Externalisation de processus : avantages et fonctionnement

Qu'est-ce que l'externalisation de processus ?

Aussi nommé « outsourcing », l’externalisation d’un processus consiste à confier à un tiers la réalisation d’une tâche, d’une mission voire d’une partie de son activité. On parle donc bien ici de délégation, dont la stratégie varie énormément d’une entreprise à l’autre selon son secteur d’activité et les compétences de ses équipes. Il s’agit en effet d’externaliser à un prestataire ce que vous ne maîtrisez pas le mieux et/ou ce qui a peu de valeur ajoutée pour vous.

Deux notions opposées sont à connaître dans le milieu de l’externalisation :

• On parlera d’externalisation nearshore si vous collaborez avec des prestataires locaux ou avec ceux de pays limitrophes au vôtre ;
• On parlera d’externalisation offshore lorsque vous délocalisez vers des pays lointains africains ou asiatiques, par exemple.

Quels sont les avantages de l'externalisation de processus ?

Des coûts réduits

Il faudra bien entendu prendre le temps de faire vos propres calculs pour vous en assurer mais, en principe, l’un des avantages de l’externalisation est justement que cela vous coûte moins cher que si vous deviez embaucher quelqu’un à plein temps. Ce serait d’ailleurs la première raison évoquée par 70 % des entreprises qui ont recours à l’externalisation.

Cette réduction budgétaire se fait par exemple à travers les charges sociales et les frais énergétiques. Faire appel aux services d’un prestataire est synonyme d’une grande flexibilité, puisque ce dernier ne travaille que lorsque vous le lui demandez.

C’est le cas de nos assistants administratifs, qui peuvent prendre en charge votre gestion du courrier électronique, l’envoi de vos factures, vos recherches administratives et bien d’autres tâches qui sont certainement pour vous de faible valeur ajoutée. Nos assistants en ressources humaines travaillent de la même façon : à la demande. Ils sont quant à eux en mesure de créer une offre d’emploi, planifier vos entretiens, rédiger des contrats de travail, etc. The Assistant propose une offre à la demande idéale pour ceux qui ont des besoins ponctuels, ainsi que 4 offres packagées (de 100 jusqu’à 10 000 actions par mois).

Un gain de qualité

Reconnaître que telle ou telle compétence n’est pas votre fort ni celle de vos talents est un signe de sagesse. Alors, pour offrir le meilleur service ou produit à vos clients, vous allez tout naturellement chercher à vous entourer des meilleurs. Celui ou celle à qui vous confierez les tâches de votre choix sera un spécialiste : il ou elle connaîtra toutes les dernières bonnes pratiques de son marché et les innovations de son secteur. Notons qu’un autre avantage est que, si vous le souhaitez, cette personne pourra vous transmettre une partie de son savoir.

Plus de temps pour faire ce que vous voulez/savez faire

Votre cœur de métier, c’est-à-dire ce sur quoi vous êtes efficace, vous le connaissez. Celui de vos collègues également. Dans un monde professionnel idéal, chacun pourrait se concentrer sur ce qu’il fait le mieux. L’externalisation de processus aide à tendre vers cette voie. Cela peut par conséquent être, indirectement, un gain de productivité considérable !

Quels sont les types de missions/tâches que l'on peut externaliser ?

La réponse à cette question est complexe, car on peut en réalité externaliser à peu près tout ce que l’on veut.

Il y a toutefois des domaines pour lesquels l’externalisation est à la fois plus répandue, plus simple et plus utile. Citons parmi celles-ci la comptabilité, une tâche qui, pour la bonne santé de l’entreprise, ne doit jamais être prise à la légère. Les tâches liées au service à la clientèle, la gestion administrative, celle des ressources humaines ainsi que celle des fournisseurs sont celles qui sont le plus souvent externalisées par les entreprises.

Dans un précédent article, nous vous apprenions à reconnaître les tâches pouvant et devant être déléguées en associant chaque tâche à un score allant de 1 à 5.

10 exemples de tâches à externaliser grâce à The Assistant :

• Faire une Macro Excel
• Commander des fournitures 
• Régler des factures
• Effectuer des recherches sur LinkedIn
• Créer une fiche de poste
• Mettre à jour un CRM
• Relire et corriger un document
• Rechercher des avis sur des produits ou services
• Demander une indemnisation voyage
• Rechercher un lieu de réception

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Enfin, lorsque vous êtes en phase de recherche de votre futur prestataire, n’ayez pas peur de lui poser beaucoup de questions pour vous éviter au mieux les mauvaises surprises. Renseignez-vous notamment sur la taille de l’entreprise et sur sa situation financière. N’hésitez pas à demander des références et à les contacter, comme vous le feriez pour recruter un futur salarié !

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