Comment automatiser son business : 4 exemples concrets

Il existe mille et une façons d’automatiser son business. Cet article a vocation à vous donner des exemples d’automatisation, mais vous devez comprendre que vous avez la possibilité d’appliquer ce principe à une quantité impressionnante de tâches.

Le processus d’automatisation reste le même : 

• Choisir les tâches à automatiser
• Sélectionner les outils d’automatisation
• Se fixer des objectifs mesurables
• Suivre les résultats et affiner le processus

Ces points vous sont détaillés dans notre article sur les étapes pour automatiser les activités de votre entreprise.

Cela étant dit, voici comme promis 4 exemples concrets d’automatisation de business. Ils vous inspireront très certainement et vous donneront d’autres idées encore. 

Automatiser la prise de rendez-vous

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Seriez-vous disponible à l’un de ces créneaux : ce jeudi à 11 h ou bien ce vendredi à 15 h ?

Je ne suis malheureusement disponible à aucun de ces créneaux. En revanche, cela peut se faire ce vendredi à 16 h.

Cela risque d’être compliqué de mon côté pour ce vendredi à 16 h. Je vous propose lundi à 10 h, cela peut-il vous convenir ?

Oui parfait !

Bonjour, je vais devoir annuler notre rendez-vous de ce lundi à 10 h car…

Bon, vous avez compris l’idée. Si la personne de l’autre côté de l’écran est aussi débordée que vous, vous risquez de perdre un temps fou à essayer de vous joindre. 

Pour dire stop aux échanges de mails stériles, nous vous recommandons un logiciel de prise de rendez-vous tel que Calendly. Celui-ci permet notamment de :

• Programmer vos disponibilités 
• Envoyer le lien du calendrier ou l’intégrer sur votre site
• Ajouter automatiquement à votre agenda tout nouveau rendez-vous
• Automatiser les rappels et les suivis

Capter des prospects de façon automatique 

Non, nous n’allons pas vous proposer une solution magique ! Il faudra d’abord travailler un peu de votre côté, mais le jeu en vaut la chandelle. Aussi brillants que soient vos produits ou services, ne vous attendez pas à ce que vos clients potentiels vous invitent dans leur boîte de réception. Ainsi, lorsqu’il s’agit de collecter des adresses électroniques, il faut apprendre à donner pour recevoir.

Le contenu est un cadeau qui ne se dément pas. En offrant du contenu gratuit à ceux qui s’inscrivent à vos emails — comme un ebook, un PDF, une vidéo ou un autre type de ressource — vous gagnez de nouveaux prospects tout en démontrant votre expertise.

Vous doutez de votre plume ou vous n’avez ni le temps ni l’envie d’écrire un contenu de qualité ? Confiez cette mission à l’un de nos assistants spécialisés ! 

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S’entourer d’un assistant personnel virtuel

Voici une transition parfaite pour vous transmettre notre troisième conseil, celui dont nous pouvons vous parler le mieux puisqu’il s’agit précisément de notre cœur de métier !

L’assistant personnel virtuel est la solution la plus exhaustive et la plus flexible afin d’automatiser son business. C’est grâce à lui que vous allez petit à petit apprendre à déléguer, c’est-à-dire à confier à une tierce personne certaines tâches qui seront par conséquent automatisées, ou presque. En effet, déléguer n’est pas synonyme de se débarrasser : une étape de briefing est au préalable nécessaire, et un suivi régulier permet de s’assurer de la qualité des actions de votre assistant. Avec une bonne méthodologie et du temps, celui-ci deviendra autonome.

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Liste (non exhaustive) de tâches à automatiser avec un assistant personnel virtuel : 

• Création d’une newsletter
• Edition et envoi de factures
• Résiliation d’un abonnement
• Réservation d’un hôtel/vol
• Recherche de concurrents
• Planification d’entretiens
• Achat de produits
• Réalisation de démarches administratives
• Mise à jour d’un CRM
• Classement de fichiers
• Recherche d’une information sur le web
• Gestion du courrier électronique
• Recherche de leads 
• Gestion des réseaux sociaux
• Transcription d’un fichier audio
• Rédaction d’un article SEO

Automatiser une partie du service client

Lorsqu’un client a besoin d’aide, rien n’est plus frustrant pour lui que de ne pas savoir où cliquer pour vous contacter ou d’attendre trop longtemps pour obtenir une réponse. Selon un rapport demandé par American Express, six consommateurs sur dix ont déjà renoncé à un achat ou à une transaction commerciale en raison de la médiocrité du service client. Veillez à ce que votre entreprise réponde aux expectations du client — et les dépasse à chaque fois — en automatisant une partie de votre service client.

Pour cela, misez sur le principe du portail client en self-service. Vos clients doivent pouvoir y trouver les réponses à leurs questions de façon simple et intuitive. Cela passe par exemple par :

• La rédaction d’une FAQ avec les questions les plus courantes
• La mise en ligne d’un chatboat ou d’un agent virtuel
• La création d’une communauté en ligne
• La rédaction de templates d’email avec des réponses toutes prêtes en fonction des questions posées

Des outils comme Zendesk ou Helpdesk peuvent vous aider à mettre ces solutions en place et, de manière plus globale, à améliorer la gestion de votre service client.

Ne craignez pas d’exploiter les avantages de notre époque, de repousser les limites de l’automatisation afin de redevenir maître de votre temps !