléguer les tâches chronophages.

En effet, par manque de temps ou par manque de valeur ajoutée, certaines missions doivent disparaître de votre planning afin de vous consacrer aux tâches importantes. Vous pouvez ainsi distribuer le travail auprès d’un collègue ou d’un autre membre de l’entreprise. 

Faites le choix de déléguer vos tâches facilement et rapidement auprès d’un assistant avec TheAssistant. Notre service d’assistance en ligne met à votre disposition une équipe qualifiée et disponible pour répondre à tous vos besoins.

En résumé : mieux gérer son temps au travail

• Une bonne gestion du temps au travail répond à divers enjeux : meilleure productivité, gain de temps, travail de qualité et moins de stress au quotidien.
• Il est possible de mieux maîtriser son temps au travail à travers différentes actions simples et efficaces.
• Pour améliorer sa gestion du temps, il est important de se fixer des objectifs, de prioriser et de planifier les tâches, d’utiliser les bons outils et de savoir déléguer… L’organisation est le maître-mot.