Conciergerie digitale : fonctionnement et avantages

Qu'est-ce qu'une conciergerie digitale ? 

Mettre en place une conciergerie d’entreprise est une idée qui traverse l’esprit de plus d’un responsable des ressources humaines. Rappelons-le, ce système, inspiré des services proposés par les grands hôtels étoilés américains des années 30, a pour but de faciliter le quotidien des salariés. 

C’est dans cet esprit que les entreprises choisissent de recourir aux services d’une conciergerie digitale. En effet, cette dernière propose aux employés une importante gamme de services accessibles directement sur leur lieu de travail. 

Proche de l’assistant personnel, la conciergerie digitale reçoit et traite les tâches personnelles qui incombent le quotidien des collaborateurs dans le but de leur simplifier la vie, même dans le cadre professionnel.

Les salariés ont ainsi accès aux services de la conciergerie 24h/24 et 7j/7 à travers une application mobile qu’ils téléchargent et un système de chat intuitif. En fonction du besoin exprimé, la conciergerie digitale met le salarié en relation avec le prestataire adapté, qui sera chargé de répondre à sa demande dans les meilleurs délais. 

Pourquoi choisir une conciergerie digitale ? 

Dans l’objectif d’une meilleure qualité de vie au travail, il est intéressant de recourir aux services d’une conciergerie digitale. Facile d’accès, simple d’utilisation, disponible en permanence, rien de plus efficace pour aider les employés à organiser leurs journées et limiter le stress quotidien auquel ils sont soumis. 

En effet, la conciergerie digitale permet de répondre à plusieurs problématiques :

• Un meilleur équilibre vie pro/vie perso. 

 L’entreprise a, de nos jours, son rôle à jouer dans l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle de ses salariés. Que ces derniers soient contraints d’écourter leur pause déjeuner pour faire des courses, prendre un rendez-vous, faire une réservation, acheter un cadeau… C’est exactement ce que l’on veut éviter grâce à la conciergerie digitale. Cette dernière permet à vos collaborateurs de déléguer leurs impératifs personnels et autres corvées du quotidien à un prestataire, et ce, dans un temps record. Un véritable gain de temps  !  

• Une meilleure qualité de vie au travail.

Il est aujourd’hui possible d’offrir des conditions de travail optimales en permettant aux collaborateurs de se libérer des tâches du quotidien grâce aux services d’une conciergerie digitale. C’est l’opportunité de créer un environnement de travail positif et un bien-être général au sein de l’entreprise. La conciergerie digitale est alors une solution à part entière dans le développement d’une QVT favorable.

• Une marque employeur renforcée.

La mise en place d’un service de conciergerie digitale au sein de l’entreprise, c’est montrer votre empathie et votre compréhension auprès des salariés, en facilitant leur quotidien. Cela vous permet d’améliorer la culture d’entreprise, l’implication des collaborateurs et, par conséquent, vous boostez votre marque employeur. Ainsi, la conciergerie digitale devient un réel atout pour attirer de nouveaux talents ! Optez pour l’innovation sans plus attendre.

• Une meilleure productivité.

En prenant en compte le bien-être personnel et la qualité de vie au travail de ses collaborateurs, l’entreprise a tout à gagner. Confiants et maîtres de leur temps, les employés sont plus sereins, plus concentrés et plus productifs. Le service de conciergerie digitale est la solution idéale pour limiter leur charge mentale afin qu’ils soient pleinement présents et épanouis.

Quels sont les services d’une conciergerie digitale ?

Les exemples de missions d’une conciergerie digitale sont variés. Cela peut être un service de couturière, de coiffure, la réservation d’une baby-sitter, la livraison de courses, amener votre voiture au garage, etc. Tout dépend des partenariats conclus par la conciergerie. 

Ces services sont comparables à ceux d’un assistant personnel virtuel ou d’une secrétaire virtuelle. En effet, chez TheAssistant, un secrétaire virtuel peut parfaitement gérer vos tâches personnelles. Par exemple : 

• Si vous souhaitez partir en voyage, cet assistant peut vous réserver un vol, un hôtel ou un Airbnb, planifier votre itinéraire de voyage, demander une indemnisation voyage, etc.
• Si vous avez besoin de déménager, le secrétaire virtuel peut rechercher pour vous un appartement, un article sur le sujet ou encore se mettre en quête de mobilier design pour votre nouvel intérieur !
• Si vous devez offrir un cadeau, l’assistant personnel peut effectuer la recherche et l’achat de ce dernier. En période de Noël ou pour un anniversaire, cela peut être bien utile.
• Si vous avez un évènement à organiser, il est aussi là pour vous aider à trouver un lieu de réception, un restaurant ou des activités.

Tout est possible, il n’y a qu’à demander ! 

BON À SAVOIR ! En plus de vos tâches personnelles, TheAssistant propose de déléguer votre administratif à un assistant administratif. Gérer des abonnements et/ou des listes d’abonnés, effectuer une démarche administrative ou une recherche Internet, formater une feuille de calcul, créer des contrats ou des factures, saisir des données, gérer le courrier électronique, ce sont des missions que vous pouvez lui confier.

Comment fonctionne une conciergerie digitale ? 

D’un point de vue purement pratique, une conciergerie digitale est simple à utiliser. Les employés formulent leurs besoins au concierge digital via le chat de l’application ou encore directement sur WhatsApp ou Facebook Messenger. Ce dernier se met ensuite en quête du meilleur prestataire capable d’y répondre. Une fois la demande prise en compte, les salariés reçoivent un email de confirmation.

D’un point de vue financier, combien coûte une conciergerie digitale ? L’entreprise prend en charge les coûts d’installation et de fonctionnement du service. De leur côté, les employés reçoivent automatiquement une facture une fois le service effectué et paient via l’application. Ces services sont facturés au prix du marché. La conciergerie peut avoir négocié un tarif privilégié avec ses partenaires (remise ponctuelle ou permanente, frais offerts…). L’objectif est d’offrir des prix attractifs, mais justes et de faire travailler des entreprises locales.

Il est tout à fait possible de le mettre en place même avec un budget limité. De plus, il est possible de constituer une offre mutualisée entre plusieurs entreprises domiciliées dans le même immeuble ou une même zone d’activité pour faire quelques économies.

En résumé : la conciergerie digitale

• La conciergerie digitale est une innovation dédiée aux collaborateurs qui reprend les codes de la conciergerie des hôtels de luxe. Cette technologie est pensée pour prendre en charge les tâches personnelles des salariés dans le but de simplifier leur quotidien dans le cadre du travail.
• Les dirigeants mettent en place un service de conciergerie digitale puisqu’il apporte plusieurs avantages, tant pour l’entreprise que pour les salariés. Il permet notamment de développer une meilleure qualité de vie au travail à travers le bien-être des collaborateurs, l’entreprise gagne ainsi en productivité et attire plus facilement de nouveaux talents.
• Les services de la conciergerie digitale sont semblables à ceux proposés par un assistant personnel ou un assistant virtuel. Ils donnent la possibilité aux salariés de déléguer de nombreuses tâches : les courses, la prise de rendez-vous, la réservation des vacances, l’achat d’un cadeau, la livraison d’un colis, l’organisation d’un événement, la recherche d’un prestataire, etc.
• Le fonctionnement d’une conciergerie digitale est rapide et intuitif pour apporter efficacement une solution aux collaborateurs. Il suffit de prendre contact avec la conciergerie via un service de messagerie, de faire une demande, puis il va trouver le meilleur prestataire pour répondre au besoin, et ce, au tarif du marché ou à un prix attractif.